Văn bản đi, văn bản đến được hiểu như thế nào? Văn bản đi và văn bản đến phải được quản lý ra sao?

Nội dung chính

• Văn bản đi, văn bản đến trong công tác văn thư được hiểu như thế nào?
• Theo yêu cầu quản lý công tác văn thư, văn bản đi và văn bản đến phải được quản lý ra sao?
• Trình tự quản lý văn bản đi và trình tự quản lý văn bản đến trong công tác văn thư được quy định thế nào?

Văn bản đi, văn bản đến trong công tác văn thư được hiểu như thế nào?

Tại Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có giải thích một số từ ngữ trong công tác văn thư như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

2. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

3. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

5. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

6. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.

...

Như vậy, văn bản đi trong công tác văn thư được hiểu là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Và văn bản đến trong công tác văn thư được hiểu là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.

Cũng theo quy định trên, văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì có các loại văn bản hành chính trong công tác văn thư như sau:

- Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế;

- Quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn;

- Chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án;

- Báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận;

- Giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Văn bản đi, văn bản đến được hiểu như thế nào? Văn bản đi và văn bản đến phải được quản lý ra sao? (Hình từ Internet)

Theo yêu cầu quản lý công tác văn thư, văn bản đi và văn bản đến phải được quản lý ra sao?

Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư được quy định tại Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư

1. Nguyên tắc

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.

2. Yêu cầu

a) Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này.

b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

d) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

g) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

Theo đó, tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Và văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Trình tự quản lý văn bản đi và trình tự quản lý văn bản đến trong công tác văn thư được quy định thế nào?

Căn cứ quy định tại Điều 14 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Điều 20 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, trình tự quản lý văn bản đi và trình tự quản lý văn bản đến trong công tác văn thư được quy định cụ thể như sau:

(1) Trình tự quản lý văn bản đi

Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản.

Bước 2: Đăng ký văn bản đi.

Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).

Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Bước 5: Lưu văn bản đi.

(2) Trình tự quản lý văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.

Bước 2: Đăng ký văn bản đến.

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến.

Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.