Thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường phải được kiểm soát để đảm bảo những gì?

Nội dung chính

• Trong phạm vi đã xác định của hệ thống quản lý môi trường thì lãnh đạo cao nhất phải làm những công việc gì?
• Tổ chức phải xác định các khía cạnh môi trường nào trong phạm vi đã xác định của hệ thống quản lý môi trường?
• Thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường phải được kiểm soát để đảm bảo những gì?

Trong phạm vi đã xác định của hệ thống quản lý môi trường thì lãnh đạo cao nhất phải làm những công việc gì?

Theo Mục 5.2 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 14001:2015 (ISO 14001:2015) quy định như sau:

Chính sách môi trường

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách môi trường, trong phạm vi đã xác định của hệ thống quản lý môi trường của tổ chức:

a) thích hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức, bao gồm bản chất, quy mô và các tác động môi trường từ các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức;

b) cung cấp khuôn khổ cho việc thiết lập các mục tiêu môi trường;

c) bao gồm cam kết bảo vệ môi trường, kể cả ngăn ngừa ô nhiễm và (các) cam kết cụ thể khác liên quan đến bối cảnh của tổ chức.

CHÚ THÍCH: (Các) cam kết cụ thể khác nhằm bảo vệ môi trường có thể bao gồm sử dụng bền vững nguồn tài nguyên, giảm nhẹ và thích ứng biến đổi khí hậu, và bảo vệ đa dạng sinh học và các hệ sinh thái.

d) bao gồm cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tuân thủ;

e) bao gồm cam kết về cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường để nâng cao kết quả hoạt động môi trường.

Chính sách môi trường phải được:

- duy trì như thông tin dạng văn bản;

- trao đổi thông tin trong toàn bộ tổ chức;

- có sẵn cho các bên quan tâm.

Như vậy, lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách môi trường, trong phạm vi đã xác định của hệ thống quản lý môi trường của tổ chức.

Hệ thống quản lý môi trường (Hình từ Internet)

Tổ chức phải xác định các khía cạnh môi trường nào trong phạm vi đã xác định của hệ thống quản lý môi trường?

Mục 6.1.2 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 14001:2015 (ISO 14001:2015) có nêu:

Khía cạnh môi trường

Trong phạm vi đã xác định của hệ thống quản lý môi trường, tổ chức phải xác định các khía cạnh môi trường của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức có thể kiểm soát và những điều có thể ảnh hưởng, và các tác động môi trường tương ứng của chúng, có cân nhắc đến quan điểm vòng đời.

Khi xác định các khía cạnh môi trường, tổ chức phải tính đến:

a) sự thay đổi, bao gồm cả những sự phát triển đã hoạch định hoặc mới, và các hoạt động, các sản phẩm và dịch vụ mới hoặc có sửa đổi;

b) các điều kiện bất thường và tình huống khẩn cấp có thể dự đoán một cách hợp lý.

Tổ chức phải xác định những khía cạnh môi trường có hoặc có thể có tác động đáng kể tới môi trường, nghĩa là các khía cạnh môi trường có ý nghĩa, bằng cách sử dụng các chuẩn mực đã thiết lập.

Tổ chức phải trao đổi về các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của tổ chức giữa các cấp và bộ phận chức năng khác nhau, khi thích hợp.

Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về:

- khía cạnh môi trường và các tác động môi trường tương ứng;

- các chuẩn mực sử dụng để xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của mình;

- các khía cạnh môi trường có ý nghĩa.

CHÚ THÍCH: Các khía cạnh môi trường có ý nghĩa có thể dẫn đến rủi ro hoặc cơ hội liên quan đến các tác động bất lợi cho môi trường (các mối đe dọa) hoặc các hoạt động có lợi cho môi trường (các cơ hội).

Như vậy, khi xác định các khía cạnh môi trường, tổ chức phải tính đến:

- Sự thay đổi, bao gồm cả những sự phát triển đã hoạch định hoặc mới, và các hoạt động, các sản phẩm và dịch vụ mới hoặc có sửa đổi;

- Các điều kiện bất thường và tình huống khẩn cấp có thể dự đoán một cách hợp lý.

Thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường phải được kiểm soát để đảm bảo những gì?

Theo Mục 7.5.3 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 14001:2015 (ISO 14001:2015) quy định:

Kiểm soát thông tin dạng văn bản

Thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường và của tiêu chuẩn này phải được kiểm soát để đảm bảo:

a) sẵn có và phù hợp cho việc sử dụng đúng nơi và đúng lúc;

b) được bảo vệ một cách thỏa đáng (ví dụ: để tránh mất tính bảo mật, sử dụng sai mục đích, hoặc mất tính toàn vẹn).

Đối với việc kiểm soát thông tin dạng văn bản, tổ chức phải giải quyết các hoạt động sau đây, khi có thể áp dụng:

- phân phối, tiếp cận, truy cập và sử dụng;

- lưu trữ và bảo quản, bao gồm cả giữ gìn để có thể dễ dàng xem được;

- kiểm soát các thay đổi (ví dụ; kiểm soát phiên bản);

- lưu giữ và hủy bỏ.

Thông tin dạng văn bản có nguồn gốc bên ngoài mà tổ chức xác định là cần thiết cho việc hoạch định và vận hành hệ thống quản lý môi trường phải được nhận dạng thích hợp và được kiểm soát.

CHÚ THÍCH: Tiếp cận có thể hiểu là một quyết định về việc chỉ cho phép xem các thông tin dạng văn bản, hoặc cho phép và ủy quyền để xem và thay đổi thông tin dạng văn bản.

Theo đó, thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường và của tiêu chuẩn này phải được kiểm soát để đảm bảo:

- Sẵn có và phù hợp cho việc sử dụng đúng nơi và đúng lúc;

- Được bảo vệ một cách thỏa đáng (ví dụ: để tránh mất tính bảo mật, sử dụng sai mục đích, hoặc mất tính toàn vẹn).