Hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong thời gian bao lâu? Thời hạn lưu trữ được tính từ thời điểm nào?

Hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong thời gian bao lâu? Thời hạn lưu trữ được tính từ thời điểm nào?

Hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt.

Căn cứ theo khoản 3 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định về thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử như sau:

Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

...

3. Thông tin về ID được cấp sẽ đồng thời được gửi về hệ thống của Nhà cung cấp eContract để quản lý và lưu trữ cùng với hợp đồng lao động điện tử. Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa các bên nhưng tối thiểu bằng thời hạn lưu trữ trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quy định tại khoản 3 Điều 18 Thông tư này.

...

Dẫn chiếu đến quy định tại khoản 3 Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định về thời hạn lưu trữ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử như sau:

Lưu trữ, khai thác, chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

...

3. Thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử khác liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt. Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động năm 2019 thì thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.

...

Như vậy, tổng hợp các quy định nêu trên thì thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử sẽ theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa các bên. Tuy nhiên, thời hạn tối thiểu phải là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt.

Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 thì thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.

Hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong thời gian bao lâu? Thời hạn lưu trữ được tính từ thời điểm nào? (Hình từ Internet)

>>> Mã định danh hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026: Quy định về nguyên tắc, cấu trúc, quy trình cấp mã định danh?

Nhà cung cấp eContract phải gửi những thông tin, dữ liệu gì về hợp đồng lao động điện tử cho Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để phục vụ việc cấp ID cho hợp đồng?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định về những thông tin mà Nhà cung cấp eContract cần gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử đối với từng loại hợp đồng để phục vụ việc cấp ID cho hợp đồng lao động điện tử như sau:

(1) Đối với hợp đồng lao động điện tử giao kết từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 thông qua eContract bảo đảm quy định tại Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với các dữ liệu quy định tại các điểm a, c và đ khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (không bao gồm thông tin về ID) về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP.

(2) Đối với hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với dữ liệu quy định tại điểm c khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP và thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử quy định tại điểm này gồm: tên của hệ thống hoặc phần mềm thực hiện việc chuyển đổi; họ tên, chức vụ của cá nhân hoặc tên tổ chức thực hiện việc chuyển đổi; ngày, tháng, năm và giờ hoàn thành việc chuyển đổi tài liệu hợp đồng lao động; định dạng tệp tin, dung lượng và số trang tài liệu được chuyển đổi; chữ ký số chuyên dùng hoặc chữ ký số công cộng của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi kèm theo dấu thời gian đính kèm vào tệp tin tài liệu chuyển đổi nhằm niêm phong, xác nhận tính toàn vẹn của tệp tin kể từ thời điểm chuyển đổi xong; trạng thái hệ thống xác nhận nội dung bản chuyển đổi đã được kiểm tra, đối chiếu khớp hoàn toàn với bản giấy gốc.

(3) Đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm hỗ trợ người sử dụng lao động và người lao động rà soát bổ sung chữ ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP. Sau khi các bên hoàn thành việc rà soát bổ sung, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng lao động điện tử và các dữ liệu quy định tại các điểm a, c và đ khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (không bao gồm thông tin về ID) về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Mã định danh hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo cấu trúc nào?

Căn cứ theo Điều 5 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định về cấu trúc mã định danh hợp đồng lao động điện tử do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo thuật toán tự động, bao gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số, trong đó:

(1) Ký tự chữ là A hoặc B hoặc C, trong đó: chữ cái A là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 thông qua các eContract bảo đảm quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP; chữ cái B là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy; chữ cái C là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026.

(2) 12 ký tự số được cấu thành như sau: 02 ký tự số đầu tiên là 02 số cuối của năm hợp đồng lao động điện tử được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp ID; 10 ký tự số sau là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên.