Hồ sơ kiểm định xe cơ giới sẽ được lưu giữ trong bao lâu? Nếu hết thời hạn lưu giữ thì đơn vị đăng kiểm được hủy bỏ hay phải chuyển cơ quan có thẩm quyền?

Nội dung chính

• Hồ sơ kiểm định xe cơ giới bao gồm các giấy tờ nào?
• Hồ sơ kiểm định xe cơ giới sẽ được lưu giữ trong bao lâu? Nếu hết thời hạn lưu giữ thì đơn vị đăng kiểm được hủy bỏ hay phải chuyển cơ quan có thẩm quyền?
• Đơn vị đăng kiểm xe cơ giới có trách nhiệm như thế nào theo quy định hiện nay?

Hồ sơ kiểm định xe cơ giới bao gồm các giấy tờ nào?

Hồ sơ kiểm định của mỗi xe cơ giới được xếp thành bộ riêng theo thứ tự số Phiếu theo dõi hồ sơ và lưu riêng theo từng ngày kèm theo bản sao chụp Phiếu phân công nhiệm vụ hàng ngày, bản in Báo cáo kết quả công tác kiểm định trong ngày.

Hồ sơ kiểm định xe cơ giới theo khoản 2 Điều 12 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT bao gồm các giấy tờ sau:

- Phiếu theo dõi hồ sơ, các phiếu kiểm định; đối với trường hợp kiểm định lại trong ngày làm việc thì các phiếu kiểm định lưu trong cùng một bộ hồ sơ kiểm định;

- Bản sao các giấy tờ: giấy tờ về đăng ký xe, Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định cấp mới cho xe cơ giới. Đối với trường hợp không cấp Tem kiểm định thì lưu phôi Tem kiểm định;

- Các giấy tờ liên quan đến bổ sung, sửa đổi Hồ sơ phương tiện không do đơn vị quản lý;

- Bản in kết quả kiểm tra thiết bị giám sát hành trình, camera giám sát thông qua trang thông tin điện tử;

- Bản in ảnh chụp khoang hành lý (hầm hàng); ảnh chụp khoang hành khách từ đầu xe và từ cuối xe đối với ô tô chở người trên 09 chỗ kể cả người lái.

Kiểm định xe cơ giới (Hình từ Internet)

Hồ sơ kiểm định xe cơ giới sẽ được lưu giữ trong bao lâu? Nếu hết thời hạn lưu giữ thì đơn vị đăng kiểm được hủy bỏ hay phải chuyển cơ quan có thẩm quyền?

Theo khoản 6 Điều 12 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT quy định về thời hạn lưu giữ hồ sơ kiểm định xe cơ giới như sau:

Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu kiểm định

...

6. Thời gian, địa điểm lưu trữ

a) Hồ sơ phương tiện và các sổ quản lý, cấp phát trong quá trình lập Hồ sơ phương tiện: lưu tại đơn vị đăng kiểm lập Hồ sơ phương tiện trong suốt quá trình sử dụng của xe cơ giới. Đối với phương tiện hết niên hạn sử dụng, hủy sau 03 năm (36 tháng) kể từ khi xe cơ giới hết niên hạn sử dụng.

b) Hồ sơ kiểm định và các sổ quản lý, cấp phát trong quá trình kiểm định; ảnh chụp khi xe cơ giới vào kiểm định: lưu tại đơn vị đăng kiểm kiểm định và hủy sau 03 năm (36 tháng) kể từ ngày kiểm định.

c) Xe cơ giới vào kiểm định phải được ghi hình quá trình kiểm tra trên dây chuyền và lưu trữ tại đơn vị đăng kiểm. Hình ảnh camera IP giám sát quá trình kiểm định trên dây chuyền phải được lưu trữ tại đơn vị đăng kiểm dưới dạng video tối thiểu 30 ngày làm việc kể từ ngày kiểm định.

d) Ảnh chụp khi xe cơ giới vào kiểm định theo quy định tại khoản 7 Điều 7 của Thông tư này phải được lưu dưới định dạng .JPEG theo ngày kiểm định trong thời gian 03 năm (36 tháng) kể từ ngày kiểm định.

Như vậy, căn cứ quy định trên thì hồ sơ kiểm định xe cơ giới sẽ được Đơn vị đăng kiểm lưu trữ trong thời hạn 03 năm (36 tháng) kể ngày kiểm định, sau thời hạn này đơn vị đăng kiểm được quyền hủy hồ sơ mà không phải chuyển cho cơ quan nào khác.

Đơn vị đăng kiểm xe cơ giới có trách nhiệm như thế nào theo quy định hiện nay?

Theo Điều 16 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT, được bổ sung bởi khoản 7 Điều 1 Thông tư 2/2023/TT-BGTVT (Có hiệu lực từ 22/03/2023), được sửa đổi bởi điểm a, điểm b, điểm c khoản 7 Điều 1 Thông tư 08/2023/TT-BGTVT (Có hiệu lực từ 03/06/2023) quy định trách nhiệm của Đơn vị đăng kiểm xe cơ giới như sau:

Trách nhiệm của Đơn vị đăng kiểm xe cơ giới

1. Thực hiện việc kiểm định và cấp Giấy chứng nhận kiểm định cho xe cơ giới theo quy định. Lãnh đạo đơn vị đăng kiểm, phụ trách dây chuyền, đăng kiểm viên và nhân viên nghiệp vụ thực hiện kiểm định phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm định.

2. Công khai trình tự, thủ tục, nội dung, quy trình, tiêu chuẩn, quy định, phí, lệ phí và thời gian làm việc.

3. Thực hiện chế độ lưu trữ, báo cáo theo quy định.

...

9. Sử dụng Chương trình quản lý kiểm định, miễn kiểm định lần đầu, phần mềm điều khiển thiết bị do Cục Đăng kiểm Việt Nam công bố.

10. Quản lý, giám sát hoạt động kiểm định tại đơn vị.

11. Tiếp nhận đăng ký kiểm định thông qua một trong các hình thức: trực tiếp, qua điện thoại, Trang thông tin điện tử, qua ứng dụng đăng ký trực tuyến cho xe cơ giới.

...

18. Các đơn vị đăng kiểm có trách nhiệm phối hợp thực hiện in lại Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định trong trường hợp Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định bị mất, hư hỏng, sai lệch thông tin quy định tại điểm a, b khoản 5 Điều 9 của Thông tư này.

19. Cảnh báo đối với các trường hợp xe kiểm định không đạt, các trường hợp quy định tại khoản 6 Điều 9 của Thông tư này và xóa cảnh báo đối với trường hợp xe đã kiểm định lại đạt yêu cầu trên Trang thông tin điện tử của Cục Đăng kiểm Việt Nam.

Theo đó, Đơn vị đăng kiểm xe cơ giới có những trách nhiệm được quy định tại Điều 16 nêu trên.

Trước đây, quy định trách nhiệm của đơn vị đăng kiểm xe cơ giới tại Điều 16 Thông tư 16/2021/TT-BGTVT như sau:

Trách nhiệm của Đơn vị đăng kiểm xe cơ giới

1. Thực hiện việc kiểm định và cấp Giấy chứng nhận kiểm định cho xe cơ giới theo quy định. Lãnh đạo đơn vị đăng kiểm, phụ trách dây chuyền, đăng kiểm viên và nhân viên nghiệp vụ thực hiện kiểm định phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm định.

2. Công khai trình tự, thủ tục, nội dung, quy trình, tiêu chuẩn, quy định, phí, lệ phí và thời gian làm việc.

3. Thực hiện chế độ lưu trữ, báo cáo theo quy định.

4. Bảo mật tài khoản đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Cục Đăng kiểm Việt Nam và cập nhật dữ liệu cảnh báo từ mạng dữ liệu Cục Đăng kiểm Việt Nam theo quy định.

5. Truyền dữ liệu kết quả kiểm định, dữ liệu thu phí sử dụng đường bộ về Cơ sở dữ liệu của Chương trình Quản lý kiểm định tại Cục Đăng kiểm Việt Nam tối thiểu mỗi ngày hai lần dưới dạng file nén được giữ nguyên tên file kết xuất từ Chương trình Quản lý kiểm định vào thư mục của đơn vị tại máy chủ của Cục Đăng kiểm Việt Nam.

6. Chấp hành việc thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động kiểm định của cơ quan chức năng. Báo cáo Cục Đăng kiểm Việt Nam, Sở Giao thông vận tải việc thực hiện kết luận thanh tra, kiểm tra.

7. Quản lý, cấp phát các loại ấn chỉ, chứng chỉ kiểm định đúng quy định; hủy ấn chỉ hỏng theo hướng dẫn của Cục Đăng kiểm Việt Nam.

8. Kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa để duy trì độ chính xác, tình trạng hoạt động của thiết bị, dụng cụ kiểm định theo quy định, ghi chép đầy đủ vào Sổ quản lý thiết bị theo mẫu quy định tại Phụ lục XIX của Thông tư này. Báo cáo Cục Đăng kiểm Việt Nam và Sở Giao thông vận tải địa phương khi thiết bị, dây chuyền kiểm định ngừng hoạt động.

9. Sử dụng phần mềm quản lý kiểm định, phần mềm điều khiển thiết bị theo đúng phiên bản do Cục Đăng kiểm Việt Nam công bố.

10. Quản lý, giám sát hoạt động kiểm định tại đơn vị.

11. Thực hiện việc tiếp nhận đăng ký kiểm định (qua điện thoại, trang thông tin điện tử) cho xe cơ giới khi chủ xe có nhu cầu.

12. Xây dựng kế hoạch đào tạo, tập huấn hàng năm và dài hạn cho đăng kiểm viên, nhân viên nghiệp vụ trong đơn vị để đảm bảo và nâng cao trình độ kiểm định xe cơ giới.

13. Cung cấp chính xác các thông tin liên quan đến phương tiện trong quá trình thực hiện kiểm định cho các đơn vị đăng kiểm khác khi có yêu cầu.

14. Chịu trách nhiệm về việc gửi và cập nhật các Giấy tờ liên quan đến thay đổi thông tin hành chính, thông số kỹ thuật của xe cơ giới theo quy định tại khoản 4, khoản 5 Điều 8 của Thông tư này.

15. Thường xuyên giáo dục đạo đức nghề nghiệp đối với cán bộ, đăng kiểm viên và nhân viên, chống tiêu cực trong hoạt động kiểm định của đơn vị; nhắc nhở chủ xe không để tiền, đồ vật có giá trị trên xe khi vào kiểm định.

16. Kiểm kê, xác nhận vào Phiếu cấp phát ấn chỉ và gửi về Cục Đăng kiểm Việt Nam trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ấn chỉ kiểm định từ Cục Đăng kiểm Việt Nam.

17. Thực hiện xác minh sự phù hợp trên cơ sở dữ liệu về đăng ký xe hoặc cơ quan đăng ký xe đối với xe cơ giới thanh lý.