Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại Cơ quan bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện đóng bảo hiểm xã hội. Việc này được thực hiện khi người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
Đây là trách nhiệm của người sử dụng lao động và cần được thực hiện đúng quy định của pháp luật. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động theo quy định tại Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019.
Ngoài ra, người sử dụng lao động cũng có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
Như vậy, người sử dụng lao động thực hiện hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động trong thời hạn quy định. Người lao động không thể tự mình thực hiện việc chốt bảo hiểm xã hội.
Chốt sổ bảo hiểm xã hội cần những giấy tờ gì? (Hình từ Internet)
Chốt sổ bảo hiểm xã hội cần những giấy tờ gì?
Căn cứ theo Điều 23 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định về đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
Để chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, người sử dụng lao động cần thực hiện quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội theo 02 bước như sau:
Bước 1: Báo giảm lao động
Đơn vị cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội bằng cách nộp hồ sơ tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đơn vị tham gia, hồ sơ báo giảm lao động gồm (theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017):
- 01 Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội theo mẫu TK01-TS (do người lao động chuẩn bị khi chưa được cấp mã số bảo hiểm xã hội). Nếu đã có số bảo hiểm xã hội, người lao động chỉ cần cung cấp mã số bảo hiểm xã hội cho đơn vị
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS
- Bảng kê thông tin theo Mẫu D01-TS (Bị bãi bỏ bởi khoản 16 Điều 2 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023)
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội
Sau khi báo giảm bảo hiểm xã hội thành công, đơn vị cần nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 như sau:
- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620
- 01 sổ BHXH (sổ mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới) kèm theo các tờ rời sổ BHXH (1 bản/người)
- 01 Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu DS-XNBS
- 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN
- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).
Bước 3: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan bảo hiểm xã hội
Hình thức gửi hồ sơ: Đối với hồ sơ giấy, đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp, gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
Hoặc có thể nộp hồ sơ qua mạng thông qua phần mềm bảo hiểm xã hội do tổ chức I-VAN ký hợp đồng với bảo hiểm xã hội Việt Nam cũng cấp.
Như vậy, để chốt sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động và người sử dụng lao động cần thực hiện quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội và chuẩn bị những loại giấy tờ được hướng dẫn tại Điều 23 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
>> TẢI VỀ: Chi tiết mẫu 600a phiếu giao nhận hồ sơ cho người sử dụng lao động
>> TẢI VỀ: Chi tiết mẫu 620 phiếu giao nhận hồ sơ cho người lao động
>> TẢI VỀ: Mẫu TK1-TS tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT
>> TẢI VỀ: Mẫu TK3-TS tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT
Chốt sổ bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của đối tượng nào?
Căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 như sau:
Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
...
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
Đồng thời, tại khoản 1 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có nêu:
Trách nhiệm của người sử dụng lao động
1. Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động theo quy định của Luật này; phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc trả sổ bảo hiểm xã hội bản giấy cho người lao động.
2. Lập hồ sơ để người lao động được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.
3. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
...
Như vậy, theo các quy định nêu trên thì (trừ trường hợp người sử dụng lao động phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động) việc chốt sổ bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của người sử dụng lao động.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
