4 quy định về kinh phí công đoàn mà kế toán nhân sự cần lưu ý từ ngày 16/5/2026?

4 quy định về kinh phí công đoàn mà kế toán nhân sự cần lưu ý từ ngày 16/5/2026?

NÓNG: Thống nhất chốt thay đổi Lịch nghỉ lễ 2 9 và Ngày Văn hóa Việt Nam 2026 cho NLĐ được nghỉ đến 09 ngày

Ngày 31/03/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định 105/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công đoàn 2024 về tài chính công đoàn có hiệu lực thi hành từ ngày 16/5/2026.

Dưới đây là 4 quy định về kinh phí công đoàn mà kế toán nhân sự cần lưu ý từ ngày 16/5/2026:

[1] Thời hạn đóng kinh phí công đoàn

Căn cứ theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP quy định rõ về thời hạn đóng kinh phí công đoàn như sau:

- Đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đóng kinh phí công đoàn theo tháng với thời hạn đóng kinh phí công đoàn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.

Ví dụ: Kinh phí công đoàn tháng 5/2026 thì thời hạn đóng chậm nhất là ngày 30/6/2026.

- Đối với tổ chức, doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả tiền lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh đóng kinh phí công đoàn theo phương thức 03 tháng một lần với thời hạn đóng kinh phí công đoàn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng.

Lưu ý: Không phải doanh nghiệp nào cũng được phép đóng kinh phí công đoàn theo phương thức 03 tháng một lần. Nếu không thuộc nhóm được đóng theo chu kỳ nhưng vẫn chọn phương thức này rất dễ bị xác định là chậm đóng hoặc không đóng theo quy định

[2] Từ ngày 16/5/2026, thế nào bị xem là không đóng kinh phí công đoàn?

Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 105/2026/NĐ-CP quy định về việc không đóng kinh phí công đoàn như sau:

- Không trích, đóng kinh phí công đoàn.

- Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền phải đóng theo mức đóng quy định tại điểm b khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn 2024 trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP.

- Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số người thuộc đối tượng phải đóng trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP.

Như vậy, từ ngày 16/5/2026 trở đi, không chỉ trường hợp không đóng mới bị xử lý mà còn có cả trường hợp đống không đầy đủ

[3] Đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn từ ngay 16/5/2026

Theo Điều 2 Nghị định 105/2026/NĐ-CP quy định đối tượng phải đóng kinh phí công đoàn từ ngay 16/5/2026 như sau:

- Doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có sử dụng lao động theo quy định pháp luật.

- Cơ quan, tổ chức, các cấp công đoàn, cá nhân có liên quan đến quản lý và sử dụng tài chính công đoàn theo quy định pháp luật

- Tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp được cấp đăng ký theo Điều 172 Bộ luật Lao động 2019.

Như vậy, nói một cách dễ hiểu thì chỉ cần doanh nghiệp có sử dụng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc thì hầu hết đều thuộc diện phải đóng kinh phí công đoàn

[4] Mức đóng kinh phí công đoàn

Căn cứ theo Điều 29 Luật Công đoàn 2024, Điều 1 Quyết định 61/QĐ-TLĐ năm 2025 quy định rũ mức đóng kinh phí công đoàn của từng đối tượng như sau:

- Đối với doanh nghiệp không thành lập công đoàn: Mức đóng kinh phí công đoàn là 2% nhân với quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động

Trường hợp doanh nghiệp không thành lập công đoàn thì người lao động không cần đóng đoàn phí công đoàn

- Đối với doanh nghiệp thành lập công đoàn: Mức đóng kinh phí công đoàn là 2% nhân với quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động

Trường hợp doanh nghiệp thành lập công đoàn và người lao động có đơn tự nguyên tham gia công đoàn thì người lao động sẽ đóng đoàn phí công đoàn với mức 0,5% nhân với tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc

Lưu ý: Không nhầm lẫn giữa kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn

- Đối với kinh phí công đoàn là khoản doanh nghiệp bắt buộc phải đóng

- Đối với đoàn phí công đoàn là khoản của người lao động nhưng khoản này là khoản tự nguyện (người lao động tham gia công đoàn mới bắt buộc phải đóng, không tham gia thì không đóng)

Trên đây là 4 quy định về kinh phí công đoàn mà kế toán nhân sự cần lưu ý từ ngày 16/5/2026.

4 quy định về kinh phí công đoàn mà kế toán nhân sự cần lưu ý từ ngày 16/5/2026? (Hình từ Internet)

Chi tiết hồ sơ hoàn lại kinh phí công đoàn đã đóng mà doanh nghiệp cần nắm?

Căn cứ theo quy định tại Điều 29 Luật Công đoàn 2024 các cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp. hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải đóng kinh phí công đoàn với mức bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

Đồng thời, căn cứ Mục 1.1 Công văn 433/TLĐ-CTCĐ năm 2025 quy định Công đoàn cơ sở được sử dụng 75% tổng số thu kinh phí công đoàn. Ở những nơi có tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp, số kinh phí công đoàn dành cho cấp cơ sở được phân phối cho tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp theo số thành viên của tổ chức này tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, số tiền đóng, tổng số người lao động tại doanh nghiệp tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Mặt khác tại Mục 2.4 Hướng dẫn 13/HD-TLĐ năm 2026 Tải về cũng quy định năm 2026, Công đoàn cơ sở được sử dụng 75% tổng số thu kinh phí công đoàn, công đoàn cấp trên được sử dụng 25% tổng số thu kinh phí công đoàn.

Theo đó, tại doanh nghiệp đã thành lập Công đoàn cơ sở, 75% tổng số thu kinh phí công đoàn sẽ được phân phối để Công đoàn cơ sở quản lý, sử dụng theo quy định. Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố trực tiếp quản lý Công đoàn cơ sở thực hiện cấp kinh phí cho Công đoàn cơ sở.

Vậy, "Chi tiết hồ sơ hoàn lại kinh phí công đoàn đã đóng mà doanh nghiệp cần nắm, cụ thể ra sao?"

Căn cứ vào tình hình thực tế tại Công đoàn cơ sở và hướng dẫn của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố quản lý trực tiếp để nắm hồ sơ cần phải nộp. Theo đó, hồ sơ, thủ tục cần phải nộp đơn cử ở một số tỉnh, thành tiêu biểu như sau:

(1) Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh

Theo Mục 1.2 Công văn 3229/LĐLĐ-TC năm 2025 quy định Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh phân phối 75% kinh phí công đoàn theo quy định của pháp luật. Công đoàn cơ sở cung cấp thông tin tài khoản của Công đoàn cơ sở đơn vị mình gửi về Tổ công tác quản lý địa bàn trực thuộc Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh, bao gồm các hồ sơ sau:

- Bản chính Giấy đề nghị cấp kinh phí công đoàn theo Mẫu số 01, ban hành kèm theo Công văn 3229/LĐLĐ-TC năm 2025;

- Bản photo ủy nhiệm chi/lệnh chuyển tiền đóng 2% kinh phí công đoàn (có đóng dấu của đơn vị).

Trường hợp, Công đoàn cơ sở chưa được phân phối theo tỷ lệ thì Công đoàn cơ sở gửi thông tin theo Mẫu số 02 (ban hành kèm theo Công văn 3229/LĐLĐ-TC năm 2025) về Tổ công tác quản lý địa bàn trực thuộc Liên đoàn Lao động Thành phố Hồ Chí Minh để được tra soát và cấp trả.

(2) Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội

Theo Hướng dẫn 30/HD-LĐLĐ năm 2025 của của liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội như sau:

Trong thời gian 24h kể từ khi nhận được 2% kinh phí công đoàn, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam sẽ thực hiện cấp trả 75% kinh phí cơ sở được sử dụng qua hệ thống tự động của Ngân hàng như sau:

- Đối với các doanh nghiệp đã có tổ chức công đoàn: Tổng Liên đoàn cấp trả kinh phí vào tài khoản của công đoàn cơ sở của doanh nghiệp.

- Đối với các doanh nghiệp chưa có tổ chức công đoàn: Tổng Liên đoàn cấp trả kinh phí vào tài khoản của Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội để quản lý, chi theo quy định.

*Đối với các địa phương khác, doanh nghiệp có thể căn cứ quy định hoặc liên hệ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành nơi doanh nghiệp hoạt động để được thông tin cụ thể.

Có bị truy thu số tiền chưa đóng kinh phí công đoàn 2% của doanh nghiệp có sử dụng lao động trước ngày 16/05/2026 không?

Ngày 16/05/2026 là ngày Nghị định 105/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực. Trong đó, Nghị định chỉ quy định định về phương thức, thời hạn và nguồn đóng kinh phí công đoàn cũng nêu rõ không bắt buộc doanh nghiệp phải thành lập công đoàn.

Do đó, việc truy thu số tiền chưa đóng kinh phí công đoàn 2% của doanh nghiệp có sử dụng lao động trước ngày 16/05/2026 cần được hiểu như sau:

Quy định về việc doanh nghiệp có sử dụng lao động phải đóng kinh phí công đoàn 2% đã được quy định và áp dụng từ trước, cụ thể:

Mặt khác, tại điểm b khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn 2024, khoản 8 Điều 2 Luật sửa đổi Luật Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Luật Công đoàn, Luật Thanh niên và Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở 2025 (thay thế Luật Công đoàn 2012) có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 đến nay quy định:

Tài chính công đoàn

1. Nguồn tài chính công đoàn bao gồm:

a) Đoàn phí công đoàn do đoàn viên công đoàn đóng theo quy định của Điều lệ Công đoàn Việt Nam;

b) Kinh phí công đoàn do doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có sử dụng lao động theo quy định của pháp luật đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động;

...

Theo đó, hiện hành và cả trước đây doanh nghiệp có sử dụng lao động đều phải đóng kinh phí công đoàn 2% dù chưa thành lập công đoàn cơ sở.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang băng khoăn do chưa đóng kinh phí công đoàn không hẳn vì cố tình né tránh, mà vì cơ chế rà soát chưa đồng bộ. Không có công đoàn cấp trên yêu cầu, không bị thanh tra, không bị nhắc thì doanh nghiệp cũng không biết hoặc không thực hiện.

Vậy, "Doanh nghiệp Có bị truy thu số tiền chưa đóng kinh phí công đoàn 2% của doanh nghiệp có sử dụng lao động không?" thì thực tế hiện nay, khi dữ liệu BHXH, lao động và công đoàn ngày càng được số hóa, việc đối chiếu doanh nghiệp nào đang đóng BHXH nhưng chưa đóng kinh phí công đoàn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Cụ thể, theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 16/05/2026 quy định về Phương thức và thời hạn đóng kinh phí công đoàn, Doanh nghiệp thuộc diện đóng sẽ thực hiện đóng kinh phí công đoàn hằng tháng, cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc.

Mà theo quy định tại Điều 29 Luật Công đoàn 2024 (được bổ sung và có cụm từ bị thay thế bởi khoản 8 Điều 2 Luật sửa đổi Luật Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Luật Công đoàn, Luật Thanh niên và Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở 2025) thì kinh phí công đoàn do doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có sử dụng lao động theo quy định của pháp luật đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động;

Đồng thời, tại Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về vi phạm quy định về đóng kinh phí công đoàn có hiệu lực áp dụng từ 17/01/2022 đến nay như sau:

Vi phạm quy định về đóng kinh phí công đoàn

1. Phạt tiền với mức từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Chậm đóng kinh phí công đoàn;

b) Đóng kinh phí công đoàn không đúng mức quy định;

c) Đóng kinh phí công đoàn không đủ số người thuộc đối tượng phải đóng.

2. Phạt tiền với mức từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không đóng kinh phí công đoàn cho toàn bộ người lao động thuộc đối tượng phải đóng.

3. Biện pháp khắc phục hậu quả

Chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày có quyết định xử phạt, người sử dụng lao động phải nộp cho tổ chức công đoàn số tiền kinh phí công đoàn chậm đóng, đóng chưa đủ hoặc chưa đóng và khoản tiền lãi của số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng, chậm đóng theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Như vậy, căn cứ các quy định trên trường hợp chưa đóng kinh phí công đoàn sẽ bị truy thu số tiền chưa đóng kinh phí công đoàn 2% của doanh nghiệp có sử dụng lao động đồng thời bị phạt vi phạm hành chính và phải đóng tiền lãi của số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng cụ thể như sau:

- Phạt tiền với mức từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

+ Chậm đóng kinh phí công đoàn;

+ Đóng kinh phí công đoàn không đúng mức quy định;

+ Đóng kinh phí công đoàn không đủ số người thuộc đối tượng phải đóng.

- Phạt tiền với mức từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng kinh phí công đoàn tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không đóng kinh phí công đoàn cho toàn bộ người lao động thuộc đối tượng phải đóng.

- Chậm nhất 30 ngày, kể từ ngày có quyết định xử phạt, doanh nghiệp phải nộp cho tổ chức công đoàn số tiền kinh phí công đoàn chậm đóng, đóng chưa đủ hoặc chưa đóng và khoản tiền lãi của số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng, chậm đóng theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân, trường hợp tổ chức thì phạt gấp 2 lần cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.