Ai có trách nhiệm tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán? Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ thì doanh nghiệp có bị xử phạt không?

Nội dung chính

• Ai có trách nhiệm tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán?
• Những loại tài liệu kế toán nào phải lưu trữ?
• Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ thì doanh nghiệp có bị xử phạt không?

Ai có trách nhiệm tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán?

Người có trách nhiệm tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán được quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015 như sau:

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

6. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.

Theo quy định trên, người có trách nhiệm tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán là người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Lưu trữ tài liệu kế toán (Hình từ Internet)

Những loại tài liệu kế toán nào phải lưu trữ?

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những loại tài liệu kế toán nào phải lưu trữ gồm:

(1) Chứng từ kế toán.

(2) Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

(3) Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

(4) Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm:

- Các loại hợp đồng;

- Báo cáo kế toán quản trị;

- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia;

- Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;

- Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;

- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán;

- Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;

- Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị;

- Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;

- Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ thì doanh nghiệp có bị xử phạt không?

Mức xử phạt vi phạm hành chính đối với doanh nghiệp lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ được quy định tại điểm a khoản 2 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

...

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

...

Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định về mức phạt tiền như sau:

Mức phạt tiền trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập

...

2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II, Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 7; Điều 8; Điều 9; Điều 10; Điều 11; Điều 13; Điều 14; Điều 15; Điều 16; Điều 17; Điều 19; khoản 1, khoản 3 Điều 21; Điều 22; Điều 23; Điều 24; Điều 26; Điều 33; Điều 34; khoản 1, khoản 3 Điều 36; khoản 1 Điều 38; khoản 2, khoản 3 Điều 39; khoản 1, khoản 2 Điều 48; khoản 1 Điều 57; khoản 1, khoản 2 Điều 61; Điều 67 là mức phạt tiền đối với cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

...

Như vậy, doanh nghiệp lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.