Tổ chức, cá nhân đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoạt động gồm những gì?

Nội dung chính

• Cả tổ chức và cá nhân được hoạt động dịch vụ lưu trữ cần có đủ các điều kiện gì?
• Tổ chức, cá nhân đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoạt động gồm những gì?
• Tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có những trách nhiệm gì?

Cả tổ chức và cá nhân được hoạt động dịch vụ lưu trữ cần có đủ các điều kiện gì?

Hoạt động dịch vụ lưu trữ được quy định tại Điều 36 Luật Lưu trữ 2011 như sau:

Hoạt động dịch vụ lưu trữ

1. Tổ chức được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh;

b) Có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;

c) Cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

2. Cá nhân được hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

b) Có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;

c) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.

3. Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:

a) Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước;

b) Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.

Theo quy định trên, tổ chức được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:

- Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh;

- Có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;

- Cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Cá nhân được hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây:

- Có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

- Có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;

- Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.

Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:

- Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước;

- Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ.

Điều kiện để tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ (Hình từ Internet)

Tổ chức, cá nhân đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoạt động gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ được quy định tại Điều 7 Thông tư 09/2014/TT-BNV, được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Thông tư 02/2020/TT-BNV, được sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 1/2023/TT-BNV gồm:

- Bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu các giấy tờ sau:

+ Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập (đối với tổ chức).

+ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân (đối với cá nhân hành nghề độc lập).

+ Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của người tham gia hoạt động dịch vụ (đối với tổ chức).

+ Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (đối với cá nhân hành nghề độc lập).

- Danh sách người hành nghề lưu trữ (đối với tổ chức).

- Tài liệu chứng minh cơ sở vật chất, trang thiết bị, điều kiện làm việc để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

Tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có những trách nhiệm gì?

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ được quy định tại Điều 9 Thông tư 09/2014/TT-BNV như sau:

- Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ và pháp luật có liên quan.

- Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn nghiệp vụ của người tham gia hành nghề và phải bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ theo quy định của pháp luật.

- Giải trình hoặc cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến kết quả thực hiện dịch vụ lưu trữ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

- Bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ; lưu trữ hồ sơ, tài liệu về việc thực hiện dịch vụ lưu trữ.

- Các cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản về Sở Nội vụ nơi cơ quan, tổ chức và cá nhân đăng ký hoạt động dịch vụ về việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ trữ từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo. Thời hạn gửi báo cáo trước ngày 15 tháng 12 của năm báo cáo.

Nội dung báo cáo về việc thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ trữ thực hiện theo mẫu Phụ lục II Kèm theo Thông tư 09/2014/TT-BNV.

Tải về mẫu báo cáo tình hình thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ trữ tại đây.