Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được quản lý theo trình tự như thế nào? Văn bản đi đăng ký bằng sổ được thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện theo nguyên tắc chung nào?
• Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được quản lý theo trình tự như thế nào?
• Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được đăng ký bằng sổ được thực hiện như thế nào?

Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện theo nguyên tắc chung nào?

Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện theo nguyên tắc chung được quy định tại Điều 17 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 như sau:

Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký trừ một số văn bản được đăng ký riêng do Chánh án Tòa án nhân dân tối cao quy định. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có dấu chỉ các độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

3. Văn bản, tài liệu chứa đựng nội dung bí mật nhà nước theo quy định tại Quyết định số 970/QĐ-TTg ngày 07/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ quy định về danh mục bí mật nhà nước thuộc Tòa án nhân dân (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn về quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước của Tòa án nhân dân.

Việc quản lý văn bản tại các Tòa án nhân dân thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và quy định của Tòa án nhân dân.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được thực hiện theo nguyên tắc chung sau:

Tất cả văn bản đi đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký trừ một số văn bản được đăng ký riêng do Chánh án Tòa án nhân dân tối cao quy định.

Văn bản đi ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có dấu chỉ các độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Văn bản, tài liệu chứa đựng nội dung bí mật nhà nước theo quy định tại Quyết định 970/QĐ-TTg năm 2020 được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn về quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước của Tòa án nhân dân.

Văn bản đi (Hình từ Internet)

Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được quản lý theo trình tự như thế nào?

Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được quản lý theo trình tự được quy định tại Điều 18 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 như sau:

Trình tự quản lý văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được quản lý theo trình tự sau:

- Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản.

- Đăng ký văn bản đi.

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Lưu văn bản đi.

Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được đăng ký bằng sổ được thực hiện như thế nào?

Văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được đăng ký bằng sổ được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 như sau:

Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên phần mềm máy vi tính và đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin quy định về thể thức của văn bản.

1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi.

- Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

- Văn bản soạn thảo phải đảm bảo về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày mới ghi số, ngày, tháng, năm. Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có) và đăng ký.

b) Văn bản đi được đăng ký bằng sổ theo mẫu quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ quy định về công tác văn thư.

c) Văn bản mật đi được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước thuộc Tòa án nhân dân và lập sổ theo dõi riêng.

2. Đăng ký văn bản bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

a) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị cung cấp chương trình phần mềm đó.

b) Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy đảm bảo đầy đủ các trường thông tin theo quy định tại mẫu sổ đăng ký văn bản đi để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản đi trong hệ thống Tòa án nhân dân được đăng ký bằng sổ được thực hiện như sau:

- Lập sổ đăng ký văn bản đi.

+ Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

+ Văn bản soạn thảo phải đảm bảo về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày mới ghi số, ngày, tháng, năm. Đóng dấu cơ quan, dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có) và đăng ký.

- Văn bản đi được đăng ký bằng sổ theo mẫu quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP

- Văn bản mật đi được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước thuộc Tòa án nhân dân và lập sổ theo dõi riêng.