Chốt sổ bảo hiểm xã hội có cần tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội không?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội có cần tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội không?

Căn cứ theo Điều 23 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định về đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

Để chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, người sử dụng lao động cần thực hiện quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội theo 03 bước như sau:

Bước 1: Báo giảm lao động

Đơn vị cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội bằng cách nộp hồ sơ tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đơn vị tham gia, hồ sơ báo giảm lao động gồm (theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017):

- 01 Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội theo mẫu TK01-TS (do người lao động chuẩn bị khi chưa được cấp mã số bảo hiểm xã hội). Nếu đã có số bảo hiểm xã hội, người lao động chỉ cần cung cấp mã số bảo hiểm xã hội cho đơn vị

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS

- Bảng kê thông tin theo Mẫu D01-TS (Bị bãi bỏ bởi khoản 16 Điều 2 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023)

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội

Sau khi báo giảm bảo hiểm xã hội thành công, đơn vị cần nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 như sau:

- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620

- 01 sổ BHXH (sổ mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới) kèm theo các tờ rời sổ BHXH (1 bản/người)

- 01 Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu DS-XNBS

- 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN

- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).

Bước 3: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan bảo hiểm xã hội

Hình thức gửi hồ sơ: Đối với hồ sơ giấy, đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Hoặc có thể nộp hồ sơ qua mạng thông qua phần mềm bảo hiểm xã hội do tổ chức I-VAN ký hợp đồng với bảo hiểm xã hội Việt Nam cũng cấp.

Như vậy, để chốt sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động và người sử dụng lao động cần thực hiện quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội và chuẩn bị những loại giấy tờ được hướng dẫn tại Điều 23 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

Ngoài ra, căn cứ Thông báo 4879/TB-BHXH năm 2025 như sau:

Căn cứ Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội (BHXH) số 41/2024/QH15 ngày 29/06/2024 quy định kể từ ngày 01/01/2026, thực hiện cấp sổ BHXH bằng bản điện tử. Để chuẩn bị tổ chức thực hiện cấp sổ điện tử đúng quy định và đảm bảo quyền lợi cho người lao động, BHXH Thành phố Hồ Chí Minh tạm thời ngừng cấp tờ bìa sổ BHXH bản giấy.

Người lao động khi nộp hồ sơ giải quyết các chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) chỉ cần cung cấp tờ rời sổ BHXH, cơ quan BHXH, Trung tâm dịch vụ việc làm căn cứ vào dữ liệu đang quản lý và tờ rời do người lao động/người sử dụng lao động cung cấp để giải quyết chế độ cho người lao động.

BHXH Thành phố Hồ Chí Minh thông báo để các đơn vị được biết.

Từ 01/01/2026, để chuẩn bị tổ chức thực hiện cấp sổ điện tử đúng quy định và đảm bảo quyền lợi cho người lao động, BHXH Thành phố Hồ Chí Minh tạm thời ngừng cấp tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội bản giấy.

Người lao động khi nộp hồ sơ giải quyết các chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) chỉ cần cung cấp tờ rời sổ BHXH, cơ quan BHXH, Trung tâm dịch vụ việc làm căn cứ vào dữ liệu đang quản lý và tờ rời do người lao động/người sử dụng lao động cung cấp để giải quyết chế độ cho người lao động.

Như vậy, chốt sổ bảo hiểm xã hội không cần tờ bìa sổ BHXH pháp luật chỉ quy định việc quản lý và xác nhận sổ BHXH dựa trên dữ liệu quá trình đóng BHXH, không coi bìa sổ là thành phần hồ sơ bắt buộc.

Bìa sổ chỉ có chức năng bảo quản, không có giá trị pháp lý độc lập, nên trong trường hợp mất hoặc không có bìa, cơ quan BHXH vẫn thực hiện chốt sổ bình thường và có thể cấp lại bìa nếu người lao động có nhu cầu.

>> TẠI ĐÂY >> Tính chế độ thai sản BHXH tự nguyện + bắt buộc.

<< TẠI ĐÂY >> File excel tính trợ cấp thất nghiệp 2025 và 2026.

>> TẢI VỀ: Chi tiết mẫu 600a phiếu giao nhận hồ sơ cho người sử dụng lao động

>> TẢI VỀ: Chi tiết mẫu 620 phiếu giao nhận hồ sơ cho người lao động

>> TẢI VỀ: Mẫu TK1-TS tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT

>> TẢI VỀ: Mẫu TK3-TS tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT

Chốt sổ bảo hiểm xã hội có cần tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội không? (Hình từ Internet)

Sổ bảo hiểm xã hội được dùng để làm gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Như vậy, sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

Người tham gia bảo hiểm xã hội thì sẽ được cấp sổ bảo hiểm xã hội khi nào?

Căn cứ theo Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 thì:

Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và cấp sổ bảo hiểm xã hội

1. Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Đối tượng quy định tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 của Luật này nếu tự nộp thì nộp hồ sơ là tờ khai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

3. Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện nộp hồ sơ quy định tại khoản 3 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội;

Trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Như vậy, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi khi cơ quan bảo hiểm xã hội đã nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định thì phải có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội cho người tham gia.