Hướng dẫn doanh nghiệp, HKD báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 chi tiết, đầy đủ?

Hướng dẫn doanh nghiệp, HKD báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026

Theo quy định, Định kỳ 06 tháng và hằng năm, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ.

Dưới đây là Hướng dẫn doanh nghiệp, HKD báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026:

[1] Đối tượng nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026

Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân có thuê, sử dụng lao động.

Lưu ý: Hộ kinh doanh có thuê mướn, sử dụng lao động cũng có trách nhiệm phải Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ (báo cáo tình hình thay đổi lao động).

[2] Hạn nộp báo cáo lao động 6 tháng đầu năm

Trước ngày 05 tháng 6 năm 2026

Ngày cuối cùng để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 là ngày 04/5/2026

[3] Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 đang được áp dụng là Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Tải về

>>> Tải về FILE EXCEL

>> Hướng dẫn điền báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026

[4] Hình thức nộp báo cáo

Theo quy định, người sử dụng lao động thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động định kì đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia (nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online).

Trường hợp không thể nộp qua Cổng dịch vụ công thì gửi báo cáo bằng bản giấy đến Sở Nội vụ:

Hiện nay, một số Sở Nội vụ có thực hiện hướng dẫn người sử dụng lao động nộp Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026, trong đó có kèm link biểu mẫu để nộp báo cáo. Trong trường hợp này, nếu người sử dụng lao động đã nộp qua link biểu mẫu thì không cần nộp thêm báo cáo thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, vì việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 thông qua Cổng dịch vụ công, nộp bản giấy hay nộp online qua link của Sở Nội vụ cũng đều là phương thức để thực hiện báo cáo. Nếu đã nộp báo cáo qua link của Sở Nội vụ và được tiếp nhận, người sử dụng lao động đã hoàn thành trách nhiệm quản lý lao động theo quy định.

>> Hướng dẫn Sửa lỗi không nộp được báo cáo tình hình sử dụng lao động trên Dịch vụ công

Lưu ý: Ngoài nộp Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 đến Sở Nội vụ, người sử dụng lao động đồng thời phải thông báo đến cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Riêng khu công nghiệp, khu kinh tế: Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động đồng thời báo cáo tình hình thay đổi lao động đến 03 nơi: (i) Sở Nội vụ; (ii) Cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện; (iii) Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026

------------

Lưu ý: Theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP mức phạt không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ cụ thể như sau:

Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

...

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

...

c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;

...

Theo đó, không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Lưu ý: Mức phạt tiền nêu trên là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (Khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP)

Các bước nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online trên Cổng dịch vụ công

Hướng dẫn Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia https://vpcp.dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html

Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản. Đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới.

Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn chức năng "Dịch vụ công trực tuyến".

Nhập “Báo cáo tình hình sử dụng lao động” trên mục thanh tìm kiếm và chọn “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và báo cáo tình hình sử dụng lao động”

Bước 4: Chọn thủ tục, bấm vào "Nộp trực tuyến".

Bước 5: Kê khai thông tin.

Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Bước 6: Bấm vào nút "Đăng ký" hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.

Bước 7: Khi màn hình hiện lên bảng "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công" thì bấm nút "Thoát" để kết thúc thủ tục.

Bước 8: Doanh ngiệp nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội.

Bước 9: Cán bộ bảo hiểm xã hội. xử lý hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội.

Bước 10: Cổng Dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội.

Bước 11: Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kì báo cáo do Bộ Nội vụ quy định.

Link nộp và hướng dẫn của một số tỉnh

(1) Hồ Chí Minh

TPHCM hướng dẫn cách nộp báo cáo sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 theo Công văn 7738/SNV-VLATLD

(2) Hà Nội

Công văn 3209/SNV-VLATLĐ hướng dẫn nộp báo cáo sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 tại Hà Nội

(3) Đà Nẵng

Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 tại Thành phố Đà Nẵng

(4) Tây Ninh

Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 tỉnh Tây Ninh

Nộp báo cáo lao động 6 tháng đầu năm 2026, Báo cáo tình hình lao động 6 tháng đầu năm 2026

Hướng dẫn doanh nghiệp, HKD báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 chi tiết, đầy đủ?

Quy định về Báo cáo sử dụng lao động 2026

Căn cứ theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Việc báo cáo sử dụng lao động 2026 hiện nay được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi được sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP và thực hiện theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 (VB hết hiệu lực: 01/03/2027). Cụ thể như sau:

[1] Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

[2] Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PL.

[3] Đối với khu công nghệ cao, việc báo cáo sử dụng lao động thực hiện như sau: Người sử dụng lao động báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ và Xã hội và Ban quản lý khu công nghệ cao thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy đến Ban quản lý khu công nghệ cao.

Một số câu hỏi (FAQ) về báo cáo tình hình sử dụng lao động

(1) Không thuê nhân viên có phải nộp báo cáo sử dụng lao động không?

Trường hợp doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân không thuê nhân viên làm việc thì không phải nộp báo cáo sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026.

(2) Có bắt buộc nộp online báo cáo tình hình sử dụng lao động không?

Theo quy định hiện nay, người sử dụng lao động có thể nộp online qua Cổng dịch vụ công hoặc nộp trực tiếp đến Sở Nội vụ, không bắt buộc toàn bộ hồ sơ báo cáo phải nộp online.

(3) Doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động không?

Doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động nhưng vẫn phát sinh hoạt động thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận (phát sinh nghĩa vụ với người lao động) thì vẫn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động.