Văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được đóng dấu, ký số văn bản như thế nào theo quy định mới nhất?

Nội dung chính

• Văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được đóng dấu, ký số văn bản như thế nào theo quy định mới nhất?
• Cấp số, thời gian ban hành văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?
• Việc lưu văn bản đi đối với văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện theo quy định nào?

Văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được đóng dấu, ký số văn bản như thế nào theo quy định mới nhất?

Theo đó hiện nay quy định về đóng dấu, ký số của văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thể hiện tại khoản 2 Điều 20 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định đóng dấu, ký số văn bản cụ thể:

- Đối với văn bản giấy

+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.

+ Văn thư chỉ đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính khi có chữ ký nháy của lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản. Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục.

+ Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, mỗi dấu không quá 05 trang.

- Đối với văn bản điện tử

Ký số của Bộ GDĐT, đơn vị đối với văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.

Như vậy việc đóng dấu, ký số của văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và đào tạo được thực hiện theo quy định nêu trên.

Văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo (Hình từ Internet)

Cấp số, thời gian ban hành văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?

Tại Điều 18 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định như sau:

- Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của Bộ GDĐT trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm), số và ký hiệu văn bản là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

+ Văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.

+ Văn bản hành chính của Bộ GDĐT được đăng ký như sau:

++ Các loại văn bản: Quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.

++ Công văn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.

++ Các loại văn bản: Chỉ thị, thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.

- Các loại văn bản khác được cấp hệ thống số riêng: Văn bản hợp nhất, bản sao văn bản.

- Các Hội đồng, Ban, Tổ của Bộ GDĐT,… (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của Bộ GDĐT để ban hành văn bản thì lấy hệ thống số riêng.

- Văn bản đi của đơn vị được ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm theo hệ thống số riêng của đơn vị do Văn thư đơn vị thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

- Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống E-Office.

Việc lưu văn bản đi đối với văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện theo quy định nào?

Theo đó hiện nay quy định về lưu văn bản đi đối với văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thể hiện tại Điều 22 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định như sau:

- Lưu văn bản giấy

+ Đối với văn bản đi do Văn thư cơ quan phát hành: Mỗi văn bản đi phải được lưu 02 (hai) bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan và 01 (một) bản chính lưu tại hồ sơ công việc của công chức được giao chủ trì xử lý công việc.

+ Đối với văn bản đi do Văn thư đơn vị phát hành: Mỗi văn bản đi phải được lưu 02 (hai) bản: Bản gốc lưu tại Văn thư đơn vị và 01 (một) bản chính lưu tại hồ sơ công việc của công chức được giao chủ trì xử lý công việc.

+ Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

- Lưu văn bản điện tử

+ Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống E-Office.

+ Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống E-Office, in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của Bộ GDĐT, đơn vị để tạo bản chính văn bản giấy lưu tại Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị và hồ sơ công việc của công chức được giao chủ trì xử lý công việc.

- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng văn bản lưu được thực hiện theo quy định hiện hành.

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu của lãnh đạo Bộ. Văn thư đơn vị có trách nhiệm phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu của đơn vị.

Theo đó, đối với việc lưu văn bản đi đối với văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện theo quy định nêu trên.