Thủ tục chuyển bảo hiểm xã hội sang công ty mới dành cho người lao động ra sao?

Nội dung chính

• Người lao động có được tự chốt sổ bảo hiểm xã hội không?
• Công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì bị xử lý như thế nào?
• Thủ tục chuyển bảo hiểm xã hội sang công ty mới dành cho người lao động ra sao?

Người lao động có được tự chốt sổ bảo hiểm xã hội không?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 có quy định:

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

2. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Đồng thời, tại khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng quy định:

Trách nhiệm của người sử dụng lao động

...

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

...

Theo đó, sau khi chấm dứt hợp đồng với người lao động thì người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động.

Thủ tục chuyển bảo hiểm xã hội sang công ty mới dành cho người lao động ra sao?

Công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì bị xử lý như thế nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định như sau:

Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động

...

2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: ... không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; ... theo một trong các mức sau đây:

a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

...

4. Biện pháp khắc phục hậu quả

...

b) Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này;

Lưu ý: theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Theo đó, trường hợp công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì có thể bị phạt hành chính với mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng tuỳ theo số lượng người vi phạm.

Đồng thời, buộc người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội với người lao động.

Thủ tục chuyển bảo hiểm xã hội sang công ty mới dành cho người lao động ra sao?

Căn cứ Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 và Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo đó bên công ty mà người lao động đã chấm dứt hợp đồng sẽ chuẩn bị hồ sơ như sau:

Bước 1: Thực hiện thủ tục báo giảm lao động:

Hồ sơ gồm có:

- Bản sao Hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động được báo giảm;

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS);

- Bản sao quyết định cho nghỉ việc, chuyển công tác,…;

Cách thức nộp hồ sơ: Người sử dụng lao động có thể nộp trực tiếp tại phòng/ban của cơ quan bảo hiểm xã hội tại nơi mình đặt trụ sở, chuyển phát nhanh hồ sơ;

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ thông báo kết quả báo giảm lao động đến cho người sử dụng lao đọng để tiến hành chốt sổ cho người lao động.

Bước 2: Thực hiện chốt sổ bảo hiểm cho người lao động:

Hồ sơ bao gồm:

- Sổ bảo hiểm của người chấm dứt hợp đồng lao động;

- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (TK1-TS);

Cách thức nộp hồ sơ: Người sử dụng lao động có thể nộp trực tiếp tại phòng/ban của cơ quan bảo hiểm xã hội tại nơi mình đặt trụ sở hoặc chuyển phát nhanh hồ sơ;

Trong thời hạn 07 ngày làm việc từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan sẽ thực hiện việc chốt sổ và trả lại sổ cho công ty để chuyển đến tay người lao động.

Bước 3: Thủ tục đăng ký sổ bảo hiểm tại công ty mới.

Khi bạn chuyển công việc qua công ty mới sau khi đã hoàn thành thủ tục chốt sổ bảo hiểm tại công ty cũ thì công ty mới có nghĩa vụ đăng kí tiếp nhận sổ và tiếp tục đóng bảo hiểm cho bạn, theo thủ tục sau:

Hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (TK3-TS);

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH TNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS);

Cách thức nộp hồ sơ: người sử dụng lao động nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội tại nơi mình đặt trụ sợ và nhận lịch hẹn lên nhận kết quả;

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lực của quyết định tuyển dụng người sử dụng lao động phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định.

Vậy, khi người lao động chấm dứt hợp động lao động tại một công ty thì công ty đó có nghĩa vụ hoàn tất thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động.

Mẫu TK3-TS tờ khai đơn vị điều chỉnh BHXH, BHYT: TẢI VỀ