Việc giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để bổ sung tài liệu có cần phải lập thành biên bản hay không?

Nội dung chính

• Trong hồ sơ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy sẽ bao gồm những loại giấy tờ nào?
• Công tác bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện như thế nào?
• Việc giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để bổ sung tài liệu có cần phải lập thành biên bản hay không?

Trong hồ sơ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy sẽ bao gồm những loại giấy tờ nào?

Căn cứ Điều 17 Thông tư 06/2013/TT-BTP quy định về hồ sơ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy như sau:

Lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

1. "Hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy" bao gồm Lý lịch tư pháp của cá nhân, các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp và các văn bản khác có liên quan đến cá nhân người có Lý lịch tư pháp như quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, giấy chứng tử, kết quả xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích, được tập hợp và đưa vào hồ sơ theo nguyên tắc phân loại, sắp xếp thành hồ sơ của từng cá nhân.

2. Sau khi Lý lịch tư pháp đã được lập, người làm công tác lý lịch tư pháp có nhiệm vụ lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để lưu trữ vào cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, Lý lịch tư pháp đã lập phải được đóng dấu của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp ở góc bên trái, phía trên, nơi ghi tên cơ quan lập Lý lịch tư pháp. Lý lịch tư pháp có nhiều tờ thì phải được đóng dấu giáp lai.

...

Từ quy định trên thì hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy bao gồm các giấy tờ sau:

(1) Lý lịch tư pháp của cá nhân;

(2) các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp và các văn bản khác có liên quan đến cá nhân người có Lý lịch tư pháp như:

- Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch;

- Giấy chứng tử,

- Kết quả xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích, được tập hợp và đưa vào hồ sơ theo nguyên tắc phân loại, sắp xếp thành hồ sơ của từng cá nhân.

Việc giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để bổ sung tài liệu có cần phải lập thành biên bản hay không? (Hình từ Internet)

Công tác bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện như thế nào?

Căn cứ Điều 18 Thông tư 06/2013/TT-BTP quy định về việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy như sau:

Bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

1. Sau khi cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào Lý lịch tư pháp đã được lập trong dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, người làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm bổ sung các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.

2. Khi bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, người làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện đánh số tờ của tài liệu đối với các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp bổ sung theo quy định tại khoản 4 Điều 17 và ghi vào Danh mục tài liệu theo quy định tại khoản 6 Điều 17 của Thông tư này. Việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền.

Trong quá trình bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, người làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, không được làm mất, hư hỏng, thay đổi tài liệu có trong hồ sơ.

3. Khi người bị kết án đã chấp hành xong bản án và thông tin về việc chấp hành xong bản án được cập nhật vào Lý lịch tư pháp điện tử thì người làm công tác lý lịch tư pháp có nhiệm vụ in toàn bộ phần thông tin về tình trạng thi hành bản án đã được cập nhật, bổ sung để đưa vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy của người đó.

4. Trường hợp bổ sung, đính chính thông tin về cá nhân hoặc thông tin về bản án trong Lý lịch tư pháp điện tử thì người làm công tác lý lịch tư pháp in phần thông tin cá nhân hoặc thông tin về bản án đã được chỉnh sửa để bổ sung vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy của người đó kèm theo các văn bản chứa thông tin bổ sung, đính chính. Việc bổ sung thông tin phải có sự xác nhận, phê duyệt của người có thẩm quyền.

Theo đó, sau khi cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào Lý lịch tư pháp đã được lập trong dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm bổ sung các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.

Khi bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, người làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện đánh số tờ của tài liệu đối với các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp bổ sung và ghi vào Danh mục tài liệu được lập theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 06/2013/TT-BTP (mẫu số 01/TT-BTP tải về).

Việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy phải được sự phê duyệt của người có thẩm quyền.

Việc giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để bổ sung tài liệu có cần phải lập thành biên bản hay không?

Căn cứ Điều 23 Thông tư 06/2013/TT-BTP quy định về việc giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để bổ sung tài liệu như sau:

Giao nhận hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để bổ sung tài liệu

1. Trường hợp cần bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy theo quy định tại Điều 18 Thông tư này, người làm công tác lý lịch tư pháp yêu cầu người làm công tác lưu trữ bàn giao hồ sơ lý lịch tư pháp để bổ sung tài liệu.

Trường hợp cần bổ sung nhiều hồ sơ thì người làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện lập danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp cần bổ sung để đối chiếu khi giao, nhận. Danh sách hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần bổ sung bao gồm: số lưu trữ; mã số Lý lịch tư pháp; họ và tên người có Lý lịch tư pháp.

2. Người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm tìm kiếm hồ sơ lý lịch tư pháp cần bổ sung và bàn giao cho người có yêu cầu.

Việc giao, nhận hồ sơ lý lịch tư pháp phải được ký xác nhận giữa bên giao, bên nhận và ghi rõ ngày giao, nhận.

3. Sau khi hoàn thành việc bổ sung hồ sơ, người làm công tác lý lịch tư pháp có nhiệm vụ bàn giao hồ sơ đã bổ sung cho người làm công tác lưu trữ. Việc bàn giao hồ sơ đã bổ sung phải được ký xác nhận giữa bên giao, bên nhận.

4. Khi nhận lại hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy đã được bổ sung thông tin, người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ sắp xếp hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy vào đúng vị trí của hồ sơ đó trong kho lưu trữ.

Như vậy, tuy không nói rõ phải lập thành biên bản nhưng theo quy định thì việc giao, nhận hồ sơ lý lịch tư pháp phải được ký xác nhận giữa bên giao, bên nhận và ghi rõ ngày giao, nhận.

Do đó, cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp và cán bộ làm công tác lưu trữ cần phải lập biên bản khi gia nhận tài liệu để bổ sung vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy.