Cách số hóa văn bằng cấp THCS theo quy định hiện hành 2026 thế nào? Phụ lục số hóa văn bằng cấp THCS và nhập thông tin ra sao?

Cách số hóa văn bằng cấp THCS năm 2026 nói riêng và các cấp nói chung được triển khai qua Văn bản chính là Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT ngày 22/12/2025 về số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ đã cấp.

Theo Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT năm 2026, số hóa là việc cập nhật dữ liệu VBCC giấy từ sổ gốc cấp VBCC, phụ lục sổ gốc cấp VBCC hoặc tài liệu khác có đầy đủ thông tin về việc cấp VBCC (sau đây gọi chung là sổ gốc cấp VBCC) dưới dạng hồ sơ giấy vào cơ sở dữ liệu (CSDL) VBCC của Bộ Giáo dục và Đào tạo (GDĐT). Mỗi văn bằng, chứng chỉ đã cấp được số hóa thành 01 bản ghi.

Đối với bằng tốt nghiệp THCS và các VBCC khác từ sổ gốc do Sở GDĐT quản lý, đơn vị thực hiện là Sở GDĐT thời hạn hoàn thành là 31/12/2026 và yêu cầu là Dữ liệu VBCC được cập nhật vào CSDL VBCC.

Thời hạn trong Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT năm 2026 là 31/12/2026. Tuy nhiên, Công văn 4754/BGDĐT-QLCL ngày 24/7/2026 tải về yêu cầu các nhiệm vụ có mốc hoàn thành trước ngày 31/12/2026 tại Kế hoạch 2355 phải hoàn thành trước ngày 20/11/2026.

Phụ lục số hóa văn bằng cấp THCS

Theo Công văn 4754/BGDĐT-QLCL ngày 24/7/2026 tải về:

1. Các văn bản, hướng dẫn về số hóa tải: Tại đây

2. Link tải Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Hệ thống thông tin VBCC Tại đây

3. File exel số hóa văn bằng tải về theo Công văn 1861/BGDĐT-QLCL năm 2026

* Bài viết nhằm cung cấp thông tin về việc số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ theo các văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Nội dung có thể được cập nhật khi Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành văn bản, hướng dẫn hoặc điều chỉnh mới về số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ. Người đọc cần đối chiếu các văn bản hiện hành và hướng dẫn trên Hệ thống thông tin văn bằng, chứng chỉ để thực hiện.

Cách số hóa văn bằng cấp THCS theo quy định hiện hành 2026 thế nào? Phụ lục số hóa văn bằng cấp THCS và hướng dẫn nhập thông tin ra sao? (Hình từ Internet)

Số hóa bằng THCS thực hiện theo quy trình nào?

Công văn 1861/BGDĐT-QLCL năm 2026 về số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành: Việc nhập dữ liệu từ sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ phải bảo đảm quy trình đã ban hành tại Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT.

Đối với các trường hợp không thể bố trí được cán bộ làm nhiệm vụ giám sát chung (người giám sát chung) và bảo đảm an ninh, an toàn là người do công an địa phương cử thì có thể thay thế bằng cán bộ khác có kinh nghiệm trong công tác kiểm tra, giám sát hoạt động chuyên môn.

Cụ thể:

Theo Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT năm 2026, quy trình số hóa văn bằng, chứng chỉ năm 2026 như sau:

Việc số hóa dữ liệu VBCC được thực hiện theo từng nhóm quy định tại Mục II Kế hoạch này và theo từng gói dữ liệu. Việc xác định gói dữ liệu phải bảo đảm toàn bộ quá trình số hóa 01 gói dữ liệu không quá 01 buổi làm việc. Trường hợp sổ gốc cấp VBCC có phụ lục kèm theo, cần thực hiện số hóa phụ lục sổ gốc tương ứng cho đồng bộ trước khi chuyển sang số hóa sổ khác. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm xác định gói dữ liệu.

Quy trình số hóa dữ liệu VBCC gồm các bước sau:

1. Bước 1: Quét/chụp tài liệu

Người nhập dữ liệu sử dụng máy quét hoặc máy ảnh để tạo bản điện tử của sổ gốc cấp VBCC. Trưởng nhóm phân công người hỗ trợ quét/chụp tài liệu và người giám sát. Thiết bị quét/chụp và định dạng, yêu cầu kỹ thuật của bản điện tử theo hướng dẫn tại khoản 1 Mục III Phụ lục II Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT năm 2026.

2. Bước 2: Nhập dữ liệu

- Người nhập dữ liệu sử dụng tài khoản được cấp trên Hệ thống hỗ trợ số hóa dữ liệu VBCC do Bộ GDĐT triển khai (sau đây gọi tắt là Hệ thống VBCC).

- Người nhập dữ liệu sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tự động trích xuất dữ liệu hoặc nhập dữ liệu vào file Excel theo mẫu (được thiết kế cho từng loại sổ gốc, phụ lục sổ gốc, được cung cấp trên Hệ thống VBCC và các văn bản hướng dẫn triển khai của Bộ) từ đó nạp (import) vào Hệ thống VBCC hoặc nhập thủ công trực tiếp thông tin của từng VBCC vào Hệ thống VBCC bảo đảm đúng định dạng, yêu cầu kỹ thuật. Trường hợp nhập trực tiếp vào Hệ thống VBCC: Người đọc đọc thông tin được ghi trong tài liệu giấy, Người nhập dữ liệu nhập thông tin vào Hệ thống VBCC. Khi đó người giám sát đọc có nhiệm vụ giám sát việc đọc thông tin từ tài liệu giấy được chính xác; trưởng nhóm có nhiệm vụ giám sát việc nhập dữ liệu từ tài liệu giấy vào máy tính được chính xác.

- Trưởng nhóm chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình đọc, nhập dữ liệu để bảo đảm tính đầy đủ, chính xác giữa tài liệu giấy và dữ liệu được nhập vào máy tính (Hệ thống VBCC);

- Người giám sát chung chịu trách nhiệm giám sát bảo đảm không bỏ sót, không đưa thêm dữ liệu VBCC ngoài tài liệu số hóa vào Hệ thống VBCC và xác nhận việc nhập dữ liệu.

3. Bước 3: Kiểm tra dữ liệu đã nhập

Kết thúc việc nhập một gói dữ liệu, các thành viên tiến hành đọc, kiểm tra, giám sát lại toàn bộ dữ liệu. Nếu phát hiện sai sót thì tiến hành nhập lại dữ liệu đã nhập sai.

4. Bước 4: Kiểm soát chất lượng số hóa

Trưởng nhóm thực hiện việc kiểm soát chất lượng số hóa bằng cách đối chiếu dữ liệu trên sổ gốc cấp VBCC với dữ liệu đã được nhập vào máy tính đối với ít nhất 10% số VBCC đã được số hóa. Trường hợp phát hiện có dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác, trưởng nhóm tổ chức thực hiện lại bước 3 và bước 4 cho đến khi ở bước 4 không phát hiện có dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác.

5. Bước 5: Hoàn tất số hóa (đóng gói dữ liệu)

- Khi chắc chắn rằng các dữ liệu đã được nhập đầy đủ, chính xác; đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật đối với dữ liệu số theo hướng dẫn về quy trình kỹ thuật; các thành viên kết thúc việc nhập gói dữ liệu và lập Biên bản số hóa đối với dữ liệu vừa nhập (theo Mẫu 2 tại Phụ lục I kèm theo Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT năm 2026) trên Hệ thống. Trưởng nhóm ký số vào biên bản và in biên bản ra giấy cho tất cả các thành viên nhóm và thủ trưởng đơn vị ký trực tiếp vào biên bản giấy.

- Người nhập hoàn tất việc gửi dữ liệu đã nhập lên Hệ thống VBCC.

- Trưởng nhóm xác nhận gửi kết quả trên Hệ thống tới Thủ trưởng đơn vị.

- Thủ trưởng đơn vị kiểm tra, ký xác nhận trên Hệ thống và kết thúc quá trình số hóa.

Yêu cầu kỹ thuật đối với Hệ thống VBCC, việc sử dụng và bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn thông tin, an ninh mạng đối với phương tiện, thiết bị, các phần mềm liên quan, các file dữ liệu, việc nhập xuất dữ liệu, ký số... thực hiện theo đúng quy định về kỹ thuật tại Phụ lục II Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT năm 2026.

Trong trường hợp đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC sử dụng phần mềm riêng, phần mềm đó cần đáp ứng quy định về yêu cầu kỹ thuật tại khoản 2, khoản 3 Mục III Phụ lục II Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT năm 2026 và được đơn vị chuyên trách của Bộ GDĐT kiểm tra, đánh giá trước khi cho kết nối, đồng bộ dữ liệu kết quả số hóa về Hệ thống VBCC.

Trong quá trình triển khai, Quy trình số hóa dữ liệu VBCC có thể được điều chỉnh, bổ sung để phù hợp với thực tế triển khai, đặc biệt là các tình huống phát sinh đặc biệt, bảo đảm tính khả thi, an toàn, minh bạch và hiệu quả.

Các mẫu VB thực hiện số hóa dữ liệu VBCC

CÁC MẪU VĂN BẢN THỰC HIỆN SỐ HÓA DỮ LIỆU VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

(Kèm theo Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT ngày 22 tháng 12 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Mẫu 1

DANH MỤC TÀI LIỆU SỐ HÓA DỮ LIỆU VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

---------------

Ghi chú:

- Các tài liệu được phân loại theo từng loại VBCC. Mỗi loại VBCC lập một danh mục riêng sắp xếp theo thứ tự ngày tháng năm lập tài liệu từ mới đến cũ.

- Trường hợp có nhiều các tài liệu cùng ghi thông tin về việc cấp VBCC trùng nhau trong đó có sổ gốc cấp VBCC thì chỉ sử dụng sổ gốc cấp VBCC; trường hợp có nhiều sổ gốc cấp VBCC trùng thông tin VBCC thì thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC quyết định chọn 01 sổ gốc để số hóa (có thể ưu tiên sử dụng sổ gốc có nhiều thông tin hơn hoặc nhiều chữ ký người nhận VBCC hơn).

- Trường hợp không có sổ gốc cấp VBCC thì có thể sử dụng tài liệu khác có thông tin về việc cấp VBCC như: bảng ghi tên ghi điểm, sổ đăng bộ, danh sách tốt nghiệp, VBCC người học chưa nhận... Thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC quyết định chọn 01 tài liệu để số hóa (hoặc kết hợp một số tài liệu để số hóa nếu 01 tài liệu chưa đầy đủ thông tin cần thiết, khi đó các tài liệu được kết hợp được coi là 01 tài liệu).

(Các thông tin điền sẵn trong bảng trên là thông tin giả định làm ví dụ)

Mẫu 2

BIÊN BẢN SỐ HÓA DỮ LIỆU VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ

---------------

I. Thông tin chung

1. Nguồn dữ liệu giấy được số hóa (1):

(Ghi rõ tên sổ, ngày tháng năm lập, quyển số,...)

2. Tên VBCC được số hóa(2):

3. Họ tên những người thực hiện số hóa (Ghi rõ họ tên):

- Người đọc: ...............................................................................

- Người nhập dữ liệu: ..................................................................

- Người giám sát đọc: ................................................................

- Người giám sát chung: .............................................................

- Trưởng nhóm: .........................................................................

4. Thời gian thực hiện: ......... h ......... , ngày ........./......... /202 .....

II. Kết quả số hóa

1. Tổng số VBCC được số hóa: ........................, trong đó:

- Số VBCC được số hóa đầy đủ, chính xác so với tài liệu giấy: ...................

- Số VBCC được số hóa chưa đầy đủ, chính xác (do thông tin bị mất, hỏng...):...................

2. Số VBCC chưa được số hóa (do thông tin quá mờ, khó xác định chính xác hoặc nguyên nhân khác): ...................

3. Số lần thực hiện kiểm tra dữ liệu đã nhập, kiểm soát chất lượng số hóa:

5. Chi tiết VBCC được số hóa

Chúng tôi, những người ký tên dưới đây, cam kết đã thực hiện đúng, đủ các bước của quy trình số hóa dữ liệu VBCC, bảo đảm đầy đủ, chính xác thông tin VBCC từ sổ gốc (trừ các trường hợp đặc biệt không đầy đủ chính xác được nêu rõ trong biên bản do lỗi từ sổ gốc).

Thời gian kết thúc, đóng gói dữ liệu: ......... h......... , ngày ......... /......... /202 .........

_____________________________________________________________________________

Ghi chú:

(1): Ghi rõ tên tài liệu, Ví dụ: Sổ cấp bằng phổ thông trung học năm 1987, Trường Phổ thông trung học Tân Tiến.

(2) Ghi rõ tên VBCC. Ví dụ: Bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, chứng chỉ ngoại ngữ tiếng Anh...

(3) Ghi số hiệu văn bằng, nếu không có số hiệu văn bằng thì ghi số vào sổ gốc cấp bằng. Nếu không có hoặc không xác định được chính xác cả hai thông tin trên thì ghi “x”.

(4) Nếu không có hoặc không xác định được chính xác cả hai thông tin số hiệu văn bằng, số vào sổ gốc cấp bằng thi ghi Họ tên. Nếu không xác định được Họ tên thì ghi “x”.

(5) Ghi rõ Thông tin chưa bảo đảm đầy đủ, chính xác và nguyên nhân. Ví dụ: Chưa xác định được chính xác Họ tên là “Đỗ Văn Thứ” hay “Đỗ Văn Thử”; Bị mất một phần thông tin Ngày sinh...

(Các thông tin điền sẵn trong bảng trên là thông tin giả định làm ví dụ)