Quy định về thời điểm XUẤT HÓA ĐƠN mới đầy đủ nhất: Thời điểm, xử lý hóa đơn sai, mức phạt, câu hỏi thường gặp?

STT

Loại dịch vụ hàng hóa

Thời điểm xuất hóa đơn

Ghi chú

1

Hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia)

Thời điểm chuyển giao quyền

Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2

Xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu)

Do người bán tự xác định.

Chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

3

Cung cấp dịch vụ (cả tổ chức, cá nhân nước ngoài)

- Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ

- Thời điểm thu tiền khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ (trừ tiền đặt cọc)

- Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

4

Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ

Lập hóa đơn mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao.

5

Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên (cần đối soát số liệu)

Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên

Chậm nhất ngày 07 của tháng sau hoặc trong 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

6

Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin.

Theo kỳ (ngày/tháng) sau khi đối soát số liệu tiêu thụ.

Chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ.

7

Hoạt động xây dựng, lắp đặt

Thời điểm nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành

Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

8

Kinh doanh bất động sản

- Chưa chuyển giao quyền: Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng.

- Đã chuyển giao quyền: Thời điểm chuyển giao quyền.

9

Kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không

Chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dich vụ vận tải hàng không xuất.

10

Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô

Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức

Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

11

Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than

Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng.

- Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.

- Hoặc theo thỏa thuận bảo lãnh, cam kết của Chính phủ.

12

Hoạt động bán điện

- Theo kỳ (tháng/quý) sau khi đối soát số liệu tiêu thụ.

- Hoặc theo bảo lãnh của Chính phủ

13

Bán xăng, dầu

Thời điểm kết thúc việc bán xăng, dầu theo từng lần bán

14

Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý

Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên

Chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

15

Hoạt động cho vay

- Theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng.

- Thời điểm thu được tiền lãi

16

Kinh doanh vận tải hành khách xe taxi

Thời điểm kết thúc chuyến đi

17

Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh

- KH không yêu cầu: Cuối ngày tổng hợp lập hóa đơn.

- KH yêu cầu: Phải lập hóa đơn điện tử ngay.

18

Hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ

- Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí

- Theo kỳ/ngày chậm nhất ngày cuối tháng phát sinh dịch vụ.

19

Kinh doanh bảo hiểm

Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm

20

Hoạt động kinh doanh vé xổ số in sẵn

Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết

Chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo

21

Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng

Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu

Ngày xác định doanh thu là khoảng thời gian từ 06:00:00 sáng đến 05:59:59 ngày hôm sau.

22

Cung cấp các dịch vụ cho cá nhân là người tiêu dùng

Lập Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử theo tháng/quý

Chậm nhất cùng thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT.

23

Không có phần mềm lập hóa đơn tự động, phát sinh giao dịch ban đêm.

Chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo

Trường hợp sai sót

Hướng dẫn xử lý

(1) Sai về các nội dung như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn

- Thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn;

- Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Tải về

(2) Sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác trừ (1)

Lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế:

- Điều chỉnh hóa đơn đã lập sai:

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chú “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm…”;

- Thay thế hóa đơn đã lập sai:

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chú “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm….”.

(3) Sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng

- Được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng.

- Đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT TẢI

Trường hợp

Hướng xử lý

Thanh toán thực tế hoặc quyết toán thay đổi giá trị, khối lượng

- Nếu hóa đơn đã lập không sai, nhưng thanh toán thực tế hoặc quyết toán làm thay đổi giá trị/khối lượng.

- Người bán lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch qua quyết toán.

- Phát sinh giảm ghi số âm; phát sinh tăng ghi số dương phù hợp với thực tế.

Chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh số

- Số tiền chiết khấu được tính điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau.

- Hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.

Trả lại hàng hóa

- Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng đã mua: người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

- Ngoại lệ: nếu các bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.

Hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng

- Nếu tài sản đã đăng ký theo tên người mua, khi trả lại hàng cần bảo đảm phù hợp pháp luật liên quan.

- Nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.

Bảo hiểm và các khoản giảm thu

- Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm hoặc khoản chi để giảm thu khác: người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

- Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm và lý do hoàn, giảm.

Thu tiền trước, thanh toán, viễn thông, khí thiên nhiên

- Đã lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong bất động sản, xây dựng; sau đó hủy/chấm dứt giao dịch hoặc hủy một phần dịch vụ: thực hiện điều chỉnh.

- Tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoàn phí cho khách hàng: lập hóa đơn điều chỉnh, không cần ghi câu “Điều chỉnh cho hóa đơn số.... Mẫu số... ký hiệu... ngày...tháng...năm”

- Dịch vụ viễn thông thanh toán bằng thẻ trả trước: căn cứ dữ liệu bảng kê để lập hóa đơn điều chỉnh.

- Bán khí thiên nhiên định giá ngoại tệ nhưng thanh toán/lập hóa đơn bằng VND: nếu giá trị thay đổi do quy đổi, lập hóa đơn điều chỉnh phần chênh lệch.

HĐĐT từ máy tính tiền hoặc HĐĐT bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản

- Người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

- Trừ trường hợp thuộc quy định riêng tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

(Hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu đã được đăng ký thì người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán)

Ngành hàng không

- Hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh.

- Không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”.

- Doanh nghiệp vận chuyển hàng không không được xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

Trường hợp

Hướng xử lý

Đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

- Đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử thì người bán gửi thông tin điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử của các kỳ tiếp theo.

- Không gửi thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Tải về

Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi thiếu hoặc sai

- Người bán gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.

- Việc điều chỉnh dữ liệu phải điền đủ thông tin liên quan theo mẫu áp dụng.

Cơ sở dữ liệu giao dịch gửi bị thiếu hoặc sai

- Người bán gửi Bảng thông tin chi tiết giao dịch bổ sung.

Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử lập sai

- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu 01/TB-RSĐT TẢI VỀ

- Người bán rà soát và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

- Nếu xử lý theo mục (1), hệ thống tự động thông báo tiếp nhận theo Mẫu 01/TB-SSĐT TẢI VỀ

Trường hợp

Hướng xử lý

HDĐT đã điều chỉnh, thay thế nhưng vẫn sai

Người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.

Chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh

Trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn đã lập sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.

Kê khai hóa đơn điều chỉnh trong một số trường hợp

- Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì bắt buộc điều chỉnh tăng (ghi số dương), điều chỉnh giảm (ghi số âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

- Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 5 Thông tư 91/2026/TT-BTC thì:

+ Người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh;

+ Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Số lượng HĐ vi phạm

Lập sai thời điểm

Không lập hóa đơn

01 số

500k - 1,5 Triệu

1 - 2 Triệu

02 đến dưới 10 số

2 - 5 Triệu

2 - 10 Triệu

10 đến dưới 20 số

5 - 15 Triệu

10 - 30 Triệu

20 đến dưới 50 số

15 - 30 Triệu

30 - 50 Triệu

50 đến dưới 100 số

30 - 50 Triệu

60 - 80 Triệu (MAX)

Trên 100 số

50 - 70 Triệu (MAX)

60 - 80 Triệu (MAX)

Số lượng HĐ vi phạm

Lập sai thời điểm

Không lập hóa đơn

01 số

Cảnh cáo (0đ)

Cảnh cáo (0đ)

02 đến dưới 10 số

500k - 1,5 Triệu

1 - 2 Triệu

10 đến dưới 50 số

2 - 5 Triệu

2 - 10 Triệu

50 đến dưới 100 số

5 - 15 Triệu

10 - 30 Triệu

Trên 100 số

15 - 30 Triệu

30 - 50 Triệu

*Lưu ý: Người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được xem xét khen thưởng khi đáp ứng các điều kiện sau:

- Cung cấp thông tin trung thực, chính xác, kịp thời; có căn cứ xác định thời gian, địa điểm và người thực hiện hành vi vi phạm;

- Nội dung thông tin phản ánh đúng thực tế phát sinh, đủ cơ sở để cơ quan thuế xác định tính chất, mức độ vi phạm và thực hiện kiểm tra, xác minh;

- Trên cơ sở thông tin phản ánh, cung cấp, cơ quan thuế đã ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Đối tượng người mua

Yêu cầu về thông tin trên hóa đơn

Cá nhân kinh doanh/Hộ kinh doanh

Bắt buộc ghi đầy đủ:

- Tên đơn vị: Tên hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh.

- Địa chỉ.

- Mã số thuế (MST/Số định danh cá nhân).

Cá nhân (không kinh doanh) có yêu cầu lấy hóa đơn

Nên ghi đầy đủ:

- Tên đơn vị: Họ và tên cá nhân.

- Địa chỉ.

- Mã số thuế/Số định danh cá nhân.

*Người mua là người nước ngoài: Có thể dùng số hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch thay cho địa chỉ và số định danh cá nhân.

Cá nhân (khách lẻ) không yêu cầu lấy hóa đơn (hoặc giao dịch tại siêu thị, TTTM, bán xăng dầu)

Không nhất thiết phải có các chỉ tiêu:

- Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

- Chữ ký số của người mua.

Trên hóa đơn có thể ghi tên đơn vị là “Bán cho người tiêu dùng”.

Khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán bắt buộc phải xuất hóa đơn kể cả trường hợp khách lẻ không lấy hóa đơn và ghi đầy đủ nội dung theo quy định.

Tùy trường hợp, khi xuất hóa đơn cho cá nhân người bán không cần ghi số định danh cá nhân (CCCD), tuy nhiên phải đảm bảo đầy đủ nội dung hóa đơn theo quy định pháp luật.

Như vậy, không phải mọi trường hợp đều bắt buộc ghi CCCD trên hóa đơn điện tử.

Từ những cơ sở trên, khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán bắt buộc phải xuất hóa đơn kể cả trường hợp khách lẻ không lấy hóa đơn và ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Người bán hàng qua sàn TMĐT có thể lấy thông tin người mua xuất hóa đơn thông qua phương thức:

- Yêu cầu sàn TMĐT cung cấp thông tin: (thông tin người mua, thông tin liên quan đến giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng)

Bên cạnh đó, đối với hóa đơn thương mại điện tử trường hợp người mua không cung cấp thông tin (tên, địa chỉ, số định danh cá nhân) thì không bắt buộc phải điền đủ các thông tin này, nhưng trên hóa đơn phải thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng” và điền đầy đủ các nội dung sau:

+ Tên hóa đơn: (Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG).

+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (Doanh nghiệp/Tổ chức kinh doanh xuất hóa đơn).

+ Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền (trước thuế).

+ Thuế suất thuế GTGT (áp dụng với hóa đơn GTGT), tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán (bao gồm thuế GTGT).

+ Chữ ký số của người bán (trừ một số trường hợp đặc thù như HĐĐT từ máy tính tiền).

+ Thời điểm lập hóa đơn.

+ Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).