Hướng dẫn mới nhất về đăng ký người phụ thuộc năm 2026 theo Công văn 2586, cụ thể thủ tục thực hiện thế nào?

Hướng dẫn mới nhất về đăng ký người phụ thuộc năm 2026 theo Công văn 2586, cụ thể thủ tục thực hiện thế nào?

Thuế cơ sở 25 Thành phố Hồ Chí Minh vừa ban hành Công văn 2586/TCS25-NVDTPC năm 2026 nhằm tuyên truyền, hướng dẫn cụ thể về đăng ký mã số thuế và đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh.

>> Xem chi tiết Công văn 2586/TCS25-NVDTPC năm 2026: TẠI ĐÂY

Văn bản tập trung làm rõ quy trình thực hiện đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, cũng như các trường hợp trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế.

Căn cứ điểm i và tiết h.2.1.1.1 điểm h khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính quy định về giảm trừ gia cảnh:

Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu theo hướng dẫn tại tiết h.2.1.1.1 điểm h khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Khai giảm trừ đối với người phụ thuộc

Người nộp thuế có thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công trên 09 triệu đồng/tháng để được giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc khai như sau:

- Đối với người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công

+ Đăng ký người phụ thuộc

++ Đăng ký người phụ thuộc lần đầu:

Người nộp thuế có thu nhập từ tiền lương, tiền công đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế và nộp hai (02) bản cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập để làm căn cứ tính giảm trừ cho người phụ thuộc.

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập lựu giữ một (01) bản đăng ký và nộp một (01) bản đăng ký cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của luật quản lý thuế.

Riêng đối với cá nhân trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế thì cá nhân nộp một (01) bản đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân của kỳ khai thuế đó theo quy định của Luật Quản lý thuế.

Cá nhân trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế thực hiện theo hướng dẫn tại điểm c khoản 2 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về đăng ký thuế:

Trường hợp cá nhân quy định tại điểm k, n khoản 2 Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC nộp thuế thu nhập cá nhân không qua cơ quan chỉ trả thu nhập hoặc không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thuế.

Địa điểm nộp hồ sơ:

- Tại Cục Thuế nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả nhưng tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế.

- Tại Cục Thuế nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do các tổ chức, cá nhần trả từ nước ngoài.

Hướng dẫn mới nhất về đăng ký người phụ thuộc năm 2026 theo Công văn 2586, cụ thể thủ tục thực hiện thế nào?

Khi nào cần đăng ký người phụ thuộc?

Tại khoản 2 Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 có quy định:

Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công

...

2. Thu nhập tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là tổng thu nhập chịu thuế quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật này mà người nộp thuế nhận được trong kỳ tính thuế, trừ (-) đi các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ không vượt quá mức do Chính phủ quy định và các khoản giảm trừ quy định tại Điều 10 và Điều 11 của Luật này.

...

Tại Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 có quy định như sau:

Mức giảm trừ gia cảnh của thuế thu nhập cá nhân

Điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật Thuế thu nhập cá nhân như sau:

a) Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm);

b) Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng.

Và theo quy định tại điểm i khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người lao động không có người phụ thuộc thì phải nộp thuế thu nhập khi có tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công trên 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm) sau khi đã trừ các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc theo quy định và các khoản đóng góp khác như từ thiện, nhân đạo, các khoản miễn thuế.

Như vậy, khi người lao động có thu nhập chịu thuế lớn hơn 15,5 triệu đồng/tháng thì nếu người này có người phụ thuộc sẽ cần thực hiện đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân.

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh bao gồm những giấy tờ gì?

Căn cứ quy định tại điểm g khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC được sửa đổi tại bởi Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BTC, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh bao gồm những giấy tờ sau:

(1) Đối với hồ sơ xin giảm trừ gia cảnh cho con:

(Gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ/chồng)

- Con dưới 18 tuổi

Hồ sơ chứng minh là bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (nếu có) (bổ sung Căn cước công dân so với trước đây).

- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động

Hồ sơ chứng minh gồm có:

+ Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (nếu có) (bổ sung Căn cước công dân so với trước đây).

+ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật.

- Con đang theo học tại các bậc học

Hồ sơ chứng minh gồm:

+ Bản chụp Giấy khai sinh.

+ Bản chụp thẻ sinh viên/bản khai có xác nhận của nhà trường/giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông/học nghề.

- Con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng

Ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, hồ sơ cần có thêm giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: Bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con…

(2) Đối với hồ sơ xin giảm trừ gia cảnh cho vợ/chồng:

Hồ sơ chứng minh gồm có:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (bổ sung Căn cước công dân so với trước đây).

- Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú/Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư/giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng)/Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn (Trước đây yêu cầu bản chụp sổ hộ khẩu)

Trường hợp vợ/chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như:

+ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động.

+ Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

(3) Đối với hồ sơ xin giảm trừ gia cảnh cho cha, mẹ:

(Cha, mẹ đẻ, cha, mẹ vợ, cha, mẹ chồng, cha dượng, mẹ kế, cha, mẹ nuôi)

Hồ sơ chứng minh gồm:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (bổ sung Căn cước công dân so với trước đây).

- Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như:

+ Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú; hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; hoặc Giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp; Giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

+ Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như:

++ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định đối với người khuyết tật không có khả năng lao động.

++ Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

(4) Đối với hồ sơ xin giảm trừ gia cảnh cho cá nhân khác:

(Gồm: Anh, chị, em ruột của người nộp thuế; ông, bà nội; ông, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế; con của anh ruột, chị ruột, em ruột; người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định mà không có nơi nương tựa được người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng)

Hồ sơ gồm:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (bổ sung Căn cước công dân so với trước đây).

- Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định pháp luật.

- Các giấy tờ hợp pháp là bất kỳ giấy tờ pháp lý nào xác định được mối quan hệ của người nộp thuế với người phụ thuộc như:

+ Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).

+ Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp.

(Trước đây yêu cầu bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu) hoặc bản chụp đăng ký tạm trú của người phụ thuộc (nếu không cùng sổ hộ khẩu)).

+ Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.

+ Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng).

Nếu người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như:

+ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động.

+ Bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).