Doanh nghiệp muốn đăng ký hoạt động xuất nhập khẩu thì phải làm như thế nào theo quy định của pháp luật?

Hoạt động xuất nhập khẩu là gì?

Căn cứ vào quy định tại Điều 3 Nghị định 69/2018/NĐ-CP về quyền tự do kinh doanh xuất nhập khẩu cụ thể như sau:

- Thương nhân Việt Nam không là tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài được kinh doanh xuất nhập khẩu và thực hiện các hoạt động khác có liên quan không phụ thuộc vào ngành, nghề đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu theo quy định tại Nghị định này; hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu khác theo quy định của pháp luật; hàng hóa tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu. Chi nhánh của thương nhân Việt Nam được thực hiện hoạt động ngoại thương theo ủy quyền của thương nhân.

- Tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam khi tiến hành hoạt động xuất nhập khẩu thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định này phải thực hiện các cam kết của Việt Nam trong các Điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên, Danh mục hàng hóa và lộ trình do Bộ Công Thương công bố, đồng thời thực hiện các quy định tại Nghị định này và các quy định pháp luật khác có liên quan.

- Hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu của thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam, tổ chức, cá nhân khác có liên quan thuộc các nước, vùng lãnh thổ là thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới và các nước có thỏa thuận song phương với Việt Nam thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Đăng ký hoạt động xuất nhập khẩu

Thủ tục và hồ sơ hải quan được quy định như thế nào?

Về hồ sơ đối với hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu, căn cứ theo khoản 1 và khoản 2 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BCT, được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 01/02/2026) quy định cụ thể:

(1) Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu

- Tờ khai hải quan;

- Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.

Trường hợp hóa đơn thương mại được cấp dưới dạng điện tử theo quy định tại điểm 2a Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ trước thời điểm khai báo hải quan thì người khai hải quan không phải nộp cho cơ quan hải quan khi làm thủ tục hải quan;

- Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật (sau đây gọi tắt là giấy phép xuất khẩu);

- Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác theo quy định của pháp luật (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành);

- Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư;

- Hợp đồng ủy thác đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa thuộc diện phải có các chứng từ quy định tại điểm c, điểm d, điểm đ khoản này;

- Đối với hàng hóa xuất khẩu của thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam thực hiện quyền xuất khẩu: Giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu của thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam do Bộ Công Thương cấp;

- Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện quyền xuất khẩu: Giấy chứng nhận đầu tư về hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan đến mua bán hàng hóa của thương nhân có vốn đầu tư nước ngoài có đăng ký quyền xuất khẩu; Trường hợp không phải thực hiện cấp Giấy chứng nhận đầu tư thì nộp chứng từ tương đương. Trường hợp thực hiện thủ tục hải quan tại cùng một cơ quan hải quan thì người khai hải quan chỉ phải nộp các chứng từ quy định tại điểm g và điểm h khoản này lần đầu khi làm thủ tục hải quan.

(2) Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu

- Tờ khai hải quan;

- Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.

Trường hợp chủ hàng mua hàng từ người bán tại Việt Nam nhưng được người bán chỉ định nhận hàng từ nước ngoài thì cơ quan hải quan chấp nhận hóa đơn thương mại do người bán tại Việt Nam phát hành cho chủ hàng.

Người khai hải quan không phải nộp hóa đơn thương mại trong các trường hợp sau:

+ Hàng hóa nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài;

+ Hàng hóa nhập khẩu không có hóa đơn và người mua không phải thanh toán cho người bán.

- Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương (có các thông tin cơ bản sau: tên, địa chỉ người gửi hàng, người nhận hàng; tên hàng, số lượng, trọng lượng; địa điểm xếp hàng lên phương tiện, địa điểm dỡ hàng; số hiệu phương tiện vận chuyển; tên người vận chuyển, thời gian, địa điểm phát hành chứng từ vận tải) đối với trường hợp hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, đường thủy nội địa, vận tải đa phương thức theo quy định của pháp luật (trừ hàng hoá nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới đường bộ, hàng hóa gửi qua dịch vụ bưu chính, chuyển phát nhanh, hàng hoá mua bán giữa khu phi thuế quan và nội địa, hàng hóa nhập khẩu do người nhập cảnh mang theo đường hành lý) (sau đây gọi tắt là vận đơn).

Đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ cho hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí vận chuyển trên các tàu dịch vụ (không phải là tàu thương mại) thì nộp bản khai hàng hoá (cargo manifest) thay cho vận đơn;

d) Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật; Giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc văn bản thông báo giao quyền sử dụng hạn ngạch thuế quan nhập khẩu (sau đây gọi tắt là giấy phép nhập khẩu);

- Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành;

- Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư;

- Tờ khai trị giá: Người khai hải quan khai tờ khai trị giá theo mẫu, gửi đến Hệ thống dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc nộp cho cơ quan hải quan 02 bản chính đối với trường hợp khai trên tờ khai hải quan giấy. Các trường hợp phải khai tờ khai trị giá và mẫu tờ khai trị giá thực hiện theo quy định tại Thông tư số 39/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính;

- Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo quy định tại Thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

- Danh mục máy móc thiết bị nhập khẩu kèm Phiếu theo dõi trừ lùi trong trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, 85 và 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời;

- Hợp đồng ủy thác đối với trường hợp ủy thác nhập khẩu hàng hóa thuộc diện phải có các chứng từ quy định tại điểm d, điểm đ, điểm e khoản này;

- Đối với hàng hóa nhập khẩu của thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam thực hiện quyền nhập khẩu: Giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu, nhập khẩu của thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam do Bộ Công Thương cấp;

- Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện quyền nhập khẩu: Giấy chứng nhận đầu tư về hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan đến mua bán hàng hóa của thương nhân có vốn đầu tư nước ngoài có đăng ký quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu; Trường hợp không phải thực hiện cấp Giấy chứng nhận đầu tư thì nộp chứng từ tương đương.

Trường hợp thực hiện thủ tục hải quan tại cùng một cơ quan hải quan thì người khai hải quan chỉ phải nộp các chứng từ quy định tại điểm l và điểm m khoản này lần đầu khi làm thủ tục hải quan. Người khai phải khai tại ô “Số giấy phép” trên tờ khai hải quan điện tử đối với các chứng từ nêu tại điểm l, điểm m khoản này.

Trước đây, về hồ sơ đối với hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu, căn cứ theo khoản 1 và khoản 2 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BCT được sửa đổi bởi khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC quy định cụ thể như sau:

- Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu:

+ Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này. Trường hợp thực hiện trên tờ khai hải quan giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại khoản 12 Điều 1 Nghị định 59/2018/NĐ-CP ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 08/2015/NĐ-CP, người khai hải quan khai và nộp 02 bản chính tờ khai hải quan theo mẫu HQ/2015/XK Phụ lục IV ban hành kèm Thông tư này;

+ Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp;

+ Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;

+ Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép:

* Nếu xuất khẩu một lần: 01 bản chính;

* Nếu xuất khẩu nhiều lần: 01 bản chính khi xuất khẩu lần đầu.

+ Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác theo quy định của pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành): 01 bản chính. Trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định nộp bản chụp hoặc không quy định cụ thể bản chính hay bản chụp thì người khai hải quan được nộp bản chụp. Trường hợp Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành được sử dụng nhiều lần trong thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành thì người khai hải quan chỉ nộp 01 lần cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;

+ Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên;

+ Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác;các chứng từ quy định tại điểm d, điểm đ, điểm e khoản này nếu được cơ quan kiểm tra chuyên ngành, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia theo quy định pháp luật về một cửa quốc gia, người khai hải quan không phải nộp khi làm thủ tục hải quan.

- Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu

+ Tờ khai hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại mẫu số 01 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này. Trường hợp thực hiện trên tờ khai hải quan giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại khoản 12 Điều 1 Nghị định 59/2018/NĐ-CP, người khai hải quan khai và nộp 02 bản chính tờ khai hải quan theo Mẫu HQ/2015/NK Phụ lục IV ban hành kèm Thông tư này;

+ Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp.Trường hợp chủ hàng mua hàng từ người bán tại Việt Nam nhưng được người bán chỉ định nhận hàng từ nước ngoài thì cơ quan hải quan chấp nhận hóa đơn do người bán tại Việt Nam phát hành cho chủ hàng.

Người khai hải quan không phải nộp hóa đơn thương mại trong các trường hợp sau:

* Hàng hóa nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài;

* Hàng hóa nhập khẩu không có hóa đơn và người mua không phải thanh toán cho người bán, người khai hải quan khai trị giá hải quan theo quy định tại Thông tư 39/2015/TT-BTC ngày 25 tháng 03 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về trị giá hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

+ Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương đối với trường hợp hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, vận tải đa phương thức theo quy định của pháp luật (trừ hàng hóa nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới đường bộ, hàng hóa mua bán giữa khu phi thuế quan và nội địa, hàng hóa nhập khẩu do người nhập cảnh mang theo đường hành lý): 01 bản chụp. Đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ cho hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí vận chuyển trên các tàu dịch vụ (không phải là tàu thương mại) thì nộp bản khai hàng hóa (cargo manifest) thay cho vận đơn;

+ Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu nhập khẩu quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính;

+ Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về ngoại thương và thương mại đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu; Giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc văn bản thông báo giao quyền sử dụng hạn ngạch thuế quan nhập khẩu:

* Nếu nhập khẩu một lần: 01 bản chính;

* Nếu nhập khẩu nhiều lần: 01 bản chính khi nhập khẩu lần đầu.

+ Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: 01 bản chính. Trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định nộp bản chụp hoặc không quy định cụ thể bản chính hay bản chụp thì người khai hải quan được nộp bản chụp. Trường hợp Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành được sử dụng nhiều lần trong thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành thì người khai hải quan chỉ nộp 01 lần cho Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục nhập khẩu lô hàng đầu tiên;

+ Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục nhập khẩu lô hàng đầu tiên;

+ Tờ khai trị giá: Người khai hải quan khai tờ khai trị giá theo mẫu, gửi đến Hệ thống dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc nộp cho cơ quan hải quan 02 bản chính đối với trường hợp khai trên tờ khai hải quan giấy. Các trường hợp phải khai tờ khai trị giá và mẫu tờ khai trị giá thực hiện theo quy định tại Thông tư 39/2015/TT-BTC;

+ Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo quy định tại Thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

+ Danh mục máy móc, thiết bị trong trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, Chương 85 và Chương 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam hoặc phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời: 01 bản chụp và xuất trình bản chính Danh mục máy móc, thiết bị để đối chiếu kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi theo quy định tại Thông tư 14/2015/TT-BTC trong trường hợp nhập khẩu nhiều lần;

+ Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác nhập khẩu các mặt hàng thuộc diện phải có giấy phép nhập khẩu, chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư, pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành, pháp luật về quản lý ngoại thương mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác;

+ Hợp đồng bán hàng cho trường học, viện nghiên cứu hoặc hợp đồng cung cấp hàng hóa hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ đối với thiết bị, dụng cụ chuyên dùng cho giảng dạy, nghiên cứu, thí nghiệm khoa học đối với trường hợp hàng hóa nhập khẩu được áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng 5% theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng: 01 bản chụp. Các chứng từ quy định tại điểm đ, điểm e, điểm g, điểm i khoản này nếu được cơ quan kiểm tra chuyên ngành, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc cơ quan có thẩm quyền ở nước xuất khẩu gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa ASEAN hoặc Cổng thông tin trao đổi với các nước khác theo quy định của Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, người khai hải quan không phải nộp khi làm thủ tục hải quan.

Mức lệ phí được quy định như thế nào?

Biểu mức thu phí hải quan và lệ phí hàng hóa, phương tiện vận tải quá cảnh kèm theo Thông tư 86/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 12/10/2025), cụ thể:

Trước đây, mức thu phí, lệ phí khi làm thủ tục hải quan được hướng dẫn bởi khoản 1 Công văn 797/TCHQ-TXNK năm 2017, cụ thể như sau:

- Phí hải quan đăng ký tờ khai: 20.000 đồng/tờ khai đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (bao gồm cả hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu là phương tiện vận tải đường biển, đường sông, đường sắt, đường bộ).

- Phí hải quan kiểm tra, giám sát hoặc tạm dừng làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có yêu cầu bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ: 200.000 đồng/01 đơn.

- Phí hải quan: 50 USD/ chuyến bay đến đối với chuyến bay của nước ngoài đến các cảng hàng không Việt Nam.

- Lệ phí đối với phương tiện quá cảnh đường bộ: 200.000 đồng/phương tiện

- Lệ phí đối với phương tiện quá cảnh đường thủy: 500.000 đồng/phương tiện.