Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động ghi mã số thuế 10 số hay 12 số?

Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động ghi mã số thuế 10 số hay 12 số?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:

Nội dung chứng từ

1. Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

a) Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

c) Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

d) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

e) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

g) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

...

Bên cạnh đó, căn cứ theo khoản 2 Điều 38 Thông tư 86/2024/TT-BTC thì:

Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 06 tháng 02 năm 2025, thay thế Thông tư số 105/2020/TT-BTC ngày 03/12/2020 của Bộ Tài chính hướng dẫn về đăng ký thuế, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Mã số thuế do cơ quan thuế cấp cho cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh được thực hiện đến hết ngày 30/6/2025. Kể từ ngày 01/7/2025, người nộp thuế, cơ quan quản lý thuế, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc sử dụng mã số thuế theo quy định tại Điều 35 Luật Quản lý thuế thực hiện sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế.

3. Trường hợp các văn bản đã dẫn chiếu tại Thông tư này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì thực hiện theo văn bản mới được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế đó.

Do đó, kể từ ngày 01/7/2025, người nộp thuế có liên quan đến việc sử dụng mã số thuế theo quy định tại Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019 thực hiện sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế để nộp thuế TNCN. Mã số thuế cá nhân hiện nay sẽ dùng CCCD thay cho mã số thuế và mã số thuế sẽ là dãy số tự nhiên trên CCCD gồm 12 chữ số.

Như vậy, khi xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động sẽ ghi mã số thuế 12 số theo số CCCD của người lao động.

Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động ghi mã số thuế 10 số hay 12 số? (Hình từ Internet)

Có phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi không khấu trừ thuế không?

Căn cứ theo điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

...

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.

Theo đó, hiện nay pháp luật không có quy định về việc không khấu trừ thuế thì có phải cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hay không.

Tuy nhiên, nếu trường hợp tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế của người nộp thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC thì tổ chức, cá nhân phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ theo quy định.

Lưu ý: Nếu trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân thì tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế không cấp chứng từ khấu trừ.

Hồ sơ trực tiếp quyết toán thuế từ ngày 14/2/2026 đối với người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công gồm những giấy tờ gì?

Chính phủ ban hành Nghị định 373/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 sửa đổi Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2019 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14 tháng 02 năm 2026.

Tại Điều 10 Nghị định 373/2025/NĐ-CP quy định thay thế danh mục hồ sơ khai thuế tại Phụ lục I kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP bằng danh mục hồ sơ khai thuế tại Phụ lục I kèm theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP .

Theo đó, căn cứ vào Mục 9.2 và Mục 9.9 Phụ lục I kèm theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP thì hồ sơ quyết toán thuế đối với thu nhập tiền lương tiền công từ ngày 14/2/2026 như sau:

* Hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế

- 02/QTT-TNCN: Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (áp dụng đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công) Tải về;

- 02-1/BK-QTT-TNCN: Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc Tải về;

- Và thêm một số giấy tờ nếu thuộc vào các trường hợp sau:

+ Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập thực hiện chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử đến cơ quan thuế, người nộp thuế không cần nộp bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ. Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

+ Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc Bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.

+ Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có)

+ Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.

+ Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc thực hiện theo thủ tục đăng ký thuế lần đầu tại văn bản quy định về đăng ký thuế.

* Hồ sơ quyết toán thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập khấu trừ thuế đối với tiền lương tiền công

- 05/QTT-TNCN: Tờ khai thuyết toán thuế thu nhập cá nhân (áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công) tại đây.

- 05-1/BK-QTT-TNCN: Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần tại đây;

- 05-2/BK-QTT-TNCN: Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần tại đây;

- 05-3/BK-QTT-TNCN: Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh tại đây.