Thời điểm lập hóa đơn đối với hợp đồng cung ứng hàng hóa và dịch vụ lắp đặt khi thời điểm chuyển giao hàng hóa và hoàn thành dịch vụ khác nhau?

Nội dung chính

• Hóa đơn là gì? Nguyên tắc lập hóa đơn được quy định như thế nào?
• Thời điểm lập hóa đơn đối với hợp đồng cung ứng hàng hóa và dịch vụ lắp đặt khi thời điểm chuyển giao hàng hóa và hoàn thành dịch vụ khác nhau?
• Việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ được quy định như thế nào?

Hóa đơn là gì? Nguyên tắc lập hóa đơn được quy định như thế nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn như sau:

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập hóa đơn như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

...

Theo đó, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nguyên tắc lập hóa đơn được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 4 nêu trên.

Thời điểm lập hóa đơn đối với hợp đồng cung ứng hàng hóa và dịch vụ lắp đặt khi thời điểm chuyển giao hàng hóa và hoàn thành dịch vụ khác nhau?

Thời điểm lập hóa đơn đối với hợp đồng cung ứng hàng hóa và dịch vụ lắp đặt khi thời điểm chuyển giao hàng hóa và hoàn thành dịch vụ khác nhau?

Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

...

Theo đó, thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không cần phân biệt là người bán đã thu tiền người mua hay chưa thu tiền.

Đối với hợp đồng cung ứng dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền của người mua hay chưa.

Trường hợp hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ giao thành nhiều lần, mỗi lần từng hạng mục trong hợp đồng thì người bán phải lập hóa đơn cho từng khối lượng hàng hóa, dịch vụ được giao.

Như vậy, có thể hiểu, trường hợp khi công ty bạn có thời điểm chuyển giao hàng hóa và hoàn thành dịch vụ là khác nhau thì công ty bạn sẽ lập hóa đơn bán hàng hóa khi giao máy móc và lập hóa đơn cung ứng dịch vụ sau khi hoàn thành việc lắp đặt máy móc.

Việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ được quy định như thế nào?

Căn cứ Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

Theo đó, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu được quy định tại Điều 6 nêu trên.