Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026 ra sao?
Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ 01/7/2026.
Tại Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026 như sau:
- Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử như sau:
+ Đối với hợp đồng lao động điện tử giao kết từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 thông qua eContract bảo đảm quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với các dữ liệu quy định tại các điểm a, c và đ khoản 1 Điều 14 Nghị định 337/2025/NĐ-CP (không bao gồm thông tin về ID) về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
+ Đối với hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với dữ liệu quy định tại điểm c khoản 1 Điều 14 Nghị định 337/2025/NĐ-CP và thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
++ Thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử quy định tại điểm này gồm: tên của hệ thống hoặc phần mềm thực hiện việc chuyển đổi; họ tên, chức vụ của cá nhân hoặc tên tổ chức thực hiện việc chuyển đổi; ngày, tháng, năm và giờ hoàn thành việc chuyển đổi tài liệu hợp đồng lao động; định dạng tệp tin, dung lượng và số trang tài liệu được chuyển đổi; chữ ký số chuyên dùng hoặc chữ ký số công cộng của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi kèm theo dấu thời gian đính kèm vào tệp tin tài liệu chuyển đổi nhằm niêm phong, xác nhận tính toàn vẹn của tệp tin kể từ thời điểm chuyển đổi xong; trạng thái hệ thống xác nhận nội dung bản chuyển đổi đã được kiểm tra, đối chiếu khớp hoàn toàn với bản giấy gốc.
+ Đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm hỗ trợ người sử dụng lao động và người lao động rà soát bổ sung chữ ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Sau khi các bên hoàn thành việc rà soát bổ sung, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng lao động điện tử và các dữ liệu quy định tại các điểm a, c và đ khoản 1 Điều 14 Nghị định 337/2025/NĐ-CP (không bao gồm thông tin về ID) về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
- Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tiếp nhận, kiểm tra thông tin và thực hiện cấp ID cho hợp đồng lao động điện tử trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận. Việc cấp ID được thực hiện tự động thông qua hệ thống thông tin của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật trong quá trình đồng bộ, việc cấp ID được thực hiện ngay sau khi sự cố được khắc phục.
+ Thông tin được kiểm tra bởi Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quy định tại khoản này bao gồm: thông tin xác thực định danh của người lao động, người sử dụng lao động; dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract.
- Thông tin về ID được cấp sẽ đồng thời được gửi về hệ thống của Nhà cung cấp eContract để quản lý và lưu trữ cùng với hợp đồng lao động điện tử. Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa các bên nhưng tối thiểu bằng thời hạn lưu trữ trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quy định tại khoản 3 Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV.
- Phụ lục, thông báo tạm hoãn và thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động điện tử được cấp cùng ID với hợp đồng lao động điện tử đó theo quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV.
- Nền tảng hợp đồng lao động điện tử không cấp ID cho hợp đồng lao động điện tử và tự động gửi thông báo lý do không cấp ID về hệ thống của Nhà cung cấp eContract trong các trường hợp sau:
+ Hợp đồng lao động điện tử giao kết từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 trở về sau không bảo đảm quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP hoặc điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV.
+ Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ văn bản giấy không bảo đảm quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP hoặc điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV.
+ Hợp đồng lao động điện tử giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026 không bảo đảm theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV hoặc thông tin xác thực định danh không đúng.
Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026 ra sao? (Hình từ Internet)
Cấu trúc mã định danh hợp đồng lao động điện tử như thế nào?
Theo Điều 5 Thông tư 08/2026/TT-BNV, cấu trúc của ID do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo thuật toán tự động, bao gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số, trong đó:
- Ký tự chữ là A hoặc B hoặc C, trong đó: chữ cái A là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 thông qua các eContract bảo đảm quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP; chữ cái B là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy; chữ cái C là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026.
- 12 ký tự số được cấu thành như sau: 02 ký tự số đầu tiên là 02 số cuối của năm hợp đồng lao động điện tử được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp ID; 10 ký tự số sau là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên.
Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?
Điều 4 và Điều 28 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định không bắt buộc người sử dụng lao động và người lao động phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử.
Mặc dù hợp đồng lao động điện tử được pháp luật công nhận là một hình thức hợp pháp và có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy nhưng không thay thế bắt buộc cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử chỉ mang tính khuyến khích.
Ngoài ra, tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
