Khi gửi văn bản điện tử ký số đi thì thông tin lưu trữ kèm theo văn bản sẽ gồm những thông tin nào? Có thể hủy thông tin lưu trữ kèm theo với văn bản điện tử không?

Nội dung chính

• Khi gửi văn bản điện tử ký số đi thì thông tin lưu trữ kèm theo văn bản sẽ gồm những thông tin nào?
• Có thể hủy thông tin lưu trữ kèm theo với văn bản điện tử ký số gửi đi hay không?
• Phần mềm ký số phải đáp ứng được những điều kiện nào theo quy định pháp luật?

Khi gửi văn bản điện tử ký số đi thì thông tin lưu trữ kèm theo văn bản sẽ gồm những thông tin nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 9 Thông tư 41/2017/TT-BTTTT quy định về thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử ký số như sau:

Thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử ký số

1. Thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử ký số, bao gồm:

a) Đối với văn bản gửi đi:

- Chứng thư số của người ký số tại thời điểm ký;

- Danh sách chứng thư số thu hồi tại thời điểm ký của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

- Quy chế chứng thực của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số vào thời điểm ký;

- Thông tin về trách nhiệm của người ký;

- Chứng thực dấu thời gian hợp lệ vào thời điểm ký.

b) Đối với văn bản đến:

- Các chứng thư số tương ứng với các chữ ký số trên văn bản điện tử đến;

- Danh sách thu hồi chứng thư số vào thời điểm ký của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

- Quy chế chứng thực của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số vào thời điểm ký;

- Thông tin về trách nhiệm của người ký;

- Chứng thực dấu thời gian hợp lệ vào thời điểm nhận.

...

Khi công chức gửi đi văn bản điện tử đến một cơ quan, tổ chức nào đó thì sẽ có những thông tin lưu trữ sau kèm theo văn bản:

- Chứng thư số của người ký số tại thời điểm ký;

- Danh sách chứng thư số thu hồi tại thời điểm ký của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

- Quy chế chứng thực của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số vào thời điểm ký;

- Thông tin về trách nhiệm của người ký;

- Chứng thực dấu thời gian hợp lệ vào thời điểm ký.

Khi gửi văn bản điện tử đi thì thông tin lưu trữ kèm theo văn bản sẽ gồm những thông tin nào? (Hình từ Internet)

Có thể hủy thông tin lưu trữ kèm theo với văn bản điện tử ký số gửi đi hay không?

Căn cứ Điều 10 Thông tư 41/2017/TT-BTTTT quy định về việc hủy bỏ thông tin lưu trữ kèm theo văn bản như sau:

Hủy bỏ thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử ký số

1. Thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử bị hủy bỏ đồng thời với văn bản điện tử.

2. Việc hủy bỏ thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử ký số không được làm ảnh hưởng đến các văn bản điện tử khác và đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống.

3. Hủy bỏ thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử ký số được thực hiện bằng phần mềm.

Bên cạnh đó tại khoản 3 Điều 9 Thông tư 41/2017/TT-BTTTT quy định về quản lý thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử như sau:

Thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử ký số

...

3. Thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử được quản lý bằng phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số phù hợp thời gian lưu trữ của văn bản điện tử theo quy định.

Theo đó, không thể xóa riêng thông tin lưu trữ kèm theo văn bản được mà thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử bị hủy bỏ đồng thời với văn bản điện tử.

Việc hủy bỏ thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử ký số không được làm ảnh hưởng đến các văn bản điện tử khác và đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống.

Theo quy định thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử được quản lý bằng phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số phù hợp thời gian lưu trữ của văn bản điện tử theo quy định.

Bên cạnh đó, pháp luật quy định thì việc hủy bỏ thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử ký số được thực hiện bằng phần mềm. Như vậy, khi muốn hủy bỏ thông tin lưu trữ công chức cần sử dụng phần mềm ký số.

Phần mềm ký số phải đáp ứng được những điều kiện nào theo quy định pháp luật?

Căn cứ Điều 11 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về phần mềm ký số như sau:

Yêu cầu kỹ thuật và chức năng đối với phần mềm ký số

Phần mềm ký số là phần mềm độc lập hoặc một thành phần (module) phần mềm đáp ứng các yêu cầu sau:

1. Đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định tại phụ lục kèm theo Thông tư này;

2. Có các chức năng ký số trên văn bản điện tử đáp ứng quy định tại khoản 2, 3 và 4 Điều 6 Thông tư này;

3. Có chức năng kiểm tra hiệu lực chứng thư số quy định tại Điều 8 Thông tư này;

4. Có chức năng quản lý thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử ký số quy định tại Điều 9 Thông tư này;

5. Có chức năng hủy bỏ thông tin lưu trữ kèm theo văn bản điện tử ký số quy định tại Điều 10 Thông tư này;

6. Có chức năng thông báo (bằng chữ/bằng ký hiệu) cho người ký số biết việc ký số vào văn bản điện tử thành công hay không thành công;

7. Hỗ trợ cài đặt, tích hợp chứng thư số gốc của tổ chức chứng thực chữ ký số cấp chứng thư số để ký số văn bản điện tử vào phần mềm ký số để kiểm tra hiệu lực chứng thư số trên văn bản điện tử;

8. Đóng dấu thời gian tại thời điểm ký số.

Như vậy, phần mềm ký số cần đáp ứng các yêu cầu như có các chức năng ký số trên văn bản điện tử; có chức năng kiểm tra hiệu lực chứng thư số; có chức năng quản lý thông tin lưu trữ;...và các chức năng khác theo quy định nêu trên.