|
BỘ GIÁO DỤC VÀ
ĐÀO TẠO
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2355/KH-BGDĐT
|
Hà Nội, ngày 22
tháng 12 năm 2025
|
KẾ HOẠCH
SỐ
HÓA DỮ LIỆU VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ ĐÃ CẤP
Căn cứ Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06 tháng 01 năm
2022 của Thủ tướng Chính phủ: Phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về
dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn
2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030;
Căn cứ Chỉ thị số 04/CT-TTg ngày 11 tháng 02 năm
2024 của Thủ tướng Chính phủ về việc tiếp tục đẩy mạnh triển khai Đề án phát
triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển
đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến 2030 tại các bộ, ngành, địa
phương năm 2024 và những năm tiếp theo;
Căn cứ Nghị quyết số 71/NQ-CP ngày 01 tháng 4 năm
2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung cập nhật Chương trình hành động của Chính
phủ thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22 tháng 12 năm 2024 của Bộ Chính trị
về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc
gia;
Căn cứ Nghị quyết số 214/NQ-CP ngày 23 tháng 7 năm
2025 của Chính phủ Ban hành Kế hoạch hành động của Chính phủ về thúc đẩy tạo lập
dữ liệu phục vụ chuyển đổi số toàn diện;
Căn cứ Kế hoạch số 1869/KH-BGDĐT ngày 23 tháng 10
năm 2025 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về triển khai xây dựng dữ liệu hồ sơ học tập
suốt đời của người học trong hệ thống giáo dục quốc dân;
Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Kế hoạch số hóa dữ
liệu văn bằng, chứng chỉ đã cấp, như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
a) Việc số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ (VBCC)
là việc cập nhật dữ liệu VBCC giấy từ sổ gốc cấp VBCC, phụ lục sổ gốc cấp VBCC
hoặc tài liệu khác có đầy đủ thông tin về việc cấp VBCC (sau đây gọi chung là sổ
gốc cấp VBCC) dưới dạng hồ sơ giấy vào cơ sở dữ liệu (CSDL) VBCC của Bộ Giáo dục
và Đào tạo (GDĐT).
b) Dữ liệu số hóa VBCC từ sổ gốc cấp VBCC phải bảo
đảm “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”, đủ điều kiện để sử dụng trong
giao dịch điện tử và sử dụng thay cho giấy tờ giấy.
c) Việc số hóa chỉ áp dụng đối với trường hợp đã cấp
VBCC giấy, số hóa dữ liệu VBCC không tạo ra VBCC số, số hóa dữ liệu VBCC có thể
tạo bản sao VBCC từ sổ gốc dưới dạng điện tử hoặc trích lục thông tin về VBCC từ
CSDLVBCC.
2. Yêu cầu đối với việc số hóa dữ liệu VBCC
a) Dữ liệu của mỗi VBCC đã cấp được số hóa thành 01
bản ghi trong CSDL VBCC;
b) Kết quả cuối cùng của việc số hóa là dữ liệu được
cập nhật vào CSDL VBCC của Bộ GDĐT bảo đảm đầy đủ, chính xác, trung thực tuyệt
đối so với tài liệu giấy hiện có (không bỏ sót, không sai lệch; không có gian lận
và phải được ký xác nhận bằng văn bản);
c) Việc số hóa dữ liệu VBCC phải bảo đảm tuân thủ
quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Tuyệt đối không được sao chụp
tài liệu, sao chép dữ liệu số hóa, sử dụng thông tin về VBCC vào mục đích khác
ngoài việc cập nhật vào CSDL VBCC của Bộ GDĐT;
d) CSDL VBCC cần được xác định cấp độ an toàn thông
tin, phải có đánh giá, kiểm định theo quy định tại Luật An ninh mạng và phải được
phê duyệt bảo đảm an toàn hệ thống thông tin trước khi vận hành chính thức theo
quy định tại Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm
an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;
đ) Dữ liệu VBCC đã được số hóa phải được lưu trữ,
sao lưu và xử lý trên hạ tầng đặt tại Việt Nam.
II. NỘI DUNG, TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN
1. Chuẩn bị điều kiện cần thiết
để số hóa dữ liệu VBCC
a) Thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC chịu
trách nhiệm ban hành quy định cụ thể để tổ chức thực hiện số hóa dữ liệu VBCC tại
đơn vị trong đó phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng đơn vị, cá nhân
thuộc phạm vi quản lý; tiêu chuẩn, điều kiện của những người tham gia thực hiện
số hóa dữ liệu VBCC.
b) Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ số hóa dữ liệu VBCC:
Thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC chịu
trách nhiệm:
- Bố trí ít nhất 01 phòng riêng để thực hiện số hóa
dữ liệu VBCC và có quy định bảo đảm an ninh, an toàn, phòng chống cháy nổ,
thiên tai và sinh vật gây hại đối với tài liệu cần số hóa và phương tiện, dữ liệu
số hóa;
- Tổ chức phân loại, thống kê, lập danh mục, đánh
giá hiện trạng các sổ gốc cấp VBCC, phụ lục sổ gốc cấp VBCC tương ứng và các
tài liệu khác có thông tin về việc cấp VBCC (bảng ghi tên ghi điểm, sổ đăng bộ,
danh sách tốt nghiệp, VBCC người học chưa nhận...) và xác định danh mục các tài
liệu cần số hóa bảo đảm không bỏ sót, không trùng lặp (theo Mẫu 1 tại Phụ lục I Kế hoạch này);
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị về công
nghệ thông tin và các phần mềm đáp ứng yêu cầu của việc số hóa và bảo đảm an
toàn, bảo mật thông tin, an ninh mạng theo quy định tại Mục II Phụ
lục II Kế hoạch này.
c) Thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC quyết
định thành lập Ban hoặc Tổ công tác (sau đây gọi chung là Ban) thực hiện số
hóa, có phân công cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng thành viên. Thành phần
Ban gồm:
- Trưởng Ban do thủ trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp
VBCC đảm nhiệm chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo toàn bộ quá trình số hóa dữ liệu
VBCC bảo đảm tiến độ, yêu cầu chuyên môn, kỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ GDĐT;
- Phó trưởng Ban do cấp phó phụ trách công tác quản
lý VBCC hoặc phụ trách chuyên môn liên quan đến việc cấp VBCC đảm nhiệm chịu
trách nhiệm giúp Trưởng Ban thực hiện các nhiệm vụ cụ thể do Trưởng Ban phân
công;
- Các thành viên Ban được lập thành các nhóm, mỗi
nhóm gồm: 01 cán bộ làm nhiệm vụ đọc thông tin từ tài liệu giấy (người đọc);
01 cán bộ làm nhiệm vụ giám sát đọc thông tin từ tài liệu giấy (người giám
sát đọc); 01 cán bộ có năng lực công nghệ thông tin chịu trách nhiệm vận
hành các phương tiện, phần mềm công nghệ thông tin và nhập dữ liệu (người nhập
dữ liệu); 01 cán bộ làm nhiệm vụ giám sát chung (người giám sát chung)
và bảo đảm an ninh, an toàn do đại diện công an địa phương (ưu tiên người có
chuyên môn về An ninh mạng hoặc phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao) thực
hiện giám sát việc thu thập, nhập và xác nhận việc nhập dữ liệu; 01 cán bộ có
kinh nghiệm quản lý VBCC làm nhiệm vụ bao quát, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác
của dữ liệu, giám sát việc nhập dữ liệu, kiểm soát chất lượng số hóa và đảm nhiệm
vai trò trưởng nhóm (trưởng nhóm).
Tùy theo quy mô, số lượng tài liệu cần số hóa, thủ
trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC quyết định số lượng nhóm để bảo đảm chất
lượng, tiến độ số hóa.
d. Lập Kế hoạch chi tiết thực hiện số hóa theo hướng
ưu tiên trước hết việc số hóa dữ liệu các VBCC cấp từ năm 2020 đến thời điểm hiện
tại, sau đó số hóa dữ liệu VBCC các giai đoạn 05 năm ngược về trước cho đến hết
dữ liệu VBCC của những người sinh từ năm 1970, ưu tiên số hóa trước những sổ gốc
cấp VBCC (hoặc những phần của sổ gốc cấp VBCC) còn nguyên vẹn, thông tin rõ
ràng.
2. Tiến độ thực hiện số hóa dữ
liệu VBCC
|
TT
|
VBCC cần phải số
hóa
|
Đơn vị thực hiện
|
Thời hạn hoàn
thành
|
Sản phẩm
|
|
1
|
Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông (THPT)
|
Sở GDĐT
|
|
Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào
CSDL VBCC
|
|
a
|
Bằng tốt nghiệp THPT cấp trong năm 2025
|
Sở GDĐT
|
31/3/2026
|
Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào
CSDL VBCC
|
|
b
|
Bằng tốt nghiệp THPT cấp từ năm 2020-2024
|
Sở GDĐT
|
31/5/2026
|
Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào
CSDL VBCC
|
|
c
|
Bằng tốt nghiệp THPT cấp từ năm 2010-2019
|
Sở GDĐT
|
30/6/2026
|
Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào
CSDL VBCC
|
|
d
|
Bằng tốt nghiệp THPT cấp từ năm 2000-2009
|
Sở GDĐT
|
31/7/2026
|
Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào
CSDL VBCC
|
|
đ
|
Bằng tốt nghiệp THPT cấp từ năm 1990-1999
|
Sở GDĐT
|
31/8/2026
|
Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào
CSDL VBCC
|
|
e
|
Bằng tốt nghiệp THPT cấp từ năm 1985-1989
|
Sở GDĐT
|
30/9/2026
|
Dữ liệu bằng tốt nghiệp THPT được cập nhật vào
CSDL VBCC
|
|
2
|
Chứng chỉ các loại do Sở GDĐT cấp và do
các cơ sở giáo dục thuộc quyền quản lý của Sở GDĐT cấp
|
Sở GDĐT và cơ sở
giáo dục thuộc quyền quản lý của Sở GDĐT
|
30/10/2026
|
Dữ liệu chứng chỉ được cập nhật vào CSDL VBCC
|
|
3
|
Bằng tốt nghiệp THCS và các VBCC khác từ sổ
gốc do Sở GDĐT quản lý
|
Sở GDĐT
|
31/12/2026
|
Dữ liệu VBCC được cập nhật vào CSDL VBCC
|
|
4
|
Văn bằng Giáo dục đại học (GDĐH)
|
Các cơ sở GDĐH
|
|
Dữ liệu VBCC GDĐH được cập nhật vào CSDL VBCC
|
|
a
|
Văn bằng GDĐH cấp từ năm 2020-2025
|
Các cơ sở GDĐH
|
31/3/2026
|
Dữ liệu văn bằng GDĐH được cập nhật vào CSDL VBCC
|
|
b
|
Văn bằng GDĐH cấp từ năm 2010-2019
|
Các cơ sở GDĐH
|
31/5/2026
|
Dữ liệu văn bằng GDĐH được cập nhật vào CSDL VBCC
|
|
c
|
Văn bằng GDĐH cấp từ năm 2000-2009
|
Các cơ sở GDĐH
|
31/7/2026
|
Dữ liệu văn bằng GDĐH được cập nhật vào CSDL VBCC
|
|
d
|
Văn bằng GDĐH cấp từ năm 1990-1999
|
Các cơ sở GDĐH
|
30/9/2026
|
Dữ liệu văn bằng GDĐH được cập nhật vào CSDL VBCC
|
|
đ
|
Văn bằng GDĐH cấp từ năm 1989 trở về trước, chứng
chỉ các loại do cơ sở GDĐH cấp và do các cơ sở giáo dục trực thuộc cơ sở GDĐH
cấp
|
Các cơ sở GDĐH và
cơ sở giáo dục trực thuộc cơ sở GDĐH
|
31/12/2026
|
Dữ liệu VBCC được cập nhật vào CSDL VBCC
|
|
5
|
VBCC của Giáo dục nghề nghiệp (GDNN)
|
Các cơ sở GDNN,
đơn vị có hoạt động GDNN
|
|
Dữ liệu VBCC GDNN được cập nhật vào CSDL VBCC
|
|
a
|
VBCC GDNN cấp từ năm 2020-2025
|
Các cơ sở GDNN,
đơn vị có hoạt động GDNN
|
30/4/2026
|
Dữ liệu VBCC GDNN được cập nhật vào CSDL VBCC
|
|
b
|
VBCC GDNN cấp từ năm 2010-2019
|
Các cơ sở GDNN,
đơn vị có hoạt động GDNN
|
31/7/2026
|
Dữ liệu VBCC GDNN được cập nhật vào CSDL VBCC
|
|
c
|
VBCC GDNN cấp từ năm 2000-2009
|
Các cơ sở GDNN,
đơn vị có hoạt động GDNN
|
30/9/2026
|
Dữ liệu VBCC GDNN được cập nhật vào CSDL VBCC
|
|
d
|
VBCC GDNN cấp từ năm 1986-1999
|
Các cơ sở GDNN, đơn
vị có hoạt động GDNN
|
30/11/2026
|
Dữ liệu VBCC GDNN được cập nhật vào CSDL VBCC
|
|
đ
|
VBCC GDNN cấp từ năm 1985 trở về trước
|
Các cơ sở GDNN,
đơn vị có hoạt động GDNN
|
31/12/2026
|
Dữ liệu VBCC GDNN được cập nhật vào CSDL VBCC
|
III. QUY TRÌNH SỐ HÓA DỮ LIỆU
VBCC
Việc số hóa dữ liệu VBCC được thực hiện theo từng
nhóm quy định tại Mục II Kế hoạch này và theo từng gói dữ liệu.
Việc xác định gói dữ liệu phải bảo đảm toàn bộ quá trình số hóa 01 gói dữ liệu
không quá 01 buổi làm việc. Trường hợp sổ gốc cấp VBCC có phụ lục kèm theo, cần
thực hiện số hóa phụ lục sổ gốc tương ứng cho đồng bộ trước khi chuyển sang số
hóa sổ khác. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm xác định gói dữ liệu.
Quy trình số hóa dữ liệu VBCC gồm các bước sau:
1. Bước 1: Quét/chụp tài liệu
Người nhập dữ liệu sử dụng máy quét hoặc máy
ảnh để tạo bản điện tử của sổ gốc cấp VBCC. Trưởng nhóm phân công người hỗ trợ
quét/chụp tài liệu và người giám sát. Thiết bị quét/chụp và định dạng, yêu cầu
kỹ thuật của bản điện tử theo hướng dẫn tại khoản 1 Mục III Phụ
lục II Kế hoạch này.
2. Bước 2: Nhập dữ liệu
- Người nhập dữ liệu sử dụng tài khoản được
cấp trên Hệ thống hỗ trợ số hóa dữ liệu VBCC do Bộ GDĐT triển khai (sau đây gọi
tắt là Hệ thống VBCC).
- Người nhập dữ liệu sử dụng công nghệ nhận
dạng ký tự quang học (OCR) để tự động trích xuất dữ liệu hoặc nhập dữ liệu vào
file Excel theo mẫu (được thiết kế cho từng loại sổ gốc, phụ lục sổ gốc, được
cung cấp trên Hệ thống VBCC và các văn bản hướng dẫn triển khai của Bộ) từ đó nạp
(import) vào Hệ thống VBCC hoặc nhập thủ công trực tiếp thông tin của từng VBCC
vào Hệ thống VBCC bảo đảm đúng định dạng, yêu cầu kỹ thuật. Trường hợp nhập trực
tiếp vào Hệ thống VBCC: Người đọc đọc thông tin được ghi trong tài liệu giấy, Người
nhập dữ liệu nhập thông tin vào Hệ thống VBCC. Khi đó người giám sát đọc
có nhiệm vụ giám sát việc đọc thông tin từ tài liệu giấy được chính xác; trưởng
nhóm có nhiệm vụ giám sát việc nhập dữ liệu từ tài liệu giấy vào máy tính được
chính xác.
- Trưởng nhóm chịu trách nhiệm theo dõi toàn
bộ quá trình đọc, nhập dữ liệu để bảo đảm tính đầy đủ, chính xác giữa tài liệu
giấy và dữ liệu được nhập vào máy tính (Hệ thống VBCC);
- Người giám sát chung chịu trách nhiệm
giám sát bảo đảm không bỏ sót, không đưa thêm dữ liệu VBCC ngoài tài liệu số
hóa vào Hệ thống VBCC và xác nhận việc nhập dữ liệu.
3. Bước 3: Kiểm tra dữ liệu đã nhập
Kết thúc việc nhập một gói dữ liệu, các thành viên
tiến hành đọc, kiểm tra, giám sát lại toàn bộ dữ liệu. Nếu phát hiện sai sót
thì tiến hành nhập lại dữ liệu đã nhập sai.
4. Bước 4: Kiểm soát chất lượng số hóa
Trưởng nhóm thực hiện việc kiểm soát chất lượng số
hóa bằng cách đối chiếu dữ liệu trên sổ gốc cấp VBCC với dữ liệu đã được nhập
vào máy tính đối với ít nhất 10% số VBCC đã được số hóa. Trường hợp phát hiện có
dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác, trưởng nhóm tổ chức thực hiện lại bước
3 và bước 4 cho đến khi ở bước 4 không phát hiện có dữ liệu không đầy đủ hoặc
không chính xác.
5. Bước 5: Hoàn tất số hóa (đóng gói dữ liệu)
- Khi chắc chắn rằng các dữ liệu đã được nhập đầy đủ,
chính xác; đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật đối với dữ liệu số theo hướng dẫn về
quy trình kỹ thuật; các thành viên kết thúc việc nhập gói dữ liệu và lập Biên bản
số hóa đối với dữ liệu vừa nhập (theo Mẫu 2 tại Phụ
lục I kèm theo Kế hoạch này) trên Hệ thống. Trưởng nhóm ký số vào biên bản
và in biên bản ra giấy cho tất cả các thành viên nhóm và thủ trưởng đơn vị ký
trực tiếp vào biên bản giấy.
- Người nhập hoàn tất việc gửi dữ liệu đã nhập
lên Hệ thống VBCC.
- Trưởng nhóm xác nhận gửi kết quả trên Hệ
thống tới Thủ trưởng đơn vị.
- Thủ trưởng đơn vị kiểm tra, ký xác nhận
trên Hệ thống và kết thúc quá trình số hóa.
Yêu cầu kỹ thuật đối với Hệ thống VBCC, việc sử dụng
và bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn thông tin, an ninh mạng đối với
phương tiện, thiết bị, các phần mềm liên quan, các file dữ liệu, việc nhập xuất
dữ liệu, ký số... thực hiện theo đúng quy định về kỹ thuật tại Phụ lục II Kế hoạch này.
Trong trường hợp đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC sử
dụng phần mềm riêng, phần mềm đó cần đáp ứng quy định về yêu cầu kỹ thuật tại khoản 2, khoản 3 Mục III Phụ lục II Kế hoạch này và được đơn vị
chuyên trách của Bộ GDĐT kiểm tra, đánh giá trước khi cho kết nối, đồng bộ dữ
liệu kết quả số hóa về Hệ thống VBCC.
Trong quá trình triển khai, Quy trình số hóa dữ liệu
VBCC có thể được điều chỉnh, bổ sung để phù hợp với thực tế triển khai, đặc biệt
là các tình huống phát sinh đặc biệt, bảo đảm tính khả thi, an toàn, minh bạch
và hiệu quả.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Các cơ quan, đơn vị nêu tại mục
II của Kế hoạch này chủ động triển khai công tác số hóa VBCC; tổ chức kiểm
tra, đánh giá kết quả công tác số hóa VBCC và báo cáo BGDĐT (qua Cục QLCL) vào
ngày 30/12/2025 và ngày cuối cùng của mỗi Quý năm 2026.
2. Việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán
kinh phí số hóa VBCC thực hiện theo phân cấp ngân sách hiện hành.
3. Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin, Cục Quản
lý chất lượng, theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, có trách nhiệm hướng
dẫn, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Kế hoạch này; báo cáo Lãnh đạo Bộ Giáo dục
và Đào tạo và Ban Chỉ đạo triển khai xây dựng dữ liệu hồ sơ học tập suốt đời của
người học trong hệ thống giáo dục quốc dân theo quy định./.
|
Nơi nhận:
- Bộ trưởng (để báo cáo);
- UBND các tỉnh, thành phố (để phối hợp);
- Các Sở GDĐT (để thực hiện);
- Các cơ sở GDĐH, GDNN (để thực hiện);
- Vụ GDPT, Vụ GDĐH, Cục GDNN&GDTX (để thực hiện);
- Lưu: VT, KHCNTT, QLCL.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC
Phạm Ngọc Thưởng
|
PHỤ LỤC I
CÁC MẪU VĂN BẢN THỰC HIỆN SỐ HÓA DỮ LIỆU VĂN BẰNG, CHỨNG
CHỈ
(Kèm theo Kế hoạch số 2355/KH-BGDĐT ngày 22 tháng 12 năm 2025 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo)
Mẫu
1
DANH MỤC TÀI LIỆU SỐ HÓA DỮ LIỆU VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ
---------------
|
STT
|
Tên tài liệu
|
Ngày lập
|
Số trang
|
Số VBCC
|
Tình trạng tài liệu
|
Số VBCC được số
hóa
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
1
|
Sổ cấp bằng tốt nghiệp đại học (Khoa Địa lý)
|
11/10/1993
|
05
|
120
|
Nguyên vẹn, thông tin rõ ràng, đầy đủ
|
120
|
|
2
|
Sổ cấp bằng thạc sỹ
|
11/10/1993
|
02
|
18
|
Nguyên vẹn, một số chữ đánh máy bị mờ, giấy ố
vàng không đọc được
|
12
|
|
3
|
Danh sách cấp bằng tiến sỹ
|
11/10/1989
|
01
|
05
|
Bị rách một góc mất 1 phần thông tin của 02 bằng
|
04
|
|
4
|
Số đăng bộ trưởng Phổ thông cơ sở Vạn Linh, huyện
Chi Lăng
|
13/8/1990
|
120
|
760
|
Mối mọt một số các trang từ trang 01 đến trang 45
làm mất một phần thông tin
|
550
|
|
5
|
Tập bảng ghi tên ghi điểm (Hội đồng thi An Hải)
|
13/7/1989
|
50
|
950
|
Một số phần khó đọc chính xác do giấy đen, mực
phai
|
900
|
|
|
...
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
.............,ngày…….tháng…….năm 202……
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
Ghi chú:
- Các tài liệu được phân loại theo từng loại VBCC. Mỗi
loại VBCC lập một danh mục riêng sắp xếp theo thứ tự ngày tháng năm lập tài liệu
từ mới đến cũ.
- Trường hợp có nhiều các tài liệu cùng ghi thông
tin về việc cấp VBCC trùng nhau trong đó có sổ gốc cấp VBCC thì chỉ sử dụng sổ
gốc cấp VBCC; trường hợp có nhiều sổ gốc cấp VBCC trùng thông tin VBCC thì thủ
trưởng đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC quyết định chọn 01 sổ gốc để số hóa (có
thể ưu tiên sử dụng sổ gốc có nhiều thông tin hơn hoặc nhiều chữ ký người nhận
VBCC hơn).
- Trường hợp không có sổ gốc cấp VBCC thì có thể sử
dụng tài liệu khác có thông tin về việc cấp VBCC như: bảng ghi tên ghi điểm, sổ
đăng bộ, danh sách tốt nghiệp, VBCC người học chưa nhận... Thủ trưởng đơn vị quản
lý sổ gốc cấp VBCC quyết định chọn 01 tài liệu để số hóa (hoặc kết hợp một số tài
liệu để số hóa nếu 01 tài liệu chưa đầy đủ thông tin cần thiết, khi đó các tài
liệu được kết hợp được coi là 01 tài liệu).
(Các thông tin điền
sẵn trong bảng trên là thông tin giả định làm ví dụ)
Mẫu
2
BIÊN BẢN SỐ HÓA DỮ LIỆU VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ
---------------
I. Thông tin chung
1. Nguồn dữ liệu giấy được số hóa (1):
(Ghi rõ tên sổ, ngày tháng năm lập, quyển số,...)
2. Tên VBCC được số hóa(2):
3. Họ tên những người thực hiện số hóa (Ghi rõ họ
tên):
- Người đọc: ...............................................................................
- Người nhập dữ liệu:
..................................................................
- Người giám sát đọc:
................................................................
- Người giám sát chung:
.............................................................
- Trưởng nhóm:
.........................................................................
4. Thời gian thực hiện: ......... h .........
, ngày ........./......... /202 .....
II. Kết quả số hóa
1. Tổng số VBCC được số hóa:
........................, trong đó:
- Số VBCC được số hóa đầy đủ, chính xác so với tài
liệu giấy: ...................
- Số VBCC được số hóa chưa đầy đủ, chính xác (do
thông tin bị mất, hỏng...):...................
2. Số VBCC chưa được số hóa (do thông tin quá mờ,
khó xác định chính xác hoặc nguyên nhân khác): ...................
3. Số lần thực hiện kiểm tra dữ liệu đã nhập, kiểm
soát chất lượng số hóa:
5. Chi tiết VBCC được số hóa
|
STT
|
Số hiệu / số vào sổ
gốc cấp bằng(3)
|
Họ tên (4)
|
Đã số hóa đầy đủ,
chính xác
|
Số hóa chưa đầy đủ,
chính xác
|
Chưa số hóa
|
Thông tin chưa bảo
đảm đầy đủ, chính xác và nguyên nhân (5)
|
|
1
|
A201056
|
|
X
|
|
|
|
|
2
|
x
|
x
|
|
|
x
|
Thông tin quá mờ
không đọc được
|
|
3
|
X
|
Đỗ Văn Thứ
|
|
X
|
|
Chưa xác định được
chính xác Họ tên là “Đỗ Văn Thứ” hay “Đỗ Văn Thử”
|
|
3
|
129/QĐ-PT
|
|
|
X
|
|
Bị mất một phần
thông tin về ngày sinh do mối mọt
|
|
1
|
....
|
|
|
|
|
|
Chúng tôi, những người ký tên dưới đây, cam kết đã
thực hiện đúng, đủ các bước của quy trình số hóa dữ liệu VBCC, bảo đảm đầy đủ,
chính xác thông tin VBCC từ sổ gốc (trừ các trường hợp đặc biệt không đầy đủ
chính xác được nêu rõ trong biên bản do lỗi từ sổ gốc).
Thời gian kết thúc, đóng gói dữ liệu: .........
h......... , ngày ......... /......... /202 .........
|
NGƯỜI ĐỌC
(Ký tên)
|
NGƯỜI NHẬP DỮ
LIỆU
(Ký tên)
|
|
NGƯỜI GIÁM SÁT
ĐỌC
(Ký tên)
|
TRƯỞNG NHÓM
(Ký tên)
|
|
NGƯỜI GIÁM SÁT
CHUNG
(Ký tên)
|
THỦ TRƯỞNG ĐƠN
VỊ
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
_____________________________________________________________________________
Ghi chú:
(1): Ghi rõ tên tài liệu, Ví dụ: Sổ cấp bằng phổ
thông trung học năm 1987, Trường Phổ thông trung học Tân Tiến.
(2) Ghi rõ tên VBCC. Ví dụ: Bằng tốt nghiệp trung học
cơ sở, chứng chỉ ngoại ngữ tiếng Anh...
(3) Ghi số hiệu văn bằng, nếu không có số hiệu văn
bằng thì ghi số vào sổ gốc cấp bằng. Nếu không có hoặc không xác định được
chính xác cả hai thông tin trên thì ghi “x”.
(4) Nếu không có hoặc không xác định được chính xác
cả hai thông tin số hiệu văn bằng, số vào sổ gốc cấp bằng thi ghi Họ tên. Nếu
không xác định được Họ tên thì ghi “x”.
(5) Ghi rõ Thông tin chưa bảo đảm đầy đủ, chính xác
và nguyên nhân. Ví dụ: Chưa xác định được chính xác Họ tên là “Đỗ Văn Thứ” hay “Đỗ
Văn Thử”; Bị mất một phần thông tin Ngày sinh...
(Các thông tin điền
sẵn trong bảng trên là thông tin giả định làm ví dụ)
PHỤ LỤC II
QUY ĐỊNH VỀ YÊU CẦU KỸ THUẬT ĐỐI VỚI VIỆC SỐ HÓA DỮ LIỆU
VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ
(Kèm theo Kế hoạch số 2355/KH-BGDĐT ngày 22 tháng 12 năm 2025 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo)
I. Yêu cầu về lưu trữ
Đơn vị quản lý sổ gốc chủ động phương án lưu trữ điện
tử theo nhu cầu quản lý nội bộ của đơn vị đối với kết quả quét/chụp tài liệu gốc
và các dữ liệu liên quan trong quá trình thực hiện số hóa, trên cơ sở quy định
tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định
tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện
tử.
II. Về trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ
số hóa
1. Thiết bị, phần mềm
Đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC căn cứ nhu cầu, điều
kiện cụ thể tại đơn vị để tiến hành trang bị thiết bị, phần mềm phục vụ triển
khai số hóa, cụ thể như:
- Thiết bị quét/chụp tài liệu: hỗ trợ độ phân giải
tối thiểu 300dpi.
- Thiết bị xử lý: Máy tính cá nhân để xử lý ảnh, nhập
dữ liệu và ký số, cấu hình cơ bản bảo đảm tốc độ làm việc.
- Thiết bị lưu trữ nội bộ: Máy chủ hoặc thiết bị
lưu trữ mạng (Network Attached Storage) dung lượng lớn, có khả năng sao lưu dự
phòng (RAID), dùng để lưu trữ kết quả quét/chụp tài liệu gốc và các dữ liệu
liên quan trong quá trình thực hiện số hóa, cần lưu trữ theo nhu cầu.
- Phần mềm chuyển đổi từ ảnh sang định dạng PDF
(Portable Document Format): Khuyến khích sử dụng các phần mềm miễn phí, sẵn
dùng.
- Phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR): Dùng để
nhận dạng và trích xuất văn bản từ bản đã quét/chụp, hỗ trợ công tác nhập liệu.
Đây là phần mềm hỗ trợ, việc trang bị tùy theo điều kiện của đơn vị.
2. Về bảo đảm an ninh, an toàn bảo mật dữ liệu
a) Bảo đảm an ninh, an toàn thông tin Hệ thống VBCC
- Có trang bị giải pháp phòng chống virus.
- Dữ liệu truyền qua mạng phải dùng giao thức TLS
1.3 hoặc tương đương.
- Dữ liệu lưu trữ phải mã hóa AES-256 hoặc tương
đương.
- Hệ thống cần có chính sách sao lưu 3-2-1 (3 bản,
2 loại thiết bị, 1 bản ngoại tuyến).
- Có chức năng đăng nhập xác thực hai yếu tố (2FA).
- Có phân quyền rõ ràng đối với từng người dùng
trong hệ thống.
- Có cơ chế lưu nhật ký hoạt động đối với từng tác
vụ của người dùng.
b) Bảo đảm an ninh, an toàn thông tin tại đơn vị thực
hiện số hóa
- Có trang bị giải pháp phòng chống virus cho các
thiết bị phục vụ số hóa.
- Các thiết bị được sử dụng trong suốt quá trình số
hóa không được kết nối internet; máy tính cá nhân dùng để cập nhật dữ liệu được
kết nối tới Hệ thống thông qua VPN (thông tin chi tiết trên Hệ thống VBCC và tại
các văn bản hướng dẫn triển khai của Bộ GDĐT).
- Sau khi hoàn tất đóng gói dữ liệu số hóa, cần tiến
hành hủy dữ liệu tạm thời bằng phương pháp bảo mật (có thể sử dụng phần mềm xoá
dữ liệu chuyên dụng như DBAN hoặc CCleaner).
- Khuyến khích trang bị công cụ/phần mềm giám sát
an ninh mạng cơ bản cho các máy tính thực hiện số hóa để tự động báo cáo các
hành vi sao chép, sao chụp dữ liệu số hóa ra khỏi môi trường làm việc đã được
quy định.
c) Đơn vị/cá nhân tham gia quá trình số hóa có
trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định hiện hành về bảo đảm an ninh, an
toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân (Luật An toàn thông tin năm 2015; Luật
An ninh mạng năm 2018; Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025; Nghị định số
13/2023/NĐ-CP ngày 17/4/2023 của Chính phủ về bảo vệ dữ liệu cá nhân).
III. Một số yêu cầu cụ thể khác
1. Về quy cách quét/chụp
Yêu cầu chất lượng bản điện tử cần đáp ứng các yêu
cầu sau:
- Quét/chụp nguyên vẹn từng trang sổ.
- Độ phân giải tối thiểu: 300dpi (có thể dùng thiết
bị quét/chụp chuyên dụng hoặc thiết bị thông thường, tùy theo điều kiện trang bị).
- Chế độ màu sắc: Ảnh màu.
- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên
bản 1.4 trở lên.
- Quy tắc đặt tên tệp:
+ Trường hợp lưu bản điện tử theo từng trang, đặt
tên theo dạng: <YYYY>_<Tên sổ>_Q<Quyển số>_T<Trang số>.pdf
(trong đó YYYY là năm lập sổ)
Ví dụ: 2021_Sổ gốc cấp bằng THPT_Q1_T18.pdf
+ Trường hợp lưu bản điện tử gồm nhiều trang, đặt
tên theo dạng: <YYYY>_<Tên sổ>_Q<Quyển số>_T<Từ trang số>_T<Đến
trang số>.pdf
Ví dụ: 2021_Sổ gốc cấp bằng THPT_Q1_T20_T25.pdf
2. Chuẩn định dạng dữ liệu kết quả số hóa
Sử dụng chuẩn XML (Extensible Markup Language) để truyền,
nhận, lưu trữ kết quả số hóa dữ liệu VBCC. Cấu trúc thông tin chi tiết theo chuẩn
XML đối với từng loại sổ gốc và phụ lục sổ gốc sẽ được cung cấp trên Hệ thống
VBCC và các văn bản hướng dẫn triển khai của Bộ.
3. Về ký số
- Đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC trang bị đầy đủ chứng
thư số cho các thành viên cần ký số (Trưởng nhóm, Thủ trưởng đơn vị).
- Trường hợp nhập trực tiếp thông tin vào Hệ thống
VBCC: Người dùng thực hiện thao tác ký số theo hướng dẫn trên Hệ thống VBCC.
- Trường hợp đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC thực hiện
kết nối, đồng bộ dữ liệu kết quả số hóa về Hệ thống VBCC: Đơn vị thực hiện ký số
trên phần mềm của đơn vị theo hướng dẫn chi tiết được cung cấp trên Hệ thống
VBCC và các văn bản hướng dẫn triển khai của Bộ. Một số yêu cầu cơ bản về ký số
dữ liệu kết quả số hóa bao gồm:
+ Chữ ký số được sử dụng là chữ ký điện tử an toàn
đáp ứng quy định tại Luật giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22/06/2023;
Nghị định số 23/2025/NĐ-CP ngày 21/2/2025 quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ
tin cậy; Nghị định số 68/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 quy định về chữ ký số chuyên
dùng công vụ. Chữ ký số được đặc tả theo chuẩn XML Signature Syntax and
Processing quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ
trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng
dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước và Thông tư số 22/2020/TT-BTTTT
ngày 07/9/2020 của Bộ trưởng Bộ thông tin và Truyền thông quy định về yêu cầu kỹ
thuật đối với phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số;
+ Vùng dữ liệu chữ ký số chứa thông tin thời điểm
ký số (thẻ SigningTime, được đặt trong thẻ
Signature\Object\SignatureProperties\SignatureProperty). Thẻ SigningTime có kiểu
dữ liệu là ngày giờ có dạng YYYY-MM-DDThh:mm:ss;
+ Sử dụng thuộc tính URI của các thẻ Reference của
chuẩn XML Signature Syntax and Processing để xác định các vùng dữ liệu cần ký số
đối với từng loại dữ liệu bao gồm cả thời điểm ký số;
+ Chữ ký số cần đính kèm chứng thư chữ ký số (thẻ
X509SubjectName và thẻ X509Certificate).
IV. Đơn vị đầu mối phối hợp về kỹ thuật
Cục Khoa học, Công nghệ và Thông tin - Bộ GDĐT là
đơn vị đầu mối hướng dẫn, phối hợp với các đơn vị triển khai các nội dung liên
quan về kỹ thuật phục vụ quá trình thực hiện số hóa dữ liệu./.