Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cần chuẩn bị những gì? Chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội chậm cho người lao động có bị xử phạt không?

Nội dung chính

• Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cần chuẩn bị những gì?
• Thời hạn công ty chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là bao lâu?
• Chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội chậm cho người lao động có bị xử phạt không?

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cần chuẩn bị những gì?

Muốn thực hiện thủ tục chốt sổ cho người lao động nghỉ việc, công ty bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Làm thủ tục báo giảm lao động:

Căn cứ theo quy định tại Điều 23 về Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ – BNN, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và Phiếu giao nhận hồ sơ 600a quy định về hồ sơ trong trường hợp báo giảm lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Theo đó, bên công ty bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

+) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS);

+) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có).

Theo đó, bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm những giấy tờ nêu trên để thực hiện thủ tục báo giảm lao động với cơ quan BHXH.

Bước 2: Làm thủ tục chốt sổ

Căn cứ theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và Phiếu giao nhận hồ sơ 620/…/SO thì hồ sơ chốt sổ BHXH công ty bạn cần chuẩn bị bao gồm những giấy tờ sau:

+) Sổ BHXH (mẫu sổ cũ) hoặc Tờ bìa sổ sổ BHXH (sổ mẫu mới);

+) Các tờ rời sổ BHXH;

Như vậy, nếu công ty bạn không có phần mềm BHXH và không thực hiện kê khai qua phần mềm thì công ty bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm đầy những giấy tờ theo quy định nêu trên nộp tới cơ quan BHXH.

Về địa điểm nộp hồ sơ căn cứ theo Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2017 thì:

“6. Sửa đổi, bổ sung Tiết a Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 3 như sau:

“a) Cấp mới, cấp lại, điều chỉnh, xác nhận sổ BHXH và ghi thời gian đóng BHTN chưa hưởng trợ cấp thất nghiệp, ghi thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN cho người tham gia tại đơn vị do BHXH huyện trực tiếp thu; người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN ở huyện, tỉnh khác.”

Như vậy, công ty bạn nộp hồ sơ xác nhận sổ BHXH cho lao động tại cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi công ty bạn đặt trụ sở.

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cần chuẩn bị những gì?

Thời hạn công ty chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là bao lâu?

Căn cứ theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

- Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

+ Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

+ Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

+ Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

+ Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

- Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

- Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

+ Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

+ Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Như vậy, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày: Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động; Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã; Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

Tải về mẫu phiếu đề nghị gộp sổ bhxh mới nhất 2023: Tại Đây

Chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội chậm cho người lao động có bị xử phạt không?

Căn cứ theo điểm d khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP Vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp như sau:

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

+ Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng; không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có hiệu lực;

+ Không lập danh sách người lao động hoặc không lập hồ sơ hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 102, khoản 1 Điều 103, khoản 1 Điều 110, khoản 2 Điều 112 của Luật Bảo hiểm xã hội; khoản 1 Điều 59, khoản 1 Điều 60 của Luật An toàn, vệ sinh lao động;

+ Không giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại Điều 47 của Luật An toàn, vệ sinh lao động và Điều 55 của Luật Bảo hiểm xã hội đi khám giám định suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng Giám định y khoa;

+ Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội.

Như vậy, trong trường hợp công ty bạn chốt và trả sổ cho người lao động muộn quá thời hạn quy định thì khi bị phát hiện, công ty bạn sẽ bị xử phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng. Ngoài ra, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.