Cách thức hợp nhất mã số thuế trong trường hợp có 2 mã số thuế theo Công văn 3422?

Cách thức hợp nhất mã số thuế trong trường hợp có 2 mã số thuế theo Công văn 3422?

Ngày 27/5/2026, Cục thuế ban hành Công văn 3422/CT-NVT năm 2026 hướng dẫn thống nhất xử lý trường hợp cá nhân được cấp nhiều mã số thuế và cập nhật số định danh cá nhân theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Tải về >> Công văn 3422/CT-NVT năm 2026

Theo Công văn 3422/CT-NVT năm 2026 trong quá trình triển khai công tác quản lý đăng ký thuế, Cục Thuế nhận thấy một số cơ quan thuế còn gặp vướng mắc khi xử lý đối với trường hợp cá nhân đã được cấp nhiều hơn một mã số thuế và việc cập nhật số định danh cá nhân đối với các mã số thuế có thông tin chưa khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Để thống nhất thực hiện, Cục Thuế có ý kiến về việc cá nhân đã được cấp nhiều hơn một mã số thuế như sau:

(1) Nguyên tắc thực hiện

Đề nghị các cơ quan thuế thực hiện đúng, đồng thời tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn người nộp thuế thực hiện đúng theo quy định tại Điều 39 Thông tư 86/2024/TT-BTC. Một số nội dung cần lưu ý gồm:

- Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động tích hợp các MST có thông tin khớp đúng với CSDLQGDC vào số định danh cá nhân, hợp nhất dữ liệu thuế của người nộp thuế theo số định danh cá nhân.

- Đối với các MST có thông tin chưa khớp đúng với CSDLQGDC (MST có trạng thái 10 “MST chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”), người nộp thuế cần cân thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để cập nhật số định danh cá nhân cho các MST này để được tích hợp đầy đủ dữ liệu thuế theo số định danh cá nhân.

- Cơ quan thuế không yêu cầu người nộp thuế thực hiện thủ tục đóng các MST đã cấp sau khi đã hoàn thành việc cập nhật thông tin số định danh cá nhân khớp đúng với CSDLQGDC. Các MST sau khi tích hợp vào số định danh cá nhân sẽ được xử lý theo hướng dẫn tại điểm 1.2 Công văn 3422/CT-NVT năm 2026 .

- Sau khi MST đã được tích hợp vào số định danh cá nhân thì các hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế, giấy tờ có giá trị pháp lý khác đã lập có sử dụng thông tin MST của cá nhân tiếp tục được sử dụng để thực hiện các thủ tục hành chính về thuế, chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ thuế mà không phải điều chỉnh thông tin MST trên hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế sang số định danh cá nhân.

(2) Cách thức hợp nhất và xử lý trên Hệ thống thông tin quản lý thuế

- Việc hợp nhất đảm bảo không làm mất thông tin lịch sử, không làm sai lệch nghĩa vụ thuế đã phát sinh của người nộp thuế trên Hệ thống thông tin quản lý thuế.

- Sau khi hợp nhất, số định danh cá nhân là MST duy nhất của người nộp thuế để dùng trong các văn bản, thông báo, giao dịch giữa cơ quan thuế với người nộp thuế và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan. Việc tổng hợp thông tin, bù trừ nghĩa vụ thuế của người nộp thuế thực hiện theo số định danh cá nhân.

* Lưu ý dành cho cơ quan thuế: Hệ thống thông tin quản lý thuế vẫn duy trì trường thông tin “Mã số thuế” do Hệ thống tự sinh để phục vụ xử lý các nghiệp vụ trong nội bộ ngành thuế (sau đây gọi là “MST nội bộ”). Trường hợp cá nhân đã được cấp nhiều hơn một MST và các MST đã được cập nhật thông tin số định danh cá nhân khớp đúng với CSDLQGDC, các MST đã cấp vẫn tồn tại trên Hệ thống và được xác định là “MST nội bộ”. Việc xử lý nghiệp vụ tại các “MST nội bộ” thực hiện theo nguyên tắc như sau:

+ Hệ thống tự động đánh dấu 01 “MST nội bộ” để xác định cơ quan thuế quản lý trực tiếp người nộp thuế, đồng thời sử dụng để hạch toán các nghĩa vụ thuế phát sinh kể từ sau thời điểm hợp nhất.

+ Các “MST nội bộ” không được đánh dấu: Hệ thống không hạch toán các nghĩa vụ thuế mới phát sinh vào các “MST nội bộ” không được đánh dấu. Các “MST nội bộ” này chỉ dùng cho các giao dịch xử lý bù trừ trong trường hợp còn nợ nộp thừa và bị khóa lại không được tiếp tục sử dụng sau khi bù trừ hết nợ nộp thừa trong Hệ thống.

+ Nguyên tắc xác định “MST nội bộ” được đánh dấu trong trường hợp người nộp thuế có nhiều MST thực hiện theo thứ tự ưu tiên:

(i) Nếu người nộp thuế có ít nhất một MST là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (loại 0300, hoặc 0900 nhưng có MST 0310 trạng thái khác 01) thì Hệ thống đánh dấu cho MST là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh như sau: Nếu chỉ có 01 MST còn nợ nộp thừa, Hệ thống cập nhật đánh dấu cho MST này; Nếu có nhiều hơn 01 MST còn nợ nộp thừa, Hệ thống cập nhật đánh dấu cho MST có ngày cấp nhỏ nhất (trường hợp ngày cấp MST trùng nhau thì chọn ngẫu nhiên MST).

(ii) Đối với người nộp thuế không thuộc trường hợp (i), Hệ thống kiểm tra nếu có tờ khai thuế sử dụng đất phi nông nghiệp trạng thái khác hủy (trạng thái 07) và không phải chuyển nhượng toàn phần (trạng thái 18) thì đánh dấu cho MST có tờ khai thuế sử dụng đất phi nông nghiệp như sau: Nếu chỉ có 01 MST còn nợ nộp thừa, Hệ thống cập nhật đánh dấu cho MST này; Nếu có nhiều hơn 01 MST còn nợ nộp thừa, Hệ thống cập nhật đánh dấu cho MST có ngày cấp nhỏ nhất (trường hợp ngày cấp MST trùng nhau thì chọn ngẫu nhiên MST).

(iii) Đối với người nộp thuế không thuộc trường hợp (i), (ii) nêu trên, nhưng có ít nhất 01 MST còn nợ nộp thừa: Nếu chỉ có 01 MST còn nợ nộp thừa, Hệ thống cập nhật đánh dấu cho MST này; Nếu có nhiều hơn 01 MST còn nợ nộp thừa, Hệ thống cập nhật đánh dấu cho MST có ngày cấp nhỏ nhất (trường hợp ngày cấp MST trùng nhau thì chọn ngẫu nhiên MST).

(iv) Đối với người nộp thuế còn lại (không thuộc trường hợp (i), (ii), (iii) nêu trên), Hệ thống tự động cập nhật đánh dấu cho MST 10 chữ số của người nộp thuế là cá nhân có ngày cấp nhỏ nhất (không phải là người phụ thuộc).

+ Cơ quan thuế thực hiện tra cứu thông tin hợp nhất các MST theo số định danh cá nhân trên Hệ thống TMS như sau: Tra cứu danh sách NNT có nhiều hơn một MST và thông tin “MST nội bộ” được đánh dấu tại chức năng “2.13.4 - Tra cứu MST có cùng CCCD"; Tra cứu nghĩa vụ thuế hợp nhất theo số định danh cá nhân tại chức năng “10.1.3 - Tra cứu tổng quan theo CCCD".

Cách thức hợp nhất mã số thuế trong trường hợp có 2 mã số thuế theo Công văn 3422? (Hình từ Internet)

Mã số thuế được sử dụng như thế nào?

Theo khoản 5 Điều 11 Luật Quản lý thuế 2025, mã số thuế được được ghi trên hóa đơn, chứng từ, hồ sơ, tài liệu trong thực hiện các giao dịch kinh doanh, thực hiện thủ tục hành chính về thuế và mở tài khoản tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán. Đồng thời, được sử dụng trong quản lý thuế; trao đổi, chia sẻ, cung cấp thông tin về người nộp thuế với cơ quan quản lý thuế.

Những hành vi nào bị nghiêm cấm trong quản lý thuế?

Theo Điều 8 Luật Quản lý thuế 2025, những hành vi sau bị nghiêm cấm trong quản lý thuế:

(1) Thông đồng, móc nối, bao che giữa người nộp thuế và công chức quản lý thuế, cơ quan quản lý thuế để chuyển giá, trốn thuế, khoản thu khác, gian lận, trục lợi tiền thuế, tiền ngân sách nhà nước. Lợi dụng chức vụ, quyền hạn để tiết lộ hoặc làm rò rỉ thông tin người nộp thuế trái quy định. Làm sai lệch kết quả kiểm tra, xử lý vi phạm pháp luật về thuế. Gây phiền hà, sách nhiễu đối với người nộp thuế. Lợi dụng để chiếm đoạt hoặc sử dụng trái phép tiền thuế, khoản thu khác.

(2) Cố tình không kê khai hoặc kê khai thuế, khoản thu khác không đầy đủ, kịp thời, chính xác về số tiền thuế, khoản thu khác phải nộp, số tiền thuế, khoản thu khác được miễn, giảm, hoàn, không thu. Cản trở công chức quản lý thuế thi hành công vụ. Chống đối, trì hoãn, không cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ kiểm tra, giám sát thuế, khoản thu khác.

(3) Sử dụng mã số thuế của người nộp thuế khác để thực hiện hành vi vi phạm pháp luật hoặc cho người khác sử dụng mã số thuế của mình không đúng quy định của pháp luật.

(4) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không lập hóa đơn theo quy định của pháp luật; sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ, làm giả hóa đơn, chứng từ để thực hiện hành vi trái pháp luật. Tạo lập hóa đơn, chứng từ điện tử trái phép hoặc phục vụ hành vi vi phạm trong lĩnh vực quản lý thuế.

(5) Làm sai lệch, sử dụng sai mục đích, truy cập trái phép, phá hủy hệ thống thông tin người nộp thuế. Cung cấp, phát tán thông tin sai lệch gây ảnh hưởng đến uy tín, hoạt động của cơ quan quản lý thuế, người nộp thuế, Hệ thống thông tin quản lý thuế.