Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử là gì? Yêu cầu đối với hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử gồm những gì?

Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử là gì?

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 164/2025/NĐ-CP như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, mỗi người chỉ được cấp duy nhất một mã số bảo hiểm xã hội và chứa đựng thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều 25 của Luật Bảo hiểm xã hội.

2. Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử là sổ bảo hiểm xã hội được Bộ Tài chính tạo lập bằng phương tiện điện tử, chứa đựng thông tin như sổ bảo hiểm xã hội bản giấy.

3. Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử được tích hợp với tài khoản định danh điện tử của cá nhân tham gia bảo hiểm xã hội và lưu trữ, cập nhật thường xuyên tại kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính, Cổng Dịch vụ công quốc gia sau khi cá nhân, tổ chức thực hiện thành công giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

4. Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử đối với đối tượng thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an có các thông tin như sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy; do Bộ Quốc phòng, Bộ Công an tạo lập, tích hợp, quản lý trên Tài khoản định danh điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an và bảo đảm các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội.

5. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử được cấp chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026 và có giá trị pháp lý như sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy.

Theo đó, sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử là sổ bảo hiểm xã hội được Bộ Tài chính tạo lập bằng phương tiện điện tử, chứa đựng thông tin như sổ bảo hiểm xã hội bản giấy.

Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử là gì? Yêu cầu đối với hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử gồm những gì? (Hình từ Internet)

Yêu cầu đối với hồ sơ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử gồm những gì?

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 164/2025/NĐ-CP, yêu cầu đối với hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử bao gồm:

(1) Hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử phải có đủ chữ ký số của những người có trách nhiệm ký theo quy định của pháp luật.

Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì văn bản đó phải được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

Trường hợp hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm theo quy định của pháp luật trong quá trình luân chuyển hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến người ký cuối cùng.

(2) Trường hợp hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải chuyển đổi sang dạng điện tử.

Việc chuyển đổi từ hồ sơ, chứng từ giấy sang hồ sơ, chứng từ điện tử và hồ sơ, chứng từ điện tử sang hồ sơ, chứng từ giấy thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu.

Cơ quan bảo hiểm xã hội có những trách nhiệm gì?

Theo quy định tại Điều 18 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 về trách nhiệm của cơ quan bảo hiểm xã hội như sau:

(1) Tuyên truyền, phổ biến, giải đáp, tư vấn chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế; xây dựng chiến lược phát triển ngành bảo hiểm xã hội, chiến lược đầu tư dài hạn trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; xây dựng phương án đầu tư hằng năm trình Hội đồng quản lý bảo hiểm xã hội quyết định; tổ chức đánh giá và công bố mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân đối với việc thực hiện chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

(2) Ban hành mẫu sổ bảo hiểm xã hội, mẫu hồ sơ bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

(3) Tổ chức thực hiện thu, chi bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.

(4) Tiếp nhận hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế và cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động.

(5) Tiếp nhận hồ sơ đề nghị hưởng và giải quyết hưởng chế độ bảo hiểm xã hội; tổ chức trả lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ, thuận tiện và đúng thời hạn.

(6) Xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho từng người lao động; cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin về việc đóng, quyền được hưởng chế độ, thủ tục thực hiện bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện khi người lao động, người sử dụng lao động hoặc tổ chức công đoàn yêu cầu.

(7) Ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện cải cách thủ tục hành chính bảo đảm công khai, minh bạch, đơn giản, thuận tiện cho người tham gia và người thụ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội; lưu trữ hồ sơ của người tham gia và người thụ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật.

(8) Quản lý, sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp, quỹ bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.

(9) Thực hiện các biện pháp bảo toàn và tăng trưởng quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp, quỹ bảo hiểm y tế theo quyết định của Hội đồng quản lý bảo hiểm xã hội.

(10) Thực hiện công tác thống kê, kế toán tài chính về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

(11) Tập huấn và hướng dẫn nghiệp vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

(12) Thực hiện chế độ báo cáo như sau:

- Định kỳ 03 tháng, báo cáo Hội đồng quản lý bảo hiểm xã hội tình hình thực hiện chính sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế;

- Định kỳ 06 tháng, báo cáo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về tình hình thực hiện chính sách, chế độ bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp; báo cáo Bộ Y tế về tình hình thực hiện chính sách, chế độ bảo hiểm y tế;

- Định kỳ 06 tháng, cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân cùng cấp về tình hình thực hiện chính sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế trong phạm vi địa phương quản lý;

- Hằng năm, báo cáo Bộ Tài chính về tình hình quản lý và sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp, quỹ bảo hiểm y tế.

(13) Định kỳ 05 năm, đánh giá và dự báo khả năng cân đối của quỹ hưu trí và tử tuất.

(14) Cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến việc thực hiện chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

(15) Giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

(16) Thực hiện hợp tác quốc tế về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

(17) Xác định và theo dõi người lao động, người sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 30 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

(18) Chủ trì xây dựng, quản lý, cập nhật, duy trì cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm và khai thác, sử dụng, chia sẻ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm theo quy định của pháp luật.