Công văn 6325/CT-QLDN hướng dẫn hóa đơn đối với người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động phát sinh trong giờ làm việc ban đêm cụ thể thế nào?

Công văn 6325/CT-QLDN hướng dẫn hóa đơn đối với người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động phát sinh trong giờ làm việc ban đêm cụ thể thế nào?

Ngày 26/8/2026, Cục Thuế đã có Công văn 6325/CT-QLDN năm 2026 Tải về hướng dẫn hóa đơn đối với người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động phát sinh trong giờ làm việc ban đêm.

Theo đó, tại Công văn 6325/CT-QLDN năm 2026 có nêu rõ như sau:

Căn cứ điểm r khoản 4, khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ (hiệu lực thi hành từ 01/7/2026) quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

...

4. Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:

...

r) Đối với doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ cho cá nhân là người tiêu dùng: dịch vụ ngân hàng; dịch vụ trung gian thanh toán; dịch vụ thông tin tín dụng; kinh doanh chứng khoán; giao dịch tài sản mã hóa; dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon; kinh doanh bảo hiểm; dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử; dịch vụ ngừng, cấp điện trở lại; dịch vụ thương mại điện tử; dịch vụ bưu chính, vận chuyển trực tiếp phục vụ hoạt động thương mại điện tử; dịch vụ vận tải hành khách công cộng bằng tàu điện, xe buýt; kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh; dịch vụ trông giữ xe; hoạt động chiếu phim và các dịch vụ khác, đáp ứng điều kiện có hệ thống phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch, có dữ liệu thu tiền được lưu trữ trên hệ thống theo từng giao dịch thì cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh của doanh nghiệp được chuyển đến cơ quan thuế theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định này. Người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin giao dịch, lưu trữ đầy đủ dữ liệu chi tiết của từng giao dịch, bảo đảm khả năng truy xuất, đối chiếu và cung cấp dữ liệu, chứng từ liên quan theo yêu cầu của cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

5. Trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Như vậy, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định việc lập hóa đơn áp dụng cơ chế chuyển dữ liệu giao dịch phát sinh đối với dịch vụ khác khi cung cấp cho cá nhân là người tiêu dùng đáp ứng điều kiện theo quy định và lập hóa đơn đối với trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.

* Xem thêm chi tiết tại Công văn 6325/CT-QLDN năm 2026

Công văn 6325/CT-QLDN hướng dẫn hóa đơn đối với người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động phát sinh trong giờ làm việc ban đêm cụ thể thế nào?

Nguyên tắc lập quản lý sử dụng hóa đơn chứng từ điện tử là gì?

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập quản lý sử dụng hóa đơn chứng từ điện tử như sau:

- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán và quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

- Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử, biên lai thu thuế, phí, lệ phí điện tử giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và theo định dạng chuẩn dữ liệu.

- Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế, phí và lệ phí và quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Dữ liệu hóa đơn, chứng từ điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dữ liệu chứng từ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

- Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể nội dung này.

- Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thu phí, lệ phí. Biên lai được ủy nhiệm cho bên thứ ba vẫn ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi thông báo phát hành biên lai.

- Trường hợp tổ chức thu thuế, phí, lệ phí và người cung cấp dịch vụ cùng thực hiện thu thuế, phí, lệ phí và tiền bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của một khách hàng thì được tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí và hóa đơn trên cùng một định dạng điện tử để giao cho người mua. Hóa đơn điện tử tích hợp phải đảm bảo có đủ nội dung của hóa đơn điện tử, biên lai điện tử và theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu. Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và tổ chức thu thuế, phí, lệ phí có trách nhiệm thỏa thuận về đơn vị chịu trách nhiệm lập hóa đơn điện tử tích hợp cho khách hàng và phải thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Việc kê khai doanh thu của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và việc kê khai thuế, phí, lệ phí thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Quyền của người nộp thuế là gì?

Căn cứ theo Điều 37 Luật Quản lý thuế 2025 quyền của người nộp thuế như sau:

- Được hỗ trợ, hướng dẫn thực hiện nghĩa vụ thuế; cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện nghĩa vụ, quyền lợi về thuế;

- Được tra cứu, xem, in ​​và sử dụng chứng từ điện tử mà người nộp thuế đã gửi đến Hệ thống thông tin quản lý thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025 và pháp luật về giao dịch điện tử; được yêu cầu tổ chức khấu trừ cấp chứng từ khấu trừ điện tử;

- Ký hợp đồng với đại lý thuế, đại lý làm thủ tục hải quan để thực hiện dịch vụ đại lý thuế, đại lý làm thủ tục hải quan; được ủy quyền khai thay, nộp thuế thay theo quy định của pháp luật về thuế, quản lý thuế, hải quan;

- Được áp dụng chế độ ưu tiên theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, hải quan nếu đáp ứng đủ các điều kiện về chế độ ưu tiên theo quy định của pháp luật;

- Được tra cứu tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế, nhận thông báo số tiền thuế nợ qua tài khoản giao dịch điện tử do cơ quan quản lý thuế cung cấp;

- Được nhận thông báo, quyết định, biên bản, kết luận liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế từ các cơ quan chức năng khi tiến hành thanh tra, kiểm tra, kiểm toán;

- Được giải thích về việc tính thuế, khoản thu khác, ấn định thuế, nội dung xử lý về thuế, khoản thu khác; được bảo lưu ý kiến, giải trình; được biết thời hạn giải quyết hoàn thuế, số tiền thuế không được hoàn và căn cứ pháp lý đối với số tiền thuế không được hoàn;

- Không phải nộp các chứng từ, tài liệu, không phải gửi các thông tin đã có sẵn trong hồ sơ thuế mà cơ quan quản lý thuế đã có, trừ trường hợp có thay đổi nội dung hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế để phục vụ kiểm tra thuế;

- Được yêu cầu xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế;

- Được bảo mật thông tin theo quy định tại Điều 7 Luật Quản lý thuế 2025;

- Được khiếu nại, khởi kiện quyết định hành chính, hành vi hành chính về thuế liên quan đến quyền, lợi ích hợp pháp của người nộp thuế;

- Được tố cáo hành vi vi phạm pháp luật của công chức quản lý thuế, tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật về tố cáo;

- Được bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật về trách nhiệm bồi thường của Nhà nước nếu bị cơ quan quản lý thuế, công chức quản lý thuế gây thiệt hại trái pháp luật;

- Không bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế, hóa đơn, không tính tiền chậm nộp đối với trường hợp do người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ thuế, hóa đơn theo văn bản hành chính hoặc quyết định xử lý của cơ quan quản lý thuế, cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến nội dung xác định nghĩa vụ thuế, hóa đơn của người nộp thuế;

- Được yêu cầu giám định hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu liên quan đến nghĩa vụ thuế;

- Được yêu cầu tra soát, điều chỉnh thông tin nếu phát hiện sai lệch trên chứng từ nộp ngân sách nhà nước hoặc dữ liệu do cơ quan quản lý thuế cung cấp;

- Khi cơ quan quản lý thuế kiểm tra thuế, người nộp thuế có quyền từ chối việc kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế khi không có quyết định kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế của cơ quan có thẩm quyền; từ chối việc kiểm tra tại trụ sở cơ quan quản lý thuế khi không có thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu của cơ quan quản lý thuế; từ chối cung cấp thông tin, tài liệu không liên quan đến nội dung kiểm tra hoặc thuộc bí mật nhà nước, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; được giải trình về những vấn đề có liên quan đến nội dung kiểm tra và bảo lưu ý kiến; khiếu nại, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật; tố cáo hành vi vi phạm pháp luật trong quá trình kiểm tra thuế; các quyền khác theo quy định của pháp luật về kiểm tra chuyên ngành.