Mẫu Bìa hồ sơ lưu trữ cơ quan mới nhất là mẫu nào? Hướng dẫn cách ghi Bìa hồ sơ lưu trữ cơ quan như thế nào?

Nội dung chính

• Mẫu Bìa hồ sơ lưu trữ cơ quan mới nhất là mẫu nào? Download ở đâu?
• Hướng dẫn cách ghi Bìa hồ sơ lưu trữ cơ quan như thế nào?
• Thủ tục giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thế nào?

Mẫu Bìa hồ sơ lưu trữ cơ quan mới nhất là mẫu nào? Download ở đâu?

Mẫu Bìa hồ sơ lưu trữ cơ quan mới nhất được quy định tại Phụ lục số 4 ban hành kèm theo Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016, mẫu có dạng như sau:

>> Tải về Bìa hồ sơ lưu trữ cơ quan mới nhất.

Hướng dẫn cách ghi Bìa hồ sơ lưu trữ cơ quan như thế nào?

Cách ghi Bìa hồ sơ lưu trữ cơ quan được hướng dẫn tại Phụ lục số 4 ban hành kèm theo Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016 như sau:

(1) Ghi tên phông, Ví dụ: Phông Lưu trữ cơ quan lãnh đạo Đảng tỉnh Nam Định.

(2) Ghi tên khóa và thời gian.

(3) Ghi tiêu đề hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản: Ghi bằng chữ to, rõ ràng, mực tốt.

(4) Ghi số phông được cố định trong kho lưu trữ.

(5) Ghi số mục lục hoặc số thứ tự các quyển mục lục hồ sơ của phông (nếu phông đó có nhiều quyển mục lục hồ sơ) - mục này cán bộ lưu trữ ghi.

(6) Ghi số của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản trong phông theo mục lục hồ sơ.

(7) Ghi số lượng tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.

(8) Ghi số lượng trang tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.

(9) Ghi ngày, tháng, năm sớm nhất của tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.

(10) Ghi ngày, tháng, năm muộn nhất của tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.

(11) Ghi thời hạn bảo quản.

Bên cạnh đó, theo tiết b Tiểu mục 3 Mục VI Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016 cần lưu ý cách viết bìa hồ sơ lưu trữ cơ quan như sau:

Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin:

- Tên phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có);

- Tiêu đề hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản;

- Thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản;

- Số lượng trang;

- Số phông, số mục lục, số tài liệu (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.

Lưu ý:

- Chữ viết trên bìa hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản phải rõ ràng, sạch đẹp, bằng mực tốt khó phai, chỉ được viết tắt những từ đã được quy ước.

- Tiêu đề hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản cần viết ngắn gọn, rõ ràng, khái quát nội dung cơ bản và thành phần tài liệu có trong hồ sơ.

Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ sơ gồm: Tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ. Trật tự sắp xếp các yếu tố thông tin trên có thể thay đổi, thêm bớt tùy thuộc vào các đặc trưng được vận dụng để lập hồ sơ.

Mẫu Bìa hồ sơ lưu trữ cơ quan mới nhất là mẫu nào? Hướng dẫn cách ghi Bìa hồ sơ lưu trữ cơ quan như thế nào? (Hình từ Internet)

Thủ tục giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thế nào?

Thủ tục giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định tại tiểu mục 2 Mục VII Hướng dẫn 17-HD/VPTW năm 2016 như sau:

(1) Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp

- Trước ngày 31-12 hàng năm, Lưu trữ cơ quan gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của năm trước để các đơn vị, tổ chức và cá nhân chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

- Các đơn vị, tổ chức, cá nhân kiểm tra lại chất lượng các hồ sơ đã lập trong năm và thông báo cho Lưu trữ cơ quan biết thời gian và địa điểm giao nộp hồ sơ, tài liệu.

- Trước khi giao nộp, những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu phải được thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" (3 bản) để đính kèm "Biên bản giao nhận tài liệu".

(2) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp

- Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp.

- Lưu trữ cơ quan lập "Biên bản giao nhận tài liệu". Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả người giao và người nhận, có xác nhận của lãnh đạo cơ quan giao và cơ quan nhận hồ sơ, tài liệu.

Biên bản được làm thành 3 bản (bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 2 bản).

Lưu ý: Những loại hồ sơ và tài liệu dưới đây không phải nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và các cá nhân, đơn vị định kỳ đề xuất lãnh đạo cơ quan cho hủy theo quy định của pháp luật:

- Các hồ sơ nguyên tắc phục vụ cho công việc thường xuyên của cá nhân, đơn vị;

- Các hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản 5 năm trở xuống;

- Các hồ sơ công việc do các cá nhân, đơn vị phối hợp giải quyết công việc nhưng trùng lặp với hồ sơ của các đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết;

- Các văn bản gửi đến để biết, tư liệu, sách báo để tham khảo và các bản nháp, các bản dự thảo chưa hoàn chỉnh không cần lập hồ sơ hoặc không cần phải đưa vào hồ sơ.