Trách nhiệm cập nhật hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức từ 1/7/2026 thuộc về chủ thể nào?

Trách nhiệm cập nhật hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức từ 1/7/2026 thuộc về chủ thể nào?

Ngày 19/1/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức.

>>> TẢI VỀ Toàn văn Nghị định 27/2026/NĐ-CP

Theo đó tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định về trách nhiệm cập nhật hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức từ 1/7/2026 như sau:

* Kê khai hồ sơ điện tử lần đầu:

Sau khi hồ sơ điện tử được tạo lập, trong thời hạn 03 ngày làm việc cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ thông tin, dữ liệu trên hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác đối với dữ liệu đã kê khai.

* Cập nhật hồ sơ điện tử trong quá trình làm việc, công tác:

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu của cá nhân khi có phát sinh thay đổi vào hồ sơ điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác đối với thông tin, dữ liệu đã cập nhật;

- Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu của cán bộ, công chức, viên chức phát sinh từ nghiệp vụ quản lý cán bộ, công chức, viên chức vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi có thông tin phát sinh;

- Đối với các dữ liệu liên quan tới cán bộ, công chức, viên chức sinh ra từ hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức, dữ liệu phải được hệ thống cập nhật vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức chậm nhất 01 ngày sau khi quy trình xử lý nghiệp vụ được hoàn thành;

- Đối với các dữ liệu liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức sinh ra do nghiệp vụ quản lý của các cơ quan, tổ chức khác, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức phối hợp với cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin chứa các dữ liệu này định kỳ hàng tuần thực hiện đồng bộ dữ liệu để thu thập, đối chiếu, cập nhật vào hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức.

Trường hợp các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin chưa hình thành hoặc chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, cán bộ, công chức, viên chức hoặc cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức thực hiện cập nhật dữ liệu trực tiếp vào hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức;

- Thông tin, dữ liệu do cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức cập nhật theo quy định tại điểm a, điểm b và điểm d Khoản này được quy định tại Phụ lục kèm theo Nghị định này;

- Cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, trung thực thông tin, dữ liệu theo quy định tại Điều này và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác đối với dữ liệu đã cập nhật.

* Phê duyệt hồ sơ điện tử:

- Cơ quan quản lý và cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức hoặc cơ quan, đơn vị được phân cấp hoặc ủy quyền có trách nhiệm kiểm tra, xác thực thông tin, dữ liệu do cán bộ, công chức, viên chức cập nhật để bảo đảm tính đầy đủ, hợp lệ, thống nhất của thông tin, dữ liệu và phê duyệt thông qua việc ký số bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ trong thời gian không quá 02 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được thông báo cán bộ, công chức, viên chức cập nhật hồ sơ trên hệ thống;

- Sau khi phê duyệt, thông tin, dữ liệu được cập nhật lên hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức.

*Lưu ý: Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức khi có thay đổi phải được hệ thống ghi nhật ký cập nhật, bao gồm tối thiểu thông tin về tổ chức, cá nhân thực hiện cập nhật, thời gian cập nhật và nội dung thay đổi, để phục vụ công tác tra cứu, kiểm tra, giám sát và quản lý hồ sơ điện tử. Đồng thời, phải có hình thức thông báo thuận tiện, kịp thời cho cán bộ, công chức, viên chức về các thay đổi trong hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức.

Trên đây là nội dung "Trách nhiệm cập nhật hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức từ 1/7/2026 thuộc về chủ thể nào?"

Trách nhiệm cập nhật hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức từ 1/7/2026 thuộc về chủ thể nào? (Hình từ Internet)

Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức là gì?

Căn cứ khoản 3 Điều 3 Nghị định 27/2026/NĐ-CP quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

...

3. Hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức là hồ sơ được tạo lập, cập nhật, sử dụng, lưu trữ bằng phương thức điện tử, bao gồm các thông tin về cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình làm việc, công tác từ khi được bầu cử hoặc tuyển dụng đến khi thôi việc hoặc nghỉ hưu.

4. Sơ yếu lý lịch điện tử của cán bộ, công chức, viên chức là sơ yếu lý lịch được tạo lập, lưu trữ bằng phương thức điện tử, bao gồm các thông tin trong sơ yếu lý lịch theo quy định của pháp luật.

...

Theo đó, hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức là hồ sơ được tạo lập, cập nhật, sử dụng, lưu trữ bằng phương thức điện tử, bao gồm các thông tin về cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình làm việc, công tác từ khi được bầu cử hoặc tuyển dụng đến khi thôi việc hoặc nghỉ hưu.

Quy định về phê duyệt vị trí việc làm công chức ra sao?

Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 361/2025/NĐ-CP quy định về phê duyêt vị trí việc làm công chức như sau:

(1) Cơ quan sử dụng công chức lập hồ sơ đề nghị phê duyệt vị trí việc làm của cơ quan mình, gửi cơ quan tham mưu về tổ chức cán bộ của cơ quan có thẩm quyền phê duyệt vị trí việc làm để rà soát, tổng hợp. Hồ sơ gồm có:

- Văn bản đề nghị phê duyệt vị trí việc làm;

- Danh mục vị trí việc làm được sử dụng trong cơ quan, tổ chức;

- Bản mô tả công việc, khung năng lực của từng vị trí việc làm;

- Đề xuất tỷ lệ công chức bố trí theo từng vị trí việc làm.

(2) Cơ quan tham mưu về tổ chức cán bộ của cơ quan có thẩm quyền phê duyệt vị trí việc làm có trách nhiệm rà soát, tổng hợp trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt vị trí việc làm xem xét, quyết định.

Trường hợp khi nhận được hồ sơ đề nghị phê duyệt vị trí việc làm nhưng thành phần chưa đáp ứng quy định tại (1), trong thời hạn 03 ngày làm việc, cơ quan tham mưu về tổ chức cán bộ có văn bản đề nghị cơ quan sử dụng công chức hoàn thiện hồ sơ theo quy định.

(3) Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị phê duyệt vị trí việc làm, cơ quan tham mưu về tổ chức cán bộ phải hoàn thành việc rà soát, tổng hợp, báo cáo cơ quan có thẩm quyền phê duyệt vị trí việc làm xem xét, quyết định. Nội dung rà soát gồm:

- Sự phù hợp của danh mục vị trí việc làm được xác định so với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức theo quy định của cấp có thẩm quyền;

- Sự phù hợp của bản mô tả công việc, khung năng lực đối với từng vị trí việc làm so với chức năng, nhiệm vụ, quy mô quản lý, tính chất, yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan sử dụng công chức;

- Tỷ lệ công chức cần bố trí theo từng vị trí việc làm.

(4) Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản báo cáo của cơ quan tham mưu về tổ chức cán bộ, cơ quan có thẩm quyền phê duyệt vị trí việc làm ban hành quyết định phê duyệt danh mục vị trí việc làm của cơ quan sử dụng công chức, đồng thời gửi Bộ Nội vụ để tổng hợp, theo dõi chung.