Thủ tục gộp sổ BHXH theo Quyết định 366 ra sao?

Thủ tục gộp sổ BHXH theo Quyết định 366 ra sao?

Căn cứ vào Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026 về thủ tục gộp sổ BHXH mới nhất năm 2026 như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Theo Điều 4 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026, người tham gia BHXH kê khai Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) kèm theo bản sao giấy tờ liên quan nếu có.

Riêng đối với thủ tục gộp sổ BHXH, theo thủ tục hành chính hiện hành, hồ sơ gồm:

- Tờ khai đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, BHYT Mẫu TK1-TS ban hành theo Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026;

- Các sổ BHXH bản giấy đề nghị gộp, nếu có.

Trường hợp đồng thời phát sinh yêu cầu điều chỉnh thông tin hoặc cần chứng minh thông tin có liên quan, người tham gia cung cấp giấy tờ tương ứng theo quy định.

Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Bước 2: Nộp hồ sơ gộp sổ BHXH

Theo điểm c khoản 1 Điều 4 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026, trường hợp gộp sổ BHXH, người tham gia có thể nộp hồ sơ:

- Thông qua đơn vị sử dụng lao động; hoặc

- Nộp cho cơ quan BHXH.

Việc gộp sổ BHXH thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH tỉnh hoặc BHXH cơ sở. Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026 cũng xác định cơ quan BHXH thực hiện gộp sổ tại đơn vị sử dụng lao động đang tham gia hoặc nơi cư trú của người tham gia.

Ngoài hình thức nộp trực tiếp, thủ tục gộp sổ BHXH đã được công bố là dịch vụ công trực tuyến toàn trình, áp dụng cho cả tổ chức và cá nhân. Người thực hiện có thể lựa chọn hình thức giao dịch điện tử hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính theo hệ thống dịch vụ công BHXH.

Bước 3: Cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH thực hiện cập nhật dữ liệu và giải quyết hồ sơ theo Điều 5 Quy trình ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026.

Trường hợp hồ sơ tiếp nhận hoặc dữ liệu chưa đầy đủ, chưa chính xác, cơ quan BHXH hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ hoặc trả lại hồ sơ kèm lý do. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Thủ tục gộp sổ BHXH theo Quyết định 366 ra sao? (Hình từ Internet)

Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử được sử dụng để làm gì?

Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử được sử dụng để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội bảo hiểm thất nghiệp.

Cụ thể:

Căn cứ theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 09/2026/TT-BTC quy định:

Sử dụng sổ bảo hiểm xã hội thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử

1. Người tham gia truy cập ứng dụng Định danh điện tử quốc gia (VNeID) mức độ 2 hoặc ứng dụng Bảo hiểm xã hội số (VssID) hoặc hòm thư điện tử (Email) nhận và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội bảo hiểm thất nghiệp; sử dụng thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử để khám bệnh chữa bệnh tại các cơ sở khám bệnh chữa bệnh bảo hiểm y tế và thanh toán chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế.

2. Cơ quan, tổ thực hiện giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật không yêu cầu cung cấp sổ bảo hiểm xã hội bản giấy khi người tham gia nộp sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử.

3. Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế không yêu cầu người tham gia cung cấp thẻ bảo hiểm y tế bản giấy khi khám bệnh, chữa bệnh bằng thẻ bảo hiểm y tế bản điện tử và có trách nhiệm tra cứu giá trị sử dụng thẻ bảo hiểm y tế trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm.

...

Người tham gia truy cập ứng dụng Định danh điện tử quốc gia (VNeID) mức độ 2 hoặc ứng dụng Bảo hiểm xã hội số (VssID) hoặc hòm thư điện tử (Email) nhận và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp.

Đơn vị có trách nhiệm như thế nào trong việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động?

Đơn vị (người sử dụng lao động) có t nhiệm đăng ký, lập hồ sơ và đóng BHXH bắt buộc cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ khi ký hợp đồng lao động. T nhiệm bao gồm: lập sổ BHXH, đóng BHXH hàng tháng, và trả sổ BHXH khi chấm dứt hợp đồng, giúp đảm bảo quyền lợi hưu trí và tai nạn lao động cho nhân viên.

Cụ thể:

Căn cứ theo Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định:

Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và cấp sổ bảo hiểm xã hội

1. Người sử dụng lao động có t nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Đối tượng quy định tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 của Luật này nếu tự nộp thì nộp hồ sơ là tờ khai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

3. Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện nộp hồ sơ quy định tại khoản 3 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có t nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Bên cạnh đó, căn cứ theo Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định:

Trách nhiệm của người sử dụng lao động

1. Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động theo quy định của Luật này; phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc trả sổ bảo hiểm xã hội bản giấy cho người lao động.

2. Lập hồ sơ để người lao động được hưởng hế độ bảo hiểm xã hội.

3. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việ hoặc thôi việc theo quy định ủa pháp luật.

4. Đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động theo quy định tại Điều 34 ủa Luật này và hằng tháng trích khoản tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộ theo quy định tại Điều 33 của Luật này từ tiền của người lao động để đóng cùng một lúc vào quỹ bảo hiểm xã hội.

5. Xem xét giới thiệu người lao động thuộc đối tượng theo quy định tại Điều 65 của Luật này đi khám giám định y khoa để xác định mức suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng giám định y khoa.

...

Theo đó, đơn vị có trách nhiệm đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Đồng thời, đơn vị có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.