Việc lưu văn bản đi đối với văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện theo quy định nào?

Nội dung chính

• Việc lưu văn bản đi đối với văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện theo quy định nào?
• Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?
• Trình tự quản lý văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?

Việc lưu văn bản đi đối với văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện theo quy định nào?

Theo đó hiện nay quy định về lưu văn bản đi đối với văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thể hiện tại Điều 22 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định như sau:

- Lưu văn bản giấy

+ Đối với văn bản đi do Văn thư cơ quan phát hành: Mỗi văn bản đi phải được lưu 02 (hai) bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan và 01 (một) bản chính lưu tại hồ sơ công việc của công chức được giao chủ trì xử lý công việc.

+ Đối với văn bản đi do Văn thư đơn vị phát hành: Mỗi văn bản đi phải được lưu 02 (hai) bản: Bản gốc lưu tại Văn thư đơn vị và 01 (một) bản chính lưu tại hồ sơ công việc của công chức được giao chủ trì xử lý công việc.

+ Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

- Lưu văn bản điện tử

+ Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống E-Office.

+ Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống E-Office, in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của Bộ GDĐT, đơn vị để tạo bản chính văn bản giấy lưu tại Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị và hồ sơ công việc của công chức được giao chủ trì xử lý công việc.

- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng văn bản lưu được thực hiện theo quy định hiện hành.

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu của lãnh đạo Bộ. Văn thư đơn vị có trách nhiệm phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu của đơn vị.

Theo đó, đối với việc lưu văn bản đi đối với văn bản thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thực hiện theo quy định nêu trên.

Văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo (Hình từ Internet)

Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?

Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo theo Điều 21 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định như sau:

- Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục phát hành tại Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

- Việc phát hành văn bản mật đi phải đảm bảo bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

+ Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, đảm bảo văn bản đi được gửi kịp thời, đúng địa chỉ.

+ Lập sổ theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị phải theo dõi, thu hồi đủ, đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để xử lý.

- Văn bản đã phát hành cần sửa lại về nội dung thì phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương do chính người đã ký văn bản đó hoặc do người trên một cấp ký văn bản.

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn. Đơn vị chủ trì có trách nhiệm trình người có thẩm quyền quyết định thực hiện việc sửa đổi, thay thế hoặc đính chính văn bản.

- Thu hồi văn bản

+ Đối với văn bản giấy, trong trường hợp cần thu hồi văn bản, đơn vị chủ trì trình xin ý kiến Lãnh đạo Bộ và làm văn bản thông báo thu hồi, thông báo tới bên nhận để có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

+ Đối với văn bản điện tử, trong trường hợp cần thu hồi văn bản, đơn vị chủ trì trình xin ý kiến Lãnh đạo Bộ và làm văn bản thông báo thu hồi, yêu cầu bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Trục liên thông văn bản quốc gia hoặc trên Hệ thống E-Office, đồng thời thông báo để bên gửi biết.

- Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của Bộ GDĐT, đơn vị để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

Số lượng bản chính văn bản giấy được xác định bởi số lượng được ghi ở phần Nơi nhận (Ví dụ: Lưu: VT, VP (5)).

- Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan số hóa văn bản giấy và ký số của Bộ GDĐT, đơn vị.

- Quy trình ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản được thực hiện theo Phụ lục XI của Quy chế này.

Trình tự quản lý văn bản đi thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo như thế nào?

Tại Điều 16 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 3666/QĐ-BGDĐT năm 2023 quy định như sau:

Tất cả văn bản do Bộ GDĐT, các đơn vị phát hành phải được quản lý theo trình tự sau đây:

- Cấp số và thời gian ban hành văn bản.

- Đăng ký văn bản đi.

- Nhân bản, đóng dấu của Bộ GDĐT, đơn vị, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của Bộ GDĐT, đơn vị (đối với văn bản điện tử).

- Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Lưu văn bản đi.