Nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn bao lâu và thủ tục nộp lưu hồ sơ thực hiện như thế nào?

Cho chị xin quy trình lập hồ sơ gồm các bước nào theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Sau khi lập hồ sơ thì việc nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn bao lâu? Thủ tục nộp lưu thế nào? Trách nhiệm của cơ quan tổ chức là gì?

Quy trình lập hồ sơ trong công tác văn thư gồm mấy bước và thực hiện như thế nào?

Liên quan đến việc lập hồ sơ được quy định theo Điều 28 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

"Điều 28. Lập Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định này."

Theo đó, người có trách nhiệm lập hồ sơ sẽ căn cứ Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan phê duyệt để làm căn cứ lập hồ sơ, cụ thể tại Điều 29 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

"Điều 29. Lập hồ sơ
1. Yêu cầu
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
2. Mở hồ sơ
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
c) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
4. Kết thúc hồ sơ
a) Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống."

Như vậy, việc lập hồ sơ bao gồm ba bước cơ bản: Mở hồ sơ, thu nhập hồ sơ, kết thúc hồ sơ theo hướng dẫn tại Điều 29 Nghị định này.

Nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn bao lâu và thủ tục nộp lưu hồ sơ thực hiện như thế nào?

Nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn bao lâu và thủ tục nộp lưu hồ sơ thực hiện như thế nào?

Nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn bao lâu và thủ tục nộp lưu như thế nào?

Tại khoản 2, khoản 3 Điều 30 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:

"Điều 30. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Thủ tục nộp lưu
a) Đối với hồ sơ giấy
Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định này. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
b) Đối với hồ sơ điện tử
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống."

Theo đó, về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán. Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Và thủ tục nộp lưu hồ sơ cũng chia làm 02 hình thức là đối với hồ sơ giấy và đối với hồ sơ điện tử quy định khoản 3 Điều 30 nêu trên.

Trách nhiệm của cơ quan tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là gì?

Liên quan đến trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thì Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định cụ thể như sau:

"1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
3. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
a) Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
d) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
đ) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức."

Như vậy, về trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, có quy định trách nhiệm khác nhau như trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính và trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức.

Phạm Lan Anh

Lưu trữ cơ quan
Căn cứ pháp lý
MỚI NHẤT
Pháp luật
Ai có thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan? Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm những giấy tờ gì?
Pháp luật
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan do ai có trách nhiệm thực hiện? Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan có thời hạn trong bao lâu?
Pháp luật
Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính có nhiệm vụ như thế nào? Hồ sơ tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan của Bộ Tài chính có thời hạn là bao lâu?
Pháp luật
Ai có quyền ký bản sao tài liệu lưu trữ trong hồ sơ vụ án tại Lưu trữ cơ quan trong hệ thống Tòa án nhân dân?
Pháp luật
Khi sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, những đối tượng nào trong hệ thống Tòa án nhân dân được rút toàn bộ hồ sơ vụ án?
Pháp luật
Đối tượng nào trong hệ thống Tòa án nhân dân được sử dụng tài liệu quản lý nhà nước tại Lưu trữ cơ quan?
Pháp luật
Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan như thế nào? Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân gồm những hồ sơ, tài liệu gì?
Pháp luật
Nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn bao lâu và thủ tục nộp lưu hồ sơ thực hiện như thế nào?
Đặt câu hỏi

Quý khách cần hỏi thêm thông tin về có thể đặt câu hỏi tại đây.

Đi đến trang Tìm kiếm nội dung Tư vấn pháp luật - Lưu trữ cơ quan
TÌM KIẾM LIÊN QUAN
Lưu trữ cơ quan
Chủ quản: Công ty THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Giấy phép số: 27/GP-TTĐT, do Sở TTTT TP. HCM cấp ngày 09/05/2019.
Chịu trách nhiệm chính: Ông Bùi Tường Vũ - Số điện thoại liên hệ: 028 3930 3279
Địa chỉ: P.702A , Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, P.8, Q. Phú Nhuận, TP. HCM;
Địa điểm Kinh Doanh: Số 17 Nguyễn Gia Thiều, P. Võ Thị Sáu, Q3, TP. HCM;
Chứng nhận bản quyền tác giả số 416/2021/QTG ngày 18/01/2021, cấp bởi Bộ Văn hoá - Thể thao - Du lịch
Thông báo
Bạn không có thông báo nào