Hướng dẫn hồ sơ ủy quyền nhận thay lương của người lao động được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Công văn 654 thế nào?

Hướng dẫn hồ sơ ủy quyền nhận thay lương của người lao động được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Công văn 654 thế nào?

Theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 có quy định tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Theo Công văn 654/TNI-QLDN1 năm 2026 của Thuế tỉnh Tây Ninh TẢI VỀ có nêu ý kiến về việc vướng mắc chính sách thuế TNDN liên quan đến chi phí được trừ khi thanh toán tiền lương cụ thể như sau:

Căn cứ Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp:

- Tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;

...

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

...

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

...

- Tại Điều 24 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về hiệu lực thi hành:

Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành và áp dụng từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025. Việc xác định thời gian áp dụng trong một số trường hợp cụ thể như sau:

...

b) Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 và quy định về chuyển nhượng vốn tại điểm i khoản 3 Điều 12 của Nghị định này áp dụng từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

...

Căn cứ các quy định nêu trên, kể từ ngày 15/12/2025, điều kiện bắt buộc về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP được áp dụng đối với mọi khoản chi mua hàng hoá, dịch vụ và các khoản thanh toán khác có giá trị từng lần từ 05 (năm) triệu đồng trở lên.

Đối chiếu với quy định trên, trường hợp Công ty chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động (thuộc nhóm "các khoản thanh toán khác") có giá trị từ 05 triệu đồng/lần trở lên bằng tiền mặt, khoản chi này không đủ điều kiện ghi nhận vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế Thu nhập doanh nghiệp.

Về uỷ quyền nhận thay lương

Căn cứ khoản 1 Điều 94 Bộ luật Lao động 2019 ngày 20/11/2019 của Quốc hội quy định về nguyên tắc trả lương:

Nguyên tắc trả lương

1. Người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động. Trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người sử dụng lao động có thể trả lương cho người được người lao động ủy quyền hợp pháp.

...

Căn cứ các quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 về đại diện, ủy quyền.

Căn cứ quy định trên, trường hợp người lao động của Công ty không có tài khoản ngân hàng và thực hiện ủy quyền hợp pháp cho cá nhân khác nhận thay tiền lương, Công ty được phép chi trả vào tài khoản ngân hàng của người được ủy quyền.

Khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

- Về hồ sơ lao động: Có đầy đủ Hợp đồng lao động, Bảng chấm công, Bảng tính lương thể hiện khoản chi thực tế phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

- Về tính pháp lý của sự ủy quyền: Có Hợp đồng ủy quyền/Giấy ủy quyền được lập theo đúng quy định của pháp luật dân sự (phải được công chứng, chứng thực tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền), trong đó nêu rõ nội dung ủy quyền nhận lương, thông tin nhân thân của người ủy quyền và người được ủy quyền, thông tin tài khoản ngân hàng nhận thay.

- Về chứng từ thanh toán: Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên) chuyển vào tài khoản của người được ủy quyền, nội dung chứng từ (Ủy nhiệm chi) ghi rõ nội dung thanh toán lương cho người lao động theo văn bản ủy quyền tương ứng.

Như vậy, để khoản chi trả tiền lương trong trường hợp người lao động của Công ty không có tài khoản ngân hàng và thực hiện ủy quyền hợp pháp cho cá nhân khác nhận thay tiền lương được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì hồ sơ ủy quyền nhận thay lương của người lao động cần đám bảo tính pháp lý của sự ủy quyền.

Cụ thể, hồ sơ ủy quyền nhận thay lương của người lao động là hợp đồng ủy quyền/Giấy ủy quyền được lập theo đúng quy định của pháp luật dân sự (phải được công chứng, chứng thực tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền), trong đó nêu rõ nội dung ủy quyền nhận lương, thông tin nhân thân của người ủy quyền và người được ủy quyền, thông tin tài khoản ngân hàng nhận thay.

Hướng dẫn hồ sơ ủy quyền nhận thay lương của người lao động được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Công văn 654 thế nào? (hình từ Internet)

Đại diện theo ủy quyền nhận thay lương chấm dứt trong trường hợp nào?

Theo khoản 3 Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015 quy định đại diện theo ủy quyền chấm dứt trong trường hợp sau đây:

Thời hạn đại diện

...

3. Đại diện theo ủy quyền chấm dứt trong trường hợp sau đây:

a) Theo thỏa thuận;

b) Thời hạn ủy quyền đã hết;

c) Công việc được ủy quyền đã hoàn thành;

d) Người được đại diện hoặc người đại diện đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền;

đ) Người được đại diện, người đại diện là cá nhân chết; người được đại diện, người đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại;

e) Người đại diện không còn đủ điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 134 của Bộ luật này;

g) Căn cứ khác làm cho việc đại diện không thể thực hiện được.

...

Theo đó, việc đại diện theo ủy quyền nhận thay lương chấm dứt trong trường hợp sau:

- Theo thỏa thuận;

- Thời hạn ủy quyền đã hết;

- Công việc được ủy quyền đã hoàn thành;

- Người được đại diện hoặc người đại diện đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền;

- Người được đại diện, người đại diện là cá nhân chết; người được đại diện, người đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại;

- Người đại diện không còn đủ điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015;

- Căn cứ khác làm cho việc đại diện không thể thực hiện được.

Kỳ hạn trả lương cho người lao động là khi nào?

Căn cứ theo Điều 97 Bộ luật Lao động 2019 có quy định kỳ hạn trả lương như sau:

(1) Người lao động hưởng lương theo giờ, ngày, tuần thì được trả lương sau giờ, ngày, tuần làm việc hoặc được trả gộp do hai bên thỏa thuận nhưng không quá 15 ngày phải được trả gộp một lần.

(2) Người lao động hưởng lương theo tháng được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần. Thời điểm trả lương do hai bên thỏa thuận và phải được ấn định vào một thời điểm có tính chu kỳ.

(3) Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán được trả lương theo thỏa thuận của hai bên; nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hằng tháng được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng.

(4) Trường hợp vì lý do bất khả kháng mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn thì không được chậm quá 30 ngày; nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương cho người lao động công bố tại thời điểm trả lương.