Người yêu cầu chứng thực có được lựa chọn nơi thực hiện chứng thực hay không? Những trường hợp nào không được lựa chọn nơi thực hiện chứng thực?

Nội dung chính

• Theo quy định mới nhất hiện nay, những loại giấy tờ, văn bản nào không được chứng thực bản sao?
• Người yêu cầu chứng thực có được lựa chọn nơi thực hiện chứng thực hay không?
• Người yêu cầu chứng thực có thể chứng thực tại những cơ quan, tổ chức nào?

Theo quy định mới nhất hiện nay, những loại giấy tờ, văn bản nào không được chứng thực bản sao?

Căn cứ theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao như sau:

"Điều 22. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao

1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền."

Như vậy, 06 loại giấy tờ, văn bản trên đây sẽ không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao.

Địa điểm thực hiện chứng thực

Người yêu cầu chứng thực có được lựa chọn nơi thực hiện chứng thực hay không?

Tại Điều 8 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực cụ thể như sau:

"Điều 8. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực

1. Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Khoản 6 Điều 5 của Nghị định này. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.

2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này."

Dẫn chiếu đến khoản 6 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực như sau:

"6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà."

Theo đó, người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất thì bắt buộc phải thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất và hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở thì phải thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

Người yêu cầu chứng thực có thể chứng thực tại những cơ quan, tổ chức nào?

Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực như sau:

"Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

e) Chứng thực di chúc;

g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).

5. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà."

Như vậy, tùy theo từng đối tượng cần chứng thực thì người yêu cầu chứng thực có thể lựa chọn một trong các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định nêu trên để thực hiện chứng thực.