Tham gia BHXH, BHYT lần đầu thì thực hiện báo tăng và tạo mới sổ như thế nào?

Sổ bảo hiểm xã hội được dùng để làm gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Như vậy, sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

Tham gia BHXH, BHYT lần đầu thì thực hiện báo tăng và tạo mới sổ như thế nào? (Hình từ Internet)

Tham gia BHXH, BHYT lần đầu thì thực hiện báo tăng và tạo mới sổ như thế nào?

Căn cứ theo tiểu mục 1.3 Mục 1 Phụ lục thủ tục hồ sơ và quy trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021 quy định như sau:

(1) Việc tham gia BHXH, BHYT lần đầu thì thực hiện báo tăng BHXH như sau:

* Đối với người lao động:

- Người lao động chưa có mã số BHXH: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS tại đây).

* Đối với người sử dụng lao động:

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-LT tại đây);

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS). (Hiện nay mẫu D01-TS bị bãi bỏ bởi khoản 4 Điều 4 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023).

Cách thức thực hiện như sau:

- Bước 1. Nộp hồ sơ: Đơn vị SDLĐ lựa chọn nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

+ Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia;

+ Qua Bưu chính;

+ Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp xã hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.

- Bước 2. Nhận kết quả giải quyết theo các hình thức đã đăng ký.

(2) Việc cấp sổ BHXH lần đầu thì thực hiện như sau:

Căn cứ Mục 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 863/QĐ-BNV năm 2025 quy định trình tự, thủ tục thực hiện việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và cấp sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Bước 1:

- Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

* Đối tượng: (i) chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và (ii) người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã 2023 không hưởng tiền lương tự nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

- Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 2:

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội;

Trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.

- Thành phần hồ sơ

(1) Đối với đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc (do người sử dụng lao động nộp):

- Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động kèm theo danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội;

- Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.

(2) Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động đối với các đối tượng sau:

(i) Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai;

(ii) người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã 2023 không hưởng tiền lương.

(3) Đối với đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện:

Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện.

(3) Việc cấp thẻ BHYT lần đầu thì thực hiện như sau:

Căn cứ vào Điều 11 Nghị định 188/2025/NĐ-CP quy định thủ tục cấp thẻ BHYT lần đầu như sau:

- Người tham gia bảo hiểm y tế kê khai đầy đủ thông tin theo Mẫu số 2 tại đây hoặc cơ quan, tổ chức quản lý đối tượng kê khai đầy đủ thông tin theo Mẫu số 3 tại đây trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc qua ứng dụng của cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan bảo hiểm xã hội được giao nhiệm vụ tiếp nhận hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích đến cơ quan bảo hiểm xã hội được giao nhiệm vụ tiếp nhận;

- Người tham gia bảo hiểm y tế hoặc cơ quan, tổ chức quản lý đối tượng tích chọn cấp thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử hoặc cấp thẻ bảo hiểm y tế bản giấy trên Tờ khai tham gia hoặc danh sách đối tượng tham gia.

- Trường hợp cấp thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã hội trả kết quả thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử vào ứng dụng bảo hiểm xã hội số (VssID), hòm thư điện tử cá nhân (email), liên kết với tài khoản định danh điện tử (VNeID) mức độ 2. Người tham gia bảo hiểm y tế sử dụng thiết bị điện tử có cài đặt, đăng nhập ứng dụng VNeID hoặc VssID có kết nối internet để nhận thẻ bảo hiểm y tế điện tử.

- Trường hợp cấp thẻ bảo hiểm y tế bản giấy, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã hội chuyển thẻ bảo hiểm y tế bản giấy cho người tham gia bảo hiểm y tế hoặc tổ chức quản lý đối tượng để chuyển lại cho người tham gia bảo hiểm y tế.

Người tham gia bảo hiểm xã hội thì sẽ được cấp sổ bảo hiểm xã hội khi nào?

Căn cứ theo Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 thì:

Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và cấp sổ bảo hiểm xã hội

1. Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Đối tượng quy định tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 của Luật này nếu tự nộp thì nộp hồ sơ là tờ khai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

3. Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện nộp hồ sơ quy định tại khoản 3 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội;

Trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Như vậy, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi khi cơ quan bảo hiểm xã hội đã nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định thì phải có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội cho người tham gia.