Tải mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu chuẩn Thông tư 16? Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu là gì?

Nội dung chính

• Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu là gì?
• Tải mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu chuẩn Thông tư 16?
• Việc huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như thế nào?

Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu là gì?

Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu là một loại văn bản hành chính nhằm ghi nhận việc chuyển giao các hồ sơ, tài liệu giữa hai hoặc nhiều bên liên quan. Biên bản này đảm bảo việc giao nhận được thực hiện một cách minh bạch, rõ ràng và có cơ sở pháp lý để giải quyết trong trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc sai sót.

(*Thông tin trên chỉ mang tính chất tham khảo)

Lưu ý:

Tại Điều 2 Luật Lưu trữ 2011 có giải thích hồ sơ và tài liệu như sau:

- Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.

Tải mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu chuẩn Thông tư 16?

Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 16/2014/TT-BNV.

Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu có dạng như sau:

TẢI VỀ Mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu

Lưu ý:

(1) Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 12 Luật Lưu trữ 2011 như sau:

- Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 bản.

(2) Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được quy định tại Điều 22 Luật Lưu trữ 2011 như sau:

- Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây:

+ Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

+ Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;

+ Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử.

- Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.

Tải mẫu biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu chuẩn Thông tư 16? Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu là gì? (Hình từ Internet)

Việc huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như thế nào?

Việc huỷ tài liệu hết giá trị được quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ 2011, cụ thể như sau:

(1) Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

- Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.

(2) Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

- Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản (1) quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

- Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;

(3) Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

(4) Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:

- Quyết định thành lập Hội đồng;

- Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

- Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;

- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

- Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.

(5) Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.