Có được dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán cho hoạt động xã hội, từ thiện không? Nguyên tắc, thời gian thực hiện khóa sổ kế toán như thế nào?

Nội dung chính

• Ghi sổ kế toán cho hoạt động xã hội, từ thiện được thực hiện như thế nào?
• Khóa sổ kế toán cho hoạt động xã hội, từ thiện được thực hiện theo nguyên tắc như thế nào?
• Bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán như thế nào?

Ghi sổ kế toán cho hoạt động xã hội, từ thiện được thực hiện như thế nào?

Căn cứ khoản 5 Điều 6 Thông tư 41/2022/TT-BTC quy định về yêu cầu trong việc ghi sổ kế toán như sau:

"Điều 6. Quy định về sổ kế toán

...

5. Ghi sổ kế toán

a) Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán, mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh.

b) Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán (trừ bút toán điều chỉnh). Phải thực hiện theo trình tự ghi chép và các mẫu sổ kế toán quy định tại Phụ lục số 01. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xoá, cấm dùng chất hoa học để sửa chữa."

Như vậy, đối với việc ghi sổ kế toán thì sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán (trừ bút toán điều chỉnh). Khi ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán, mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh.

Khóa sổ kế toán cho hoạt động xã hội, từ thiện được thực hiện theo nguyên tắc như thế nào?

Căn cứ khoản 6 Điều 6 Thông tư 41/2022/TT-BTC quy định về các trường hợp khóa sổ kế toán được quy định như sau:

"Điều 6. Quy định về sổ kế toán

...

6. Khoá sổ kế toán

a) Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bện Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tôn quý, nhập, xuất, tồn kho.

b) Sổ quỹ tiền mặt phải thực hiện khoá sổ vào cuối mỗi ngày có phát sinh giao dịch. Sau khi khóa số phải thực hiện đối chiếu giữa số tiền mặt của kế toán với số quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong kết đảm bảo chính xác, khớp đúng. Riêng ngày cuối tháng phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt, sau khi kiểm kê, Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lưu cùng với số kế toán tiền mặt ngày cuối cùng của tháng.

c) Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải khóa sổ vào cuối tháng để đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc; Bảng đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc (có xác nhận của ngân hàng, kho bạc) được lưu cùng Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng.

d) Đơn vị phải khoá sổ kế toán tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, đơn vị phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật."

Như vậy, việc khoá sổ kế toán, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc được thực hiện khoá sổ theo các quy định như trên.

Có được dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán cho hoạt động xã hội, từ thiện không? Nguyên tắc, thời gian thực hiện khóa sổ kế toán như thế nào? (Hình từ internet)

Bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán như thế nào?

Căn cứ Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về việc bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán như sau:

"Điều 9. Bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây:

a) Tài liệu kế toán quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 Nghị định này chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.

b) Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán" theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.

c) Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài - liệu kế toán là bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị phải lưu trữ "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được".

2. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

3. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

5. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng."

Như vậy, bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán được quy định như trên.

Thông tư 41/2022/TT-BTC có hiệu lực từ 01/9/2022.