Toàn văn Công văn 56/CV-BTV hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính chi tiết ra sao?

Toàn văn Công văn 56/CV-BTV hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính chi tiết ra sao?

Ngày 30/01/2026, Ban Thường vụ Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam ban hành Công văn 56/CV-BTV năm 2026 về việc hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

>>> Tải về Toàn văn Công văn 56/CV-BTV năm 2026

Theo đó, Hiệp hội công chứng viên Việt Nam hướng dẫn các Hội viên của Hiệp hội một số nội dung cơ bản tại Công văn 56/CV-BTV năm 2026 để triển khai thực hiện về chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:

(1) Thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử

Căn cứ quy định tại điểm c khoản 1 Điều 18 Luật Công chứng 2024, công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực.

Căn cứ quy định tại khoản 6 Điều 2 Nghị định 45/2020/NĐ-CP công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có quyền thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính.

(2) Cơ sở pháp lý thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

Theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng

thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính áp dụng quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP.

Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ các quy định chung về chứng thực bản sao tại Mục 2, Chương II, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 07/2025/NĐ-CP, Nghị định 280/2025/NĐ-CP, Thông tư 01/2020/TT-BTP và các văn bản pháp luật có liên quan.

(3) Một số lưu ý khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính

- Không thực hiện chứng thực bản sao từ văn bản điện tử vì các lý do sau:

+ Văn bản điện tử có thể nhân bản bằng thiết bị điện tử mà không làm thay đổi giá trị pháp lý.

+ Pháp luật hiện hành không quy định trình tự, thủ tục, thẩm quyền chứng thực bản sao từ giấy tờ, văn bản được cấp dưới dạng điện tử, do đó chưa có đủ cơ sở để thực hiện.

+ Khoản 3 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định trường hợp pháp luật quy định giấy tờ, tài liệu được cấp dưới dạng bản điện tử thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bản điện tử đó, không được yêu cầu nộp bản giấy hoặc bản sao có chứng thực; trừ trường hợp có căn cứ cho rằng bản điện tử giả mạo, bất hợp pháp thì phải xử lý theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Việc yêu cầu bản sao từ các giấy tờ được cấp dưới dạng điện tử là trái với quy định này, đồng thời đi ngược lại các chủ trương của Đảng và Nhà nước về chuyển đổi số.

- Đối với các tổ chức hành nghề công chứng, việc giải quyết thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện trên hệ thống nghiệp vụ, nền tảng cung cấp dịch vụ của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên không bắt buộc phải đăng ký tài khoản và thực hiện nghiệp vụ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, trừ trường hợp có hướng dẫn cụ thể của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Kết quả chứng thực bản sao điện tử từ bản chính do tổ chức hành nghề công chứng giải quyết được cung cấp cho người dân thông qua địa chỉ thư điệntử (email) do người dân cung cấp. Quy trình này đảm bảo phù hợp với quy định tại khoản 4 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP về việc trả kết quả chứng thực bản sao điện tử.

Kết quả chứng thực điện tử, bao gồm chữ ký số của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và lời chứng, phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và các quy định về mẫu lời chứng theo pháp luật về chứng thực hiện hành.

- Chữ ký số sử dụng trong chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là chữ ký số hợp pháp theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Khuyến khích (nhưng không bắt buộc) công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử.

- Phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính:

Khoản 6 Điều 4 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định rằng việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử không làm tăng phí, lệ phí ngoài quy định của pháp luật.

Do đó, trong khi chờ có văn bản quy định về phí, lệ phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính (nếu có), Hiệp hội công chứng viên Việt Nam đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên nghiêm túc thực hiện việc thu phí chứng thực bản sao theo đúng quy định đã được Bộ Tài chính quy định (Thông tư 257/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên).

Phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính có thể được thanh toán trực tiếp, thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định của pháp luật (Điều 13 Nghị định 45/2020/NĐ-CP).

Toàn văn Công văn 56/CV-BTV hướng dẫn chứng thực bản sao điện tử từ bản chính chi tiết ra sao? (Hình ảnh từ Internet)

Tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên là gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Luật Công chứng 2024 thì người có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét bổ nhiệm công chứng viên:

- Là công dân Việt Nam không quá 70 tuổi;

- Thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng;

- Có bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật;

- Có thời gian công tác pháp luật từ đủ 03 năm trở lên tại cơ quan, tổ chức sau khi có bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ luật hoặc tiến sĩ luật;

- Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng;

- Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.

Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực thế nào?

Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực được quy định tại Điều 8 Nghị định 23/2015/NĐ-CP như sau:

- Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Khoản 6 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định của pháp luật.

- Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.