Văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo được đăng ký tại Văn thư cơ quan khi nào? Văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo được quản lý theo trình tự như thế nào?

Nội dung chính

• Văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo được đăng ký tại Văn thư cơ quan khi nào?
• Văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo được quản lý theo trình tự như thế nào?
• Văn bản đến của của Bộ Giáo dục và Đào tạo đến ngoài giờ làm việc thì Văn thư cơ quan tiếp nhận như thế nào?

Văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo được đăng ký tại Văn thư cơ quan khi nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 16 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 2125/QĐ-BGDĐT năm 2018, có quy định về nguyên tắc chung như sau:

Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Văn bản đến không đăng ký tại Văn thư cơ quan thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ: “Thượng khẩn”, “Khẩn”, “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ” (gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” (gọi chung là văn bản mật) và “Điện mật” được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại Quy chế này.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo phải được đăng ký tại Văn thư cơ quan ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ: “Thượng khẩn”, “Khẩn”, “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ” (gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận.

Văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo (Hình từ Internet)

Văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo được quản lý theo trình tự như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 17 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 2125/QĐ-BGDĐT năm 2018, có quy định về trình tự quản lý văn bản đến như sau:

Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến Bộ hoặc gửi đến các đơn vị thuộc Bộ phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản đến của Bộ Giáo dục và Đào tạo được quản lý theo trình tự như sau:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

- Trình, chuyển giao văn bản đến.

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Văn bản đến của của Bộ Giáo dục và Đào tạo đến ngoài giờ làm việc thì Văn thư cơ quan tiếp nhận như thế nào?

Căn cứ tại theo quy định khoản 1 Điều 18 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành kèm theo Quyết định 2125/QĐ-BGDĐT năm 2018, có quy định về tiếp nhận, đăng ký văn bản đến như sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Văn bản đến Bộ từ bất kỳ nguồn nào, trong giờ làm việc hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư cơ quan tiếp nhận, kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, Văn thư cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính, Văn phòng Bộ để xử lý.

2. Văn bản đến phải được phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến và đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đến trên Hệ thống E-Office tại Văn thư cơ quan.

Đối với bản fax, phải đóng dấu "Đến" trước khi trình người có thẩm quyền. Đối với văn bản được chuyển qua mạng phải in ra và làm thủ tục đóng dấu "Đến".

3. Văn thư cơ quan phân loại văn bản đến để chuyển đến đơn vị, thư ký lãnh đạo Bộ hoặc trình Chánh Văn phòng giải quyết theo quy định tại Quyết định số 1224/QĐ-BGDĐT ngày 07/4/2017 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy trình quản lý văn bản trong môi trường mạng.

4. Văn thư cơ quan có trách nhiệm gửi trả lại nơi gửi những văn bản không đúng địa chỉ, không đảm bảo yêu cầu an toàn về công tác văn thư như: địa chỉ không rõ ràng, bì thư, văn bản nhàu nát.

Như vậy, theo quy định trên thì văn bản đến của của Bộ Giáo dục và Đào tạo đến ngoài giờ làm việc thì Văn thư cơ quan tiếp nhận như sau:

Văn thư cơ quan tiếp nhận, kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc thì Văn thư cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính, Văn phòng Bộ để xử lý.