Người sử dụng lao động có được phép yêu cầu người lao động nộp bản chính bằng tốt nghiệp của mình để lưu trong hồ sơ nhân sự không?

Nội dung chính

• Bộ hồ sơ nhân sự của người lao động hiện nay được quy định gồm những giấy tờ
• Người sử dụng lao động có được phép yêu cầu người lao động nộp bản chính bằng tốt nghiệp của mình để lưu trong hồ sơ nhân sự không?
• Người sử dụng lao động giữ bản chính bằng tốt nghiệp của người lao động để lưu hồ sơ nhân sự thì bị xử phạt như thế nào?

Bộ hồ sơ nhân sự của người lao động hiện nay được quy định gồm những giấy tờ

Trước đây tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 03/2014/NĐ-CP quy định như sau:

Thủ tục, trình tự tuyển lao động

...

2. Hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động của người lao động gồm các văn bản sau đây:

a) Phiếu đăng ký dự tuyển lao động theo mẫu do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định;

b) Bản sao các văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn kỹ thuật; trình độ ngoại ngữ, tin học theo yêu cầu của vị trí cần tuyển;

c) Giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế;

d) Các giấy tờ cần thiết khác theo quy định của pháp luật.

...

Tuy nhiên, Nghị định 03/2014/NĐ-CP đã hết hiệu lực do bị thay thế bởi Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Hiện quy định mới không có đề cập nữa về vấn đề này nữa. Tại khoản 2 Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 có nêu:

Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động

1. Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người lao động yêu cầu.

2. Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.

Theo đó, hiện nay hồ sơ nhân sự gồm những gì sẽ do người sử dụng lao động quy định và yêu cầu người lao động cung cấp theo quy định trên chị nha, mình có thể tham khảo quy định trước đây để yêu cầu cũng được.

Hồ sơ nhân sự của người lao động (Hình từ Internet)

Người sử dụng lao động có được phép yêu cầu người lao động nộp bản chính bằng tốt nghiệp của mình để lưu trong hồ sơ nhân sự không?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:

Hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động

1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.

2. Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động.

3. Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.

Theo quy định trên thì người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.

Chính vì vậy mà người sử dụng lao động có thể được phép yêu cầu người lao động nộp bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ để xem xét và trả lại người lao động, không lưu giữ lại trong hồ sơ nhân sự thì vẫn phù hợp với quy định.

Tuy nhiên, theo quan điểm của ban hỗ trợ thì chị có thể yêu cầu người lao động công chứng, chứng thực những loại giấy tờ, văn bằng và lưu giữ các bản này sẽ tránh được các rủi ro có thể xảy ra (ví dụ như: hư, hỏng, mất các bản chính trong thời gian xem xét trước khi trả lại hoặc quên trả lại giấy tờ cho người lao động,...).

Người sử dụng lao động giữ bản chính bằng tốt nghiệp của người lao động để lưu hồ sơ nhân sự thì bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ theo điểm a khoản 2, điểm d khoản 3 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định như sau:

Vi phạm quy định về giao kết hợp đồng lao động

...

2. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động;

...

3. Biện pháp khắc phục hậu quả

...

d) Buộc người sử dụng lao động trả lại bản chính giấy tờ tùy thân; văn bằng; chứng chỉ đã giữ của người lao động đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;

...

Như vậy người sử dụng lao động giữ bản chính bằng tốt nghiệp của người lao động để lưu hồ sơ nhân sự thì bị xử phạt như quy định trên.

Lưu ý: Mức phạt trên là quy định đối với cá nhân, trong trường hợp là tổ chức có cùng hành vi vi phạt thì mức phạt sẽ gấp 02 lần.