Thời gian lưu trữ hồ sơ quan trắc môi trường lao động, khám sức khỏe định kỳ, huấn luyện an toàn vệ sinh lao động là bao lâu?

Nội dung chính

• Thời gian lưu trữ hồ sơ kết quả quan trắc môi trường lao động
• Thời gian lưu trữ hồ sơ khám sức khỏe định kỳ được pháp luật quy định như thế nào?
• Thời gian lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động theo quy định của pháp luật

Thời gian lưu trữ hồ sơ kết quả quan trắc môi trường lao động

Căn cứ theo Điều 38 Nghị định 44/2016/NĐ-CP quy định quản lý, lưu trữ kết quả quan trắc môi trường lao động như sau:

"1. Kết quả quan trắc môi trường lao động lập theo Mẫu số 04 Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định này và được lập thành 02 bản: 01 bản gửi cơ sở lao động đã ký hợp đồng thực hiện quan trắc môi trường lao động và 01 bản lưu tại tổ chức thực hiện quan trắc môi trường lao động.

2. Thời gian lưu giữ kết quả quan trắc môi trường lao động thực hiện theo quy định của pháp luật."

Theo quy định trên thì việc lưu trữ hồ sơ kết quả quan trắc môi trường lao động sẽ thực hiện theo quy định chung về lưu trữ hồ sơ kết quả quan trắc môi trường.

Và căn cứ theo khoản 6, khoản 7 Điều 95 Nghị định 08/2022/NĐ-CP quy định trách nhiệm của tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ quan trắc môi trường như sau:

"[...] 6. Trường hợp tổ chức tự thực hiện việc quan trắc môi trường để phục vụ cho hoạt động nghiên cứu của tổ chức, thực hiện việc quan trắc để theo dõi nội bộ mà không ký kết hợp đồng và không xuất phiếu kết quả quan trắc cho một bên thứ hai thì không bắt buộc phải áp dụng các quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều này.

7. Tổ chức phải lưu trữ hồ sơ, dữ liệu quan trắc gốc đối với toàn bộ hoạt động dịch vụ quan trắc thực hiện trong 03 năm gần nhất, trừ trường hợp được quy định tại khoản 6 Điều này. [...]"

Theo đó, thời gian lưu trữ hồ sơ kết quả quan trắc môi trường lao động là 3 năm.

Lưu trữ hồ sơ (Hình từ Internet)

Thời gian lưu trữ hồ sơ khám sức khỏe định kỳ được pháp luật quy định như thế nào?

Hiện tại đối với việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức áp dụng Thông tư 10/2022/TT-BNV (Có hiệu lực ngày 15/02/2023).

Thông tư này quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, tuy nhiên không quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ khám sức khỏe của người lao động.

Trước đây, việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ trong cơ quan, tổ chức được quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV (Hết hiệu lực ngày 15/02/2023) và cũng không có quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ khám sức khỏe của người lao động.

Song, tại Điều 22 Thông tư 28/2016/TT-BYT quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:

"1. Lập, quản lý hồ sơ sức khỏe, hồ sơ bệnh nghề nghiệp và lưu giữ trong suốt thời gian người lao động làm việc tại đơn vị; trả hồ sơ sức khỏe, hồ sơ bệnh nghề nghiệp (nếu có) cho người lao động khi người lao động chuyển công tác sang cơ quan khác hoặc thôi việc, nghỉ việc, nghỉ chế độ."

Như vậy, pháp luật quy định người sử dụng lao động phải lưu trữ hồ sơ đối với hồ sơ sức khỏe trong suốt thời gian NLĐ làm việc tại đơn vị và trả hồ sơ khi NLĐ chuyển công tác hoặc thôi việc, nghỉ việc.

Thời gian lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động theo quy định của pháp luật

Căn cứ theo Điều 3 Thông tư 31/2018/TT-BLĐTBXH quy định quản lý và kiểm tra, sát hạch trong huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động như sau:

"1. Người tham gia học các khóa huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động theo chương trình huấn luyện khung bắt buộc đã được quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 44/2016/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật An toàn, vệ sinh lao động về hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động, huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động và quan trắc môi trường lao động (sau đây viết tắt là Nghị định số 44/2016/NĐ-CP), Mục IV Phụ lục I Nghị định số 140/2018/NĐ-CP ngày 08 tháng 10 năm 2018 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung các Nghị định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh và thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (sau đây viết tắt là Nghị định số 140/2018/NĐ-CP), Phụ lục I Thông tư này phải tham dự đủ ít nhất 80% thời gian khóa học mới được tham dự kiểm tra, sát hạch.

Đối với những nội dung học bắt buộc mà người học đã tham dự học ở chương trình khác thì được miễn học lại.

2. Kết quả kiểm tra, sát hạch mỗi phần lý thuyết, thực hành tối đa 100 điểm. Học viên được đánh giá đạt yêu cầu kiểm tra, sát hạch phải có số điểm mỗi phần thi lý thuyết, thực hành ít nhất từ 50 điểm trở lên. Trường hợp chương trình chỉ quy định kiểm tra, sát hạch lý thuyết thì phần thi lý thuyết phải từ 50 điểm trở lên.

3. Hồ sơ khóa huấn luyện, tập huấn về an toàn, vệ sinh lao động phải được tổ chức huấn luyện lưu giữ bao gồm chương trình huấn luyện (nội dung, thời gian, địa điểm huấn luyện), danh sách người học."

Và căn cứ theo khoản 5 Điều 8 Thông tư 31/2018/TT-BLĐTBXH quy định trách nhiệm của Tổ chức huấn luyện như sau:

"5. Lưu giữ đầy đủ hồ sơ, giấy tờ liên quan đến hoạt động huấn luyện, tập huấn an toàn, vệ sinh lao động theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này trong thời hạn đủ 10 năm kể từ khi kết thúc hoạt động huấn luyện; xuất trình khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu."

Như vậy, thời gian lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động là đủ 10 năm, kể từ khi kết thúc hoạt động huấn luyện.