Thủ tục liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội 2026: Cấp mới, cấp lại, gộp sổ và xác nhận quá trình đóng?

Thông tin nào được ghi nhận trong sổ bảo hiểm xã hội?

Tại Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định sổ bảo hiểm xã hội ghi nhận 03 nội dung: (1) Thông tin cơ bản về nhân thân; (2) Ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội; (3) Các thông tin cần thiết khác có liên quan.

Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội khi bị mất hoặc hư hỏng gồm những bước nào?

Thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội khi bị mất hoặc hư hỏng được thực hiện trực tiếp hoặc thực hiện trên VssID.

* Trường hợp thực hiện trực tiếp sẽ theo 03 bước: (1) Chuẩn bị hồ sơ; (2) Nộp hồ sơ; (3) Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận và giải quyết tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 được sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020

Bước 1: Người lao động chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội là Mẫu TK1-TS Tại đây

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội thông qua đơn vị sử dụng lao động hoặc nộp trực tiếp nếu đã nghỉ việc.

Bước 3: Cơ quan bảo hiểm xã hội cấp lại sổ bảo hiểm xã hội không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

* Trường hợp thực hiện trên VssID: (1) Chọn Dịch vụ công; (2) Chọn [607A] Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin"; (3) Chọn địa chỉ nhận kết quả; (5) Bấm “Gửi”; (6) Mã OTP sẽ được gửi về email mà cá nhân đã đăng ký với cơ quan BHXH, nhập mã OTP đó và bấm “Xác nhận”.

Thủ tục liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội: Cấp mới, cấp lại, gộp sổ và xác nhận quá trình đóng?

Hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất cần những gì?

Hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất chỉ cần Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) Tại đây theo khoản 1 Điều 27 Quy trình kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 được sửa đổi bởi khoản 31 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020, có tiết bị bãi bỏ bởi khoản 16 Điều 2 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023.

Người lao động có nhiều sổ BHXH do làm nhiều nơi thì gộp sổ như thế nào?

Người lao động có nhiều sổ bảo hiểm xã hội do làm nhiều nơi thì gộp sổ thông qua người sử dụng lao động hoặc trực tiếp nộp hồ sơ. Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội gồm: (1) Tờ khai TK1 TS; (2) Tất cả sổ BHXH

Cụ thể tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021:

* Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội thông qua người sử dụng lao động gồm 03 bước: (1) Chuẩn bị hồ sơ; (2) Đơn vị sự dụng lao động nộp hồ sơ; (3) Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ và giải quyết không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

- Bước 1: Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội thông qua người sử dụng lao động bao gồm 02 thành phần: (1) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) Tại đây; (2) Tất cả các sổ bảo hiểm xã hội của NLĐ.

- Bước 2: Đơn vị sự dụng lao động lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

+ Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của bảo hiểm Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;

+ Qua Bưu chính;

+ Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.

Bước 3. Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ và giải quyết không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

* Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp cá nhân trực tiếp nộp hồ sơ gộp gồm 03 bước: (1) Chuẩn bị hồ sơ; (2) Đơn vị sự dụng lao động nộp hồ sơ; (3) Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ và giải quyết không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

- Bước 1: Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp cá nhân trực tiếp nộp hồ sơ bao gồm 02 thành phần: (1) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) Tại đây; (2) Các sổ bảo hiểm xã hội đề nghị gộp (nếu có).

- Bước 2: NLĐ lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

+ Qua giao dịch điện tử: NLĐ đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng Dịch vụ công của bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN); trường hợp không chuyển hồ sơ giấy sang định dạng điện tử thì gửi hồ sơ giấy cho cơ quan bảo hiểm xã hội qua bưu chính.

+ Qua Bưu chính;

+ Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội nơi quản lý hoặc nơi cư trú hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.

Bước 3. Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ và giải quyết không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Sổ BHXH ghi sai thông tin cá nhân thì điều chỉnh ở đâu?

Sổ bảo hiểm xã hội ghi sai thông tin cá nhân thì có thể điều chỉnh trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc thực hiện trên VssID

* Trường hợp điều chỉnh trực tiếp tại cơ quan BHXH thì chuẩn bị người lao động chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi sai thông tin cá nhân trên sổ bảo hiểm xã hội gồm 03 thành phần: (1) Tờ khai TK1 TS Tại đây; (2) Căn cước công dân/hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định; (3) Trường hợp là đảng viên thì cung cấp thêm lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi được kết nạp vào Đảng.

Cơ quan bảo hiểm xã hội điều chỉnh nội dung ghi sai thông tin cá nhân trên sổ bảo hiểm xã hội không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

(Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 được sửa đổi bởi Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023)

* Trường hợp thực hiện trên VssID: (1) Chọn Dịch vụ công; (2) Chọn mục [608A] Cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin; (3) Chọn địa chỉ nhận kết quả; (5) Bấm “Gửi”; (6) Mã OTP sẽ được gửi về email mà cá nhân đã đăng ký với cơ quan BHXH, nhập mã OTP đó và bấm “Xác nhận”.

Thời gian chốt sổ BHXH sau khi nghỉ việc tối đa bao nhiêu ngày?

Pháp luật hiện nay không quy định về thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội cho NLĐ sau khi nghỉ việc. Trên thực tế thì thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sẽ thường kéo dài từ 15 đến 30 ngày sau khi kết thúc hợp đồng lao động.

Tại khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ một số trường hợp có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày. Tuy nhiên, không có quy định cụ thể về thời gian doanh nghiệp chốt cũng như là trả số bảo hiểm xã hội.

Bên cạnh đó, người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Nhân viên mới vào làm công ty có mấy ngày để đăng ký và cấp sổ BHXH?

Nhân viên mới vào làm công ty có tối đa 30 ngày kể từ ngày NLĐ thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc để đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH theo Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và cấp sổ bảo hiểm xã hội gồm những giấy tờ gì?

Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và cấp sổ bảo hiểm xã hội gồm 02 thành phần: (1) Tờ khai TK1 TS Tại đây; (2) Tờ khai TK3 TS Tại đây

(Mục 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 863/QĐ-BNV năm 2025)

Cụ thể:

* Đối với đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc (do người sử dụng lao động nộp) thì hồ sơ gồm 02 loại giấy tờ: (1) Tờ khai TK1 TS Tại đây; (2) Tờ khai TK3 TS Tại đây

* Đối tượng với đối tượng Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật... thì hồ sơ chỉ cần Tờ khai TK1 TS Tại đây;

Doanh nghiệp không trả sổ BHXH khi nhân viên nghỉ việc bị xử phạt bao nhiêu tiền?

Doanh nghiệp không trả sổ bảo hiểm xã hội khi nhân viên nghỉ việc bị xử phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 150.000.000 đồng

Cụ thể:

Khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng khi không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động nghỉ việc.

Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì mức phạt trên chỉ áp dụng đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.