Thư ký quản lý hồ sơ các vụ án hình sự phải sắp xếp toàn bộ tài liệu trong hồ sơ vụ án và đánh số bút lục khi nào?

Nội dung chính

• Thư ký quản lý hồ sơ các vụ án hình sự phải sắp xếp toàn bộ tài liệu trong hồ sơ vụ án và đánh số bút lục khi nào?
• Việc chuyển giao hồ sơ các vụ án hình sự giữa các cá nhân trong cùng cơ quan có phải lập biên bản không?
• Hồ sơ các vụ án hình sự được quản lý đảm bảo tính bảo mật trong công tác quản lý hồ sơ như thế nào?

Thư ký quản lý hồ sơ các vụ án hình sự phải sắp xếp toàn bộ tài liệu trong hồ sơ vụ án và đánh số bút lục khi nào?

Hồ sơ các vụ án hình sự là một trong các loại hồ sơ vụ án được quản lý tại Tòa án theo khoản 1 Điều 5 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022.

Căn cứ theo Điều 8 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Trách nhiệm của Thẩm phán, Thư ký, Thẩm tra viên và cá nhân được giao quản lý hồ sơ, nghiên cứu, giải quyết vụ án

1. Xây dựng hồ sơ, cập nhật và bổ sung tài liệu vào hồ sơ trong quá trình giải quyết vụ án theo đúng quy định của pháp luật tố tụng.

2. Quản lý chặt chẽ hồ sơ vụ án; không tự ý cho sao chụp tài liệu trong hồ sơ vụ án khi chưa được cho phép của người có thẩm quyền; kiểm tra tài liệu, đăng ký vào sổ theo dõi hồ sơ đi-đến của đơn vị.

3. Cá nhân làm thất lạc, mất mát, hư hỏng hồ sơ, tài liệu phải báo cáo người có thẩm quyền ngay khi phát hiện hoặc ngay sau khi sự việc xảy ra; chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị và trước pháp luật về việc làm thất lạc, mất mát, hư hỏng hồ sơ, tài liệu kể từ khi ký nhận.

4. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận được phân công giải quyết vụ án, cá nhân được phân công phải phối hợp với đơn vị, bộ phận quản lý hồ sơ để nhận hồ sơ và giải quyết vụ án theo quy định của pháp luật. Việc giao nhận phải được thể hiện trong sổ theo dõi hồ sơ đi-đến của đơn vị.

5. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày giải quyết xong vụ án hoặc kể từ ngày bản án có hiệu lực pháp luật, cá nhân được giao quản lý hồ sơ, nghiên cứu, giải quyết vụ án phải kiểm tra, sắp xếp toàn bộ tài liệu trong hồ sơ vụ án, đánh số bút lục và lập bản kê đối với những tài liệu phát sinh; làm thủ tục bàn giao hồ sơ vụ án cho đơn vị, bộ phận quản lý hồ sơ hoặc lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

6. Thực hiện việc thống kê, bàn giao hồ sơ vụ án trong hợp nghỉ chế độ hưu trí, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, chuyển công tác hoặc học tập dài ngày theo quy định.

Theo quy định trên, trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày giải quyết xong vụ án hình sự hoặc kể từ ngày bản án có hiệu lực pháp luật, Thư ký được giao quản lý hồ sơ phải kiểm tra, sắp xếp toàn bộ tài liệu trong hồ sơ vụ án, đánh số bút lục và lập bản kê đối với những tài liệu phát sinh, đồng thời làm thủ tục bàn giao hồ sơ vụ án cho đơn vị, bộ phận lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

Thư ký quản lý hồ sơ các vụ án hình sự phải sắp xếp toàn bộ tài liệu trong hồ sơ vụ án và đánh số bút lục khi nào? (Hình từ Internet)

Việc chuyển giao hồ sơ các vụ án hình sự giữa các cá nhân trong cùng cơ quan có phải lập biên bản không?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 10 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Chuyển giao hồ sơ vụ án

1. Việc chuyển giao hồ sơ tài liệu giữa các đơn vị, cá nhân trong cùng cơ quan phải được lập thành biên bản, có chữ ký xác nhận của bên giao và bên nhận theo đúng mẫu do Tòa án nhân dân tối cao ban hành, đồng thời đăng ký vào sổ theo dõi hồ sơ đi-đến của cơ quan, đơn vị.

2. Việc chuyển giao hồ sơ giữa các cơ quan khác nhau phải lập thành văn bản theo quy định của pháp luật tố tụng.

3. Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật, đơn vị, bộ phận quản lý hồ sơ vụ án phải nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

Theo đó, việc chuyển giao hồ sơ tài liệu các vụ án hình sự giữa các cá nhân trong cùng cơ quan phải được lập thành biên bản, có chữ ký xác nhận của bên giao và bên nhận theo đúng mẫu do Tòa án nhân dân tối cao ban hành, đồng thời đăng ký vào sổ theo dõi hồ sơ đi-đến của cơ quan, đơn vị.

Hồ sơ các vụ án hình sự được quản lý đảm bảo tính bảo mật trong công tác quản lý hồ sơ như thế nào?

Căn cứ theo Điều 12 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Bảo mật trong công tác quản lý hồ sơ vụ án

1. Hồ sơ vụ án phải được quản lý chặt chẽ, bảo mật theo quy định; chỉ được cung cấp hoặc báo cáo theo quy định của pháp luật.

2. Nghiêm cấm hành vi làm lộ thông tin, tài liệu; làm sai lệch hồ sơ vụ án. Nếu để mất, thất lạc, hư hỏng tài liệu hoặc làm lộ thông tin, tài liệu thì tùy tính chất mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Mọi hoạt động trong công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ của Tòa án nhân dân phải thực hiện theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Theo đó, hồ sơ các vụ án hình sự phải được quản lý chặt chẽ, bảo mật theo quy định. Chỉ được cung cấp hoặc báo cáo theo quy định của pháp luật.

Nghiêm cấm hành vi làm lộ thông tin, tài liệu và làm sai lệch hồ sơ các vụ án hình sự. Nếu để mất, thất lạc, hư hỏng tài liệu hoặc làm lộ thông tin, tài liệu thì tùy tính chất mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.