Việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải được thực hiện theo các bước nào?

Cho tôi hỏi việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải được thực hiện theo các bước nào? Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải bảo đảm những yêu cầu gì? Câu hỏi của anh T.C.V từ Tuyên Quang.

Việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải được thực hiện theo các bước nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 18 Quy định chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 336/QĐ-TANDTC năm 2014 quy định về lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức như sau:

Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức
1. Việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức phải thực hiện đầy đủ các bước: Lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.
2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:
a) Sắp xếp hồ sơ cán bộ, công chức theo vần tên A, B, C và theo đầu mối đơn vị trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.
b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ, công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ.
c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cán bộ, công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: Họ và tên; các bí danh; ngày tháng năm sinh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có).
...

Như vậy, theo quy định, việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải phải thực hiện đầy đủ các bước sau đây:

(1) Lập sổ hồ sơ;

(2) Phân loại tài liệu;

(3) Lập phiếu liệt kê tài liệu;

(4) Lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ;

(5) Lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

Việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải được thực hiện theo các bước nào?

Việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải được thực hiện theo các bước nào? (Hình từ Internet)

Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải bảo đảm những yêu cầu gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 18 Quy định chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 336/QĐ-TANDTC năm 2014 quy định về lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức như sau:

Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức
...
2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:
a) Sắp xếp hồ sơ cán bộ, công chức theo vần tên A, B, C và theo đầu mối đơn vị trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.
b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ, công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ.
c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cán bộ, công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: Họ và tên; các bí danh; ngày tháng năm sinh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có).
d) Việc lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức cần tiến hành song song với việc lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ sao chụp và lưu dưới dạng tập tin trong máy tính để tiện tra cứu và báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, bảo đảm an toàn và chính xác.
...

Như vậy, theo quy định, khi lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

(1) Sắp xếp hồ sơ cán bộ, công chức theo vần tên A, B, C và theo đầu mối đơn vị trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.

(2) Tài liệu trong mỗi hồ sơ cán bộ, công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ.

(3) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cán bộ, công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: Họ và tên; các bí danh; ngày tháng năm sinh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có).

(4) Việc lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức cần tiến hành song song với việc lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ sao chụp và lưu dưới dạng tập tin trong máy tính để tiện tra cứu và báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, bảo đảm an toàn và chính xác.

Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân được thực hiện như thế nào?

Căn cứ khoản 3 Điều 18 Quy định chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 336/QĐ-TANDTC năm 2014 quy định về lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức như sau:

Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức
...
3. Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện như sau:
a) Thường xuyên kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý.
b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản. Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ.
4. Việc phục chế hoặc sao chép lại nội dung tài liệu hồ sơ hư hỏng được thực hiện như sau:
a) Đối với hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân tối cao: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ khi phát hiện tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, Vụ Tổ chức - Cán bộ, báo cáo lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao về việc phục chế nội dung tài liệu hồ sơ hư hỏng. Sau khi có ý kiến của lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao, Vụ trưởng Vụ Tổ chức - Cán bộ trực tiếp chỉ đạo đơn vị chức năng thực hiện phục chế hoặc sao chép lại nội dung tài liệu hồ sơ hư hỏng theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều này.
...

Như vậy, theo quy định, quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ, công chức Tòa án nhân dân được thực hiện như sau:

(1) Thường xuyên kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý.

(2) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản.

Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ.

Tòa án nhân dân TẢI TRỌN BỘ CÁC QUY ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN TÒA ÁN NHÂN DÂN
Căn cứ pháp lý
MỚI NHẤT
Thư viện nhà đất
Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân cấp cao từ năm 2025
Pháp luật
Mẫu Tờ khai đề nghị cấp giấy chứng nhận chức danh tư pháp, giấy chứng nhận tòa án nhân dân mới nhất?
Pháp luật
Có xét tặng danh hiệu Lao động tiên tiến của Tòa án nhân dân đối với cá nhân bị kỷ luật khiển trách?
Pháp luật
05 loại hình khen thưởng trong Tòa án nhân dân? Đối tượng khen thưởng? Thời gian đề nghị khen thưởng cho lần tiếp theo được tính thế nào?
Pháp luật
Hội đồng Thi đua Khen thưởng Tòa án nhân dân do ai thành lập? Gồm những thành phần nào? Phiên họp của Hội đồng được tổ chức khi nào?
Pháp luật
Thời gian của năm thi đua trong Tòa án nhân dân tính từ ngày nào? Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Tòa án nhân dân có bao nhiêu phó chủ tịch?
Pháp luật
Thời điểm xét tặng danh hiệu Chiến sĩ thi đua Tòa án nhân dân là khi nào? Lưu ý khi tổ chức trao tặng danh hiệu thi đua?
Pháp luật
Chiến sĩ thi đua cơ sở có là danh hiệu thi đua của Tòa án nhân dân? Ai quyết định khen thưởng danh hiệu Chiến sĩ thi đua cơ sở?
Pháp luật
Khen thưởng phong trào thi đua là gì? Nội dung tổ chức phong trào thi đua của Tòa án nhân dân gồm những gì?
Pháp luật
Mô hình bảo hiến của Việt Nam là gì? Chức năng bảo hiến của Tòa án nhân dân được quy định như thế nào?
Pháp luật
Có bao nhiêu Cụm thi đua của Tòa án nhân dân theo quy định hiện hành? Đối tượng nào được tham gia vào công tác thi đua của Tòa án nhân dân?
Đặt câu hỏi

Quý khách cần hỏi thêm thông tin về có thể đặt câu hỏi tại đây.

Đi đến trang Tìm kiếm nội dung Tư vấn pháp luật - Tòa án nhân dân
777 lượt xem
TÌM KIẾM LIÊN QUAN
Tòa án nhân dân

TÌM KIẾM VĂN BẢN
Xem toàn bộ văn bản về Tòa án nhân dân

Chủ quản: Công ty THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Giấy phép số: 27/GP-TTĐT, do Sở TTTT TP. HCM cấp ngày 09/05/2019.
Chịu trách nhiệm chính: Ông Bùi Tường Vũ - Số điện thoại liên hệ: 028 3930 3279
Địa chỉ: P.702A , Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, P.8, Q. Phú Nhuận, TP. HCM;
Địa điểm Kinh Doanh: Số 17 Nguyễn Gia Thiều, P. Võ Thị Sáu, Q3, TP. HCM;
Chứng nhận bản quyền tác giả số 416/2021/QTG ngày 18/01/2021, cấp bởi Bộ Văn hoá - Thể thao - Du lịch
Thông báo
Bạn không có thông báo nào