Lập chứng từ kế toán không theo số thứ tự có bị ảnh hưởng gì không? Lập và lưu trữ chứng từ kế toán được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Chứng từ kế toán là gì?
• Lập và lưu trữ chứng từ kế toán được quy định như thế nào?
• Lập chứng từ kế toán không theo số thứ tự có bị ảnh hưởng gì không?

Chứng từ kế toán là gì?

Theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015 quy định về chứng khoán kế toán như sau:

“Điều 3. Giải thích từ ngữ

[...]

3. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

[...]”

Theo đó, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Đồng thời, tại Điều 17 Luật Kế toán 2015 quy định về chứng từ điện tử như sau:

“Điều 17. Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

2. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

3. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.”

Theo đó, Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Lập chứng từ kế toán không theo số thứ tự

Lập và lưu trữ chứng từ kế toán được quy định như thế nào?

Theo Điều 18 Luật Kế toán 2015 quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán như sau:

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

Lập chứng từ kế toán không theo số thứ tự có bị ảnh hưởng gì không?

Theo Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định về việc xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán như sau:

- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

+ Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;

+ Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;

+ Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;

+ Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;

+ Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.

- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

+ Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;

+ Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;

+ Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;

+ Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;

+ Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;

+ Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;

+ Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.

- Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

+ Giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

+ Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

+ Lập chứng từ kế toán có nội dung các liên không giống nhau trong trường hợp phải lập chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Không lập chứng từ kế toán khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Lập nhiều lần chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán.

- Biện pháp khắc phục hậu quả:

+ Bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của chứng từ đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;

+ Buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 3 Điều này;

+ Buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 3 Điều này;

+ Buộc hủy các chứng từ kế toán đã được lập nhiều lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm đ khoản 3 Điều này.

Lưu ý: Mức phạt tiền áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính do cá nhân thực hiện căn cứ tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP).

Theo đó, không có quy định về việc xử phạt đối với hành vi lập chứng từ kế toán không theo thứ tự.