Doanh nghiệp có tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN của tổ chức khấu trừ cho cá nhân không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng được không?

Nội dung chính

• Doanh nghiệp có tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN của tổ chức khấu trừ cho cá nhân không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng được không?
• Ký hiệu của mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN của tổ chức khấu trừ cho cá nhân không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng được quy định như thế nào?
• Doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in phải chuẩn bị hồ sơ như thế nào?
• Báo cáo về việc sử dụng chứng từ khấu trừ tự in của doanh nghiệp được thực hiện vào thời gian nào?

Doanh nghiệp có tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN của tổ chức khấu trừ cho cá nhân không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng được không?

Theo quy định tại Điều 1 Thông tư 37/2010/TT-BTC tổ chức trả các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân có khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, có đủ các điều kiện sau đây được tự in chứng từ khấu trừ để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế, cụ thể như sau:

- Có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật;

- Đã đăng ký thuế và có mã số thuế;

- Có trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ;

- Trong thời gian 01 năm trở về trước không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 lần trở lên;

Như vậy, khi công ty của anh có đủ điều kiện theo quy định trên thì được tự in chứng từ khấu trừ để cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế.

Doanh nghiệp có tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN của tổ chức khấu trừ cho cá nhân không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng được không?

Ký hiệu của mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN của tổ chức khấu trừ cho cá nhân không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng được quy định như thế nào?

Tại Điều 2 Thông tư 37/2010/TT-BTC quy định mẫu chứng từ khấu trừ tự in như sau:

- Nội dung chứng từ khấu trừ phải có đủ các chỉ tiêu theo mẫu chứng từ khấu trừ chuẩn đính kèm Thông tư này.

- Chứng từ khấu trừ phải có ký hiệu và ký hiệu được sử dụng các chữ cái trong 20 chữ cái tiếng Việt in hoa (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y), ký hiệu gồm 02 chữ cái và năm in phát hành. (Ví dụ: AB/2010/T, trong đó AB là ký hiệu; 2010 là năm phát hành chứng từ; T là chứng từ tự in).

- Chứng từ khấu trừ được đánh số thứ tự liên tục theo dãy số tự nhiên, tối đa không quá 07 chữ số trong 01 ký hiệu.

- Mỗi số chứng từ khấu trừ gồm 02 liên:

Liên 1: Lưu tại tổ chức trả thu nhập.

Liên 2: Giao cho người bị khấu trừ tiền thuế.

- Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu chứng từ khấu trừ. Trường hợp tổ chức trả thu nhập cần sử dụng chứng từ khấu trừ in song ngữ thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.

Theo đó, chứng từ khấu trừ phải có ký hiệu và ký hiệu được sử dụng các chữ cái trong 20 chữ cái tiếng Việt in hoa (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y), ký hiệu gồm 02 chữ cái và năm in phát hành.

Doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in phải chuẩn bị hồ sơ như thế nào?

Tại Điều 3 Thông tư 37/2010/TT-BTC được đính chính bởi Điều 1 Quyết định 814/QĐ-BTC năm 2010 quy định thủ tục đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in như sau:

"1- Thủ tục đăng ký mẫu chứng từ khấu trừ tự in.

a) Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ tự in phải nộp hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

- Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu đính kèm Thông tư này).

- Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in theo đúng hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư này.

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của tổ chức trả thu nhập;

- Giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính.

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in hợp lệ của tổ chức trả thu nhập, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với tình hình thực hiện chính sách thuế TNCN của đơn vị, ra thông báo chấp thuận việc đăng ký chứng từ khấu trừ; trường hợp không đủ điều kiện thì thông báo nêu rõ lý do không chấp thuận để tổ chức trả thu nhập biết.

2- Thông báo lưu hành chứng từ khấu trừ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế, tổ chức trả thu nhập phải thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tại trụ sở làm việc của mình. Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ phải nêu rõ về hình thức, kích thước, lô gô của mẫu chứng từ khấu trừ."

Theo đó, doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in phải chuẩn bị hồ sơ như sau:

- Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu đính kèm Thông tư này).

- Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in theo đúng hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư này.

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của tổ chức trả thu nhập;

- Giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính.

Báo cáo về việc sử dụng chứng từ khấu trừ tự in của doanh nghiệp được thực hiện vào thời gian nào?

Về vấn đề báo cáo về việc sử dụng chứng từ khấu trừ tự in, thực hiện theo quy định tại Điều 5 Thông tư 37/2010/TT-BTC như sau:

"Tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ tự in trên máy vi tính thực hiện báo cáo về việc sử dụng chứng từ như sau:

1- Hàng quý thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ (theo phụ lục đính kèm Thông tư này) chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.

2- Tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ khi sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động, phải báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ đã phát hành với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ trong thời hạn chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động.”

Theo đó, hàng quý doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ (theo phụ lục đính kèm Thông tư này) chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.