Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026: Đối tượng, thời hạn, cách nộp, nơi nộp và mức xử phạt doanh nghiệp cần biết?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động và báo cáo tình hình thay đổi lao động có phải là một không?

MỚI NHẤT:

>> Công văn 30/6/2026 kéo dài hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 online

>> Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 online theo Công văn 4788

>> Link mới nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 online từ 29/5/2026 cho 34 tỉnh/thành

Phải, báo cáo tình hình sử dụng lao động và báo cáo tình hình thay đổi lao động về cơ bản là cùng một loại báo cáo mà doanh nghiệp phải thực hiện định kỳ (trước ngày 05 tháng 6 và trước ngày 05 tháng 12). Sở dĩ có hai cách gọi khác nhau là vì trong quy định pháp luật, doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo về tình hình thay đổi lao động, nhưng biểu mẫu sử dụng lại có tên là “Báo cáo tình hình sử dụng lao động”. Do đó, nhiều doanh nghiệp sử dụng hai cách gọi này thay thế cho nhau, khi thực hiện doanh nghiệp vẫn kê khai trên cùng một mẫu báo cáo theo quy định.

Doanh nghiệp nào bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động?

Doanh nghiệp có thuê mướn, sử dụng lao động, không phân biệt sử dụng nhiều hay ít lao động đều phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động.

(khoản 1 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 1 Điều 49 Nghị định 10/2024/NĐ-CP)

Báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp cho cơ quan nào?

Doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đến Sở Nội vụ định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12).

Cụ thể:

Định kỳ 06 tháng hằng năm, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI (Tải về) Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI (Tải về) Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

(Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP)

Báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp mấy lần trong năm?

Doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 02 lần/năm (Định kỳ 6 tháng 1 lần). Cụ thể, thời hạn nộp báo cáo sử dụng lao động như sau:

- Báo cáo tình hình sử dụng lao động 06 tháng đầu năm (Định kỳ 06 tháng) trước ngày 05/6 hằng năm.

- Báo cáo tình hình sử dụng lao động 06 tháng cuối năm (Định kỳ hằng năm) trước ngày 05/12 hằng năm.

(Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP)

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 là ngày bao nhiêu?

Trước ngày 05/6/2026, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ 6 tháng đầu năm 2026 và gửi đến Sở Nội vụ.

(Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP)

>> Tải về: Mẫu số 01/PLI Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm (báo cáo năm) là ngày bao nhiêu?

Tại Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP trước ngày 05/12 hằng năm người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm.

>> Tải về: Mẫu số 01/PLI Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2026

Doanh nghiệp mới thành lập thì nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động lần đầu vào kỳ nào?

Doanh nghiệp mới thành lập phải khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

(khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019)

Báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026: Đối tượng, thời hạn, cách nộp, nơi nộp và mức xử phạt doanh nghiệp cần biết? (Hình từ Internet)

Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online được thực hiện như thế nào?

02 cách: (1) Nộp tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia. (2) Nộp tại Sở Nội vụ.

Cách 1: Nộp tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia https://vpcp.dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-chi-tiet-thu-tuc-nganh-doc.html

Bước 2: Thực hiện Đăng nhập bằng tài khoản Cổng dịch vụ công quốc gia đã có. Nếu chưa có thì nhấn vào nút Đăng ký.

Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn chức năng "Dịch vụ công trực tuyến".

Nhập “Báo cáo tình hình sử dụng lao động” trên mục thanh tìm kiếm và chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động”

Bước 4: Chọn thủ tục, bấm vào "Nộp trực tuyến".

Bước 5: Kê khai thông tin.

Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Bước 6: Bấm vào nút "Đăng ký" hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.

Bước 7: Khi màn hình hiện lên bảng "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công" thì bấm nút "Thoát" để kết thúc thủ tục.

- Thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Cách 2: Nộp tại Sở Nội vụ

Ngày 09/05/2026, Sở Nội vụ TP Hồ Chí Minh đã có Công văn 7738/SNV-VLATLD năm 2026 Tải về hướng dẫn nộp báo cáo sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026. Trong đó, có nêu về Link nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026.

Đơn vị gửi báo cáo về Sở Nội vụ theo hình thức trực tuyến, bằng cách:

- Truy cập vào link Google Form: https://forms.gle/aDoy9zq453ryuHwQ8

- Hoặc quét mã QR code để truy cập đường link

Báo cáo gửi trực tuyến bao gồm các thông tin chung, bản scan báo cáo có ký tên, đóng dấu đỏ (dạng tập tin *.pdf) và bản mềm (dạng tập tin Excel: *.xls, *.xlsx) để thuận tiện trong công việc theo dõi và tổng hợp.

* Thời gian nộp báo cáo: Hoàn thành gửi báo cáo trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc gửi trực tuyến về Sở Nội vụ trước ngày 05/06/2026.

Lưu ý: Sau thời gian quy định nêu trên, Sở Nội vụ không tiếp nhận báo cáo; đồng thời Sở Nội vụ sẽ tổng hợp tình hình thực hiện làm cơ sở để xác nhận việc chấp hành các quy định pháp luật khi có yêu cầu của các cơ quan.

Doanh nghiệp không nộp được báo cáo tình hình sử dụng lao động online thì phải làm sao?

Doanh nghiệp không nộp được báo cáo tình hình sử dụng lao động online có thể chuyển sang nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi bản giấy đến cơ quan quản lý lao động có thẩm quyền theo địa phương để bảo đảm đúng thời hạn báo cáo.

Cụ thể:

Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

>> Tải về: Mẫu số 01/PLI Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

>> Tải về: Mẫu số 02/PLI Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

(Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP)

Doanh nghiệp có chi nhánh tại nhiều tỉnh, thành thì nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động ở đâu?

Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh tại các tỉnh, thành khác nhau và các chi nhánh này có sử dụng lao động, thì doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động tại từng địa phương nơi chi nhánh hoạt động. Chi nhánh ở tỉnh/thành nào thì báo cáo cho cơ quan quản lý lao động tại tỉnh/thành đó, không gộp chung toàn bộ về một nơi.

(Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP)

Báo cáo tình hình sử dụng lao động có báo cáo lao động đang nghỉ thai sản không?

Có, tại Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải lập và cập nhật đầy đủ sổ quản lý lao động, đồng thời định kỳ báo cáo tình hình thay đổi lao động cho cơ quan nhà nước. Vì người lao động đang nghỉ thai sản vẫn có hợp đồng lao động còn hiệu lực và vẫn thuộc danh sách lao động mà doanh nghiệp quản lý, nên doanh nghiệp vẫn phải báo cáo những trường hợp này trong báo cáo tình hình sử dụng lao động. Việc báo cáo đầy đủ giúp cơ quan quản lý nắm được chính xác số lao động hiện có cũng như các biến động trong kỳ, bao gồm cả lao động nghỉ thai sản.

Công ty sử dụng lao động thuê lại từ công ty cho thuê lao động thì khai báo như thế nào?

Công ty sử dụng lao động thuê lại từ doanh nghiệp cho thuê lại lao động thì việc kê khai báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ do bên cho thuê lại lao động thực hiện.

Cụ thể:

Tại Điều 52 Bộ luật Lao động 2019 quy định cho thuê lại lao động là việc người lao động được doanh nghiệp cho thuê lại lao động tuyển dụng, trực tiếp ký hợp đồng lao động, trả lương, đóng bảo hiểm và quản lý hồ sơ lao động, sau đó được chuyển sang làm việc và chịu sự điều hành của doanh nghiệp thuê lại lao động trong một thời gian nhất định.

Tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 1 Điều 49 Nghị định 10/2024/NĐ-CP quy định trách nhiệm báo cáo thuộc về người sử dụng lao động. Vì doanh nghiệp cho thuê lại lao động là đơn vị trực tiếp tuyển dụng và ký hợp đồng với người lao động, nên số lao động thuê lại sẽ do doanh nghiệp cho thuê lại lao động kê khai trong báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trễ hạn bị phạt bao nhiêu tiền?

Hiện nay pháp luật không quy định mức phạt đối với hành vi nộp trễ báo cáo tình hình sử dụng lao động mà chỉ quy định mức phạt đối với hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định (tức là không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động). Do đó, hành vi nộp trễ báo cáo được xem như là hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động.

Theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ là 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Hoặc bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức, doanh nghiệp (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động sai thông tin, khai thiếu lao động thì bị xử lý thế nào?

Không có quy định xử phạt đối với doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động sai thông tin, khai thiếu lao động. Chỉ xử phạt với hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động sẽ bị phạt tiền từ là 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân. Đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng lao động vi phạm sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng (theo Điều 8, khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).