Việc quản lý văn bản đi thực hiện theo trình tự như thế nào? Trường hợp văn bản đi đã được phát hành nhưng phát hiện có sai sót thì phải xử lý ra sao?

Nội dung chính

• Văn bản đi được giải thích thế nào và việc quản lý văn bản đi thực hiện theo trình tự ra sao?
• Văn bản đi được đăng ký bằng những hình thức nào? Mẫu sổ văn bản đi quy định tại đâu?
• Trường hợp văn bản đi đã được phát hành nhưng phát hiện có sai sót thì phải xử lý như thế nào?
• Lưu văn bản đi bằng Hệ thống có giá trị tương đương với văn bản giấy hay không?

Văn bản đi được giải thích thế nào và việc quản lý văn bản đi thực hiện theo trình tự ra sao?

Tại khoản 5 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa thì “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Cũng theo Điều 14 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định trình tự quản lý văn bản đi như sau:

- Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

- Đăng ký văn bản đi.

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).

- Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Lưu văn bản đi.

Văn bản đi được đăng ký bằng những hình thức nào? Mẫu sổ văn bản đi quy định tại đâu?

Theo Điều 16 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định Đăng ký văn bản đi như sau:

- Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

- Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

+ Đăng ký văn bản bằng sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

+ Đăng ký văn bản bằng Hệ thống

Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Văn bản đi được đăng ký thông qua 02 hình thức: Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này. Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

Việc quản lý văn bản đi thực hiện theo trình tự rnhư thế nào? Trường hợp văn bản đi đã được phát hành nhưng phát hiện có sai sót thì phải xử lý ra sao?

Trường hợp văn bản đi đã được phát hành nhưng phát hiện có sai sót thì phải xử lý như thế nào?

Theo Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi như sau:

- Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

- Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Thu hồi văn bản

+ Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

+ Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

- Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

- Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định này.

Theo đó, văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Lưu văn bản đi bằng Hệ thống có giá trị tương đương với văn bản giấy hay không?

Theo Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định Lưu văn bản đi như sua:

(1) Lưu văn bản giấy

- Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

- Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

(2) Lưu văn bản điện tử

- Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

- Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.

Việc bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.

Theo đó có thể thấy rằng thì việc lưu văn bản đi bằng Hệ thống có giá trị tương đương với văn bản giấy.