Tờ rời BHXH năm 2026: Phân biệt với sổ BHXH, cách đọc, nơi cấp và những điều NLĐ cần lưu ý là gì?

Tờ rời BHXH và sổ BHXH khác nhau như thế nào?

Căn cứ Điều 3 Quy định ban hành kèm theo Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015 sổ BHXH là cuốn sổ gốc ghi nhận toàn bộ thời gian tham gia BHXH của người lao động. Tờ rời BHXH là tờ giấy phụ lục đính kèm sổ, ghi chi tiết quá trình đóng BHXH theo từng khoảng thời gian hoặc năm làm việc. Cả hai bổ sung cho nhau để xác nhận quyền lợi.

Tại sao người lao động cần giữ tờ rời BHXH khi đã có sổ BHXH điện tử?

Người lao động cần giữ tờ rời BHXH ngay cả khi đã có sổ BHXH điện tử, vì tờ rời là chứng từ gốc không thể thay thế hoàn toàn bởi dữ liệu điện tử trong mọi tình huống, đặc biệt khi phát sinh sai lệch dữ liệu hoặc cần xác minh quá trình tham gia BHXH.

Trước hết, tờ rời BHXH giấy được xem là căn cứ gốc để đối chiếu khi dữ liệu điện tử bị thiếu hoặc sai do lỗi kỹ thuật, lỗi nhập liệu từ doanh nghiệp hoặc quá trình đồng bộ dữ liệu. Ngoài ra, trong giai đoạn chuyển tiếp sang hệ thống số hóa, nhiều dữ liệu có thể chưa được cập nhật đầy đủ trên hệ thống điện tử, nên tờ rời giấy đóng vai trò là tài liệu bổ sung quan trọng.

Bên cạnh đó, trong các trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH tại nhiều tỉnh, nhiều đơn vị sử dụng lao động khác nhau, cơ quan BHXH thường ưu tiên tra cứu hồ sơ gốc là tờ rời BHXH. Đặc biệt, khi xảy ra tranh chấp với doanh nghiệp liên quan đến mức lương hoặc thời gian đóng BHXH, tờ rời có xác nhận của cơ quan BHXH sẽ là chứng cứ pháp lý có giá trị cao để bảo vệ quyền lợi của người lao động.

Tờ rời BHXH năm 2026: Phân biệt với sổ BHXH, cách đọc, nơi cấp và những điều NLĐ cần lưu ý là gì?

Tờ rời BHXH ghi những thông tin gì, đọc như thế nào cho đúng?

Đọc tờ rời BHXH cần chú ý ba nội dung chính: (1) Thời gian đóng theo từng giai đoạn, (2) Mức lương căn cứ đóng, và (3) Xác nhận của cơ quan BHXH. Thiếu chữ ký và dấu cơ quan BHXH thì tờ rời không có giá trị pháp lý.

Theo khoản 2 Điều 4 Quy định ban hành kèm theo Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015 nội dung ghi trên trang tờ rời sổ BHXH như sau:

- Tiêu đề: Ghi dòng chữ “QUÁ TRÌNH ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI”

- Thông tin quản lý: Ghi họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số sổ; số thứ tự (số tờ) ghi ở cuối dòng "ngày, tháng, năm sinh", theo số tự nhiên "Tờ 1", "Tờ 2"…

- Quá trình đóng BHXH chi tiết: Phần này quan trọng nhất, được chia thành 05 cột:

+ Cột 1, cột 2 “Từ tháng năm”, “Đến tháng năm”: Ghi rõ người tham gia đóng BHXH từ tháng/năm nào đến tháng/năm nào cho giai đoạn đó.

+ Cột 3 "Diễn giải": Nêu rõ công việc, chức vụ, tên công ty người lao động làm việc, nơi làm việc và quan trọng nhất là mức lương/thu nhập làm căn cứ đóng BHXH, BHTN trong thời gian đó. Nếu có giai đoạn không đóng (ví dụ: nghỉ thai sản, ốm đau dài ngày, nghỉ không lương, đã hưởng trợ cấp thất nghiệp) cũng sẽ được ghi rõ lý do.

+ Cột 4 "Căn cứ đóng": Ghi số tiền, hệ số hoặc tỷ lệ tương ứng với mức lương/thu nhập ở cột diễn giải.

+ Cột 5 "Tỷ lệ đóng (%)": Tỷ lệ phần trăm đóng vào các quỹ (Hưu trí – Tử tuất, Ốm đau – Thai sản, Tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp, Bảo hiểm thất nghiệp).

- Chốt sổ: Hằng năm sẽ có phần xác nhận tổng thời gian đã đóng các quỹ trong năm đó và tổng lũy kế thời gian đã tham gia tính đến hết năm (ví dụ: tổng số tháng đóng quỹ hưu trí, tổng số tháng đóng BHTN chưa hưởng).

Khi dừng đóng sẽ có phần ghi tổng thời gian bạn đã đóng cho từng loại quỹ tính đến thời điểm dừng.

- Ghi địa danh, ký và đóng dấu: Cuối cùng là thông tin ngày tháng cấp, địa danh và chữ ký của Giám đốc BHXH cùng con dấu tròn để xác nhận giá trị pháp lý của tờ rời.

Cách đọc theo thứ tự:

- Dòng đầu: Số thứ tự tờ, tên đơn vị sử dụng lao động, địa điểm làm việc.

- Các dòng tiếp theo: Mỗi dòng là một tháng hoặc giai đoạn, ghi: thời gian (từ tháng/năm đến tháng/năm), mức tiền lương làm căn cứ đóng, loại hình đóng (BHXH bắt buộc/tự nguyện, BHTN).

- Dòng cuối cùng: Tổng thời gian đóng BHXH chưa hưởng, chữ ký và dấu của Giám đốc BHXH cấp có thẩm quyền.

Ở góc trên bên phải, cùng hàng với dòng "Ngày, tháng, năm sinh", in thêm dòng chữ "Tờ... cấp lần…" cho biết đây là tờ số mấy trong bộ sổ và được cấp lần thứ mấy.

Tờ rời BHXH ghi mức lương đóng BHXH hay lương thực nhận?

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Quy định ban hành kèm theo Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015 mức lương ghi trên tờ rời BHXH là tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, không phải lương thực nhận hàng tháng.

Theo Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được quy định như sau:

- NLĐ thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định thì tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là tiền lương tháng theo chức vụ, chức danh, ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề, hệ số chênh lệch bảo lưu lương (nếu có);

- NLĐ thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do NSDLĐ quyết định thì tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Đây thường là lương Gross ghi trong hợp đồng lao động. Lương thực nhận sẽ thấp hơn vì đã khấu trừ phần đóng BHXH, BHYT, BHTN của người lao động và thuế thu nhập cá nhân.

Cụ thể nội dung về lương được ghi trên tờ rời BHXH gồm những khoản sau:

Đối với người tham gia thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định

- Tiền lương đóng quỹ HT, TT (đồng).

- Tiền lương đóng quỹ ÔĐ, TS (đồng).

- Tiền lương đóng quỹ TNLĐ, BNN (đồng).

- Tiền lương đóng BHTN (đồng).

+ Lương theo ngạch, bậc/cấp bậc quân hàm (hệ số).

+ Phụ cấp chức vụ (hệ số).

+ Phụ cấp khu vực (hệ số).

+ Hệ số chênh lệch, bảo lưu (hệ số).

+ Phụ cấp thâm niên vượt khung (%).

+ Phụ cấp thâm niên nghề (%).

+ Phụ cấp tái cử (%).

Đối với người tham gia theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định

- Tiền lương đóng quỹ HT, TT (đồng).

- Tiền lương đóng quỹ ÔĐ, TS (đồng).

- Tiền lương đóng quỹ TNLĐ, BNN (đồng).

- Tiền lương đóng BHTN (đồng).

+ Mức lương (đồng).

+ Phụ cấp lương (đồng).

+ Bổ sung khác (đồng).

Đối với người tham gia BHXH tự nguyện

- Thu nhập đóng quỹ HT, TT (đồng).

Tờ rời BHXH xin cấp ở đâu?

Căn cứ Công văn 1949/BHXH-CST năm 2011 tờ rời BHXH được cấp tại cơ quan BHXH nơi đơn vị sử dụng lao động đang tham gia bảo hiểm xã hội. Người lao động thường nhận tờ rời thông qua doanh nghiệp đang làm việc; trường hợp đã nghỉ việc hoặc cần cấp lại tờ rời BHXH thì có thể liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH nơi trước đây tham gia BHXH để được giải quyết.

Cụ thể, đối với tờ rời hàng năm, sau khi cơ quan BHXH in tờ rời của năm trước vào quý I hằng năm, đơn vị sử dụng lao động sẽ đến cơ quan BHXH để nhận và chuyển lại cho người lao động ký xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN.

Đối với tờ rời chốt sổ, cơ quan BHXH sẽ cấp khi người lao động nghỉ việc, ngừng đóng BHXH để bảo lưu thời gian tham gia, chuyển nơi tham gia ngoài tỉnh hoặc làm thủ tục hưởng các chế độ BHXH, BHTN. Thông thường, người lao động sẽ nhận thông qua doanh nghiệp đang tham gia BHXH hoặc nhận trực tiếp tại cơ quan BHXH nếu đã nghỉ việc.

Thủ tục xin cấp tờ rời BHXH thực hiện thế nào?

Theo quy trình BHXH hiện hành tại Công văn 1949/BHXH-CST năm 2011 và các văn bản liên quan, tờ rời BHXH không có thủ tục "xin cấp mới" riêng theo yêu cầu của NLĐ, vì (1) Tờ rời hàng năm được cơ quan BHXH tự động in và cấp vào ngày 05/02 hàng năm, sau đó chuyển qua đơn vị sử dụng lao động phát lại cho NLĐ nên không cần nộp hồ sơ xin cấp; (2) Tờ rời chốt sổ được cơ quan BHXH cấp khi phát sinh sự kiện (nghỉ việc, di chuyển tỉnh, giải quyết chế độ) cũng không cần làm thủ tục xin cấp riêng, mà đi kèm với thủ tục chốt sổ BHXH.

Công ty có trách nhiệm phải cấp tờ rời BHXH cho người lao động khi nghỉ việc không?

Có. Căn cứ khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 công ty bắt buộc phải làm thủ tục chốt sổ và giao tờ rời BHXH cho người lao động khi nghỉ việc.

Theo quy định tại Công văn 1949/BHXH-CST năm 2011 công ty có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH (bao gồm tờ bìa, các trang tờ rời, mẫu 07/SBH) trong thời gian người tham gia BHXH bắt buộc đang làm việc.

Tờ rời chốt sổ được cấp khi người tham gia ngừng đóng để bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN di chuyển ngoài địa bàn Tỉnh và để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN.

Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, công ty có trách nhiệm báo lên cơ quan BHXH để thực hiện chốt quá trình đóng BHXH. Trường hợp người lao động đóng BHXH từ 3 tháng trở lên đã được chốt sổ khi nghỉ việc mà không quay lại để nhận sổ BHXH thì sau 12 tháng kể từ khi xác nhận sổ, đơn vị phải chuyển cho cơ quan BHXH để thực hiện lưu trữ. Khi người lao động có yêu cầu thì cơ quan BHXH sẽ thực hiện trả lại sổ BHXH cho người lao động.

Mất tờ rời BHXH thì có xin cấp lại được không, thủ tục như thế nào?

Được. Thực hiện cấp lại tờ rời BHXH online trên ứng dụng VssID thông qua quy trình: (1) Đăng nhập vào ứng dụng VssID bằng mã số BHXH và mật khẩu của bạn; (2) Tại màn hình chính, chọn mục "Dịch vụ công"; (3) Chọn loại thủ tục "Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin" - Mã hồ sơ: 607A; (4) Điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu và chọn Địa chỉ nhận kết quả; (5) Bấm "Gửi" và nhập mã OTP được gửi về số điện thoại để hoàn tất hồ sơ

Căn cứ khoản 2.4 Điều 5 Quy định ban hành kèm theo Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015 khi người tham gia mất tờ rời tại một đơn vị sẽ tiến hành in lại quá trình đóng BHXH, BHTN tại đơn vị đó. Trường hợp người tham gia mất tờ rời tại nhiều đơn vị thì in lại quá trình đóng BHXH, BHTN ở những đơn vị đó. Trường hợp người tham gia cấp lại toàn bộ thì in toàn bộ thời gian đã đóng BHXH bắt buộc chưa hưởng, BHTN chưa hưởng hoặc BHXH tự nguyện chưa hưởng.

Tờ rời BHXH bị hỏng, rách, mờ chữ thì có được cấp lại không?

Được. Thực hiện cấp lại tờ rời BHXH online trên ứng dụng VssID thông qua quy trình: (1) Đăng nhập vào ứng dụng VssID bằng mã số BHXH và mật khẩu của bạn; (2) Tại màn hình chính, chọn mục "Dịch vụ công"; (3) Chọn loại thủ tục "Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin" - Mã hồ sơ: 607A; (4) Điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu và chọn Địa chỉ nhận kết quả; (5) Bấm "Gửi" và nhập mã OTP được gửi về số điện thoại để hoàn tất hồ sơ

Căn cứ khoản 2.4 Điều 5 Quy định ban hành kèm theo Quyết định 1035/QĐ-BHXH năm 2015 khi người tham gia bị hỏng, rách, mờ chữ trên tờ rời tại một đơn vị sẽ tiến hành in lại quá trình đóng BHXH, BHTN tại đơn vị đó. Trường hợp người tham gia bị hỏng, rách, mờ chữ trên tờ rời tại nhiều đơn vị thì in lại quá trình đóng BHXH, BHTN ở những đơn vị đó. Trường hợp người tham gia cấp lại toàn bộ thì in toàn bộ thời gian đã đóng BHXH bắt buộc chưa hưởng, BHTN chưa hưởng hoặc BHXH tự nguyện chưa hưởng.