Trong môi trường điện tử cá nhân có quyền lưu trữ hồ sơ, tài liệu không? Việc kiểm tra hồ sơ là trách nhiệm của ai?

Nội dung chính

• Môi trường điện tử là gì?
• Trong môi trường điện tử thì cá nhân có quyền lưu trữ hồ sơ, tài liệu không?
• Kiểm tra hồ sơ, tài liệu là trách nhiệm của ai?

Môi trường điện tử là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP định nghĩa khái niệm môi trường điện tử như sau:

"1. Môi trường điện tử: là môi trường trong đó thông tin được tạo lập, cung cấp, trao đổi, thu thập, xử lý, lưu trữ thông qua mạng Internet, mạng máy tính, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu."

Môi trường điện tử là gì?

Trong môi trường điện tử thì cá nhân có quyền lưu trữ hồ sơ, tài liệu không?

Căn cứ Điều 5 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định quyền và nghĩa vụ của cá nhân trong môi trường điện tử như sau:

- Quyền

+ Được hỗ trợ trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

+ Được tra cứu, theo dõi, tải về toàn bộ hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính đã gửi thành công từ Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử;

+ Được bảo quản, lưu trữ an toàn đối với hồ sơ, tài liệu, kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử theo quy định của pháp luật;

+ Được yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xác nhận bằng văn bản việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử để phục vụ các hoạt động khác có liên quan trong phạm vi quy định của pháp luật. Việc yêu cầu và xác nhận phải tuân thủ quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin;

+ Được yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chia sẻ thông tin, dữ liệu là kết quả giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân cho cơ quan khác để phục vụ các yêu cầu, lợi ích có liên quan của tổ chức, cá nhân đó.

+ Được công nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử và hồ sơ thủ tục hành chính đã được ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền theo quy định của pháp luật trong các giao dịch điện tử;

+ Thực hiện các quyền theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin và các văn bản hướng dẫn Luật, thực hiện quyền và trách nhiệm được quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

- Nghĩa vụ

+ Cung cấp thông tin đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan giải quyết thủ tục hành chính kịp thời, chính xác;

+ Quản lý, sử dụng tài khoản giao dịch điện tử an toàn, bảo mật;

+ Chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của thông tin hồ sơ kê khai khi thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

+ Theo dõi, cập nhật, phản hồi các thông tin liên quan đến giao dịch điện tử với cơ quan giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện theo các hướng dẫn, thông báo của cơ quan gửi tới tổ chức, cá nhân;

+ Thực hiện đầy đủ các quy định về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; nộp đầy đủ các khoản phí, lệ phí và các nghĩa vụ tài chính khác (nếu có) theo quy định;

+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi vi phạm quy định tại khoản 3 Điều này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

…

Như vậy , trong môi trường điện tử thì cá nhân vẫn có quyền lưu trữ, hồ sơ tài liệu.

Kiểm tra hồ sơ, tài liệu là trách nhiệm của ai?

Tại Điều Điều 6 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định trách nhiệm và hành vi không được làm của cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử như sau:

- Trách nhiệm

+ Hướng dẫn, hỗ trợ để tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

+ Kiểm tra hồ sơ, gửi các thông tin phản hồi cho tổ chức, cá nhân theo các thông tin tổ chức, cá nhân đã đăng ký khi thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

+ Sử dụng tài khoản giao dịch điện tử đã đăng ký đăng nhập vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh để theo dõi, giải quyết hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân theo đúng quy định và đảm bảo hiệu quả;

+ Báo cáo Thủ trưởng cơ quan giải quyết thủ tục hành chính khi phát hiện các hành vi sử dụng hệ thống thông tin không đúng mục đích, các dấu hiệu gây ảnh hưởng đến an toàn, an ninh thông tin để kịp thời xử lý;

+ Tuân thủ Luật An toàn thông tin mạng, Luật An ninh mạng và các quy định pháp luật liên quan về bảo vệ thông tin cá nhân khi thực hiện thu thập thông tin cá nhân của tổ chức, cá nhân tham gia thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

+ Cập nhật các kiến thức bảo đảm sử dụng thành thạo các phần mềm ứng dụng được triển khai trong giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

…

Do đó, trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và tài liệu là trách nhiệm chung cảu cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính phục vụ trong môi trường điện tử.